Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка остается актуальной, и работодатели обязаны вести её в строгом соответствии с правилами Минтруда РФ․ В 2026 году актуальные нормы продолжают действовать, но появились нюансы, например, новые бланки для оформления дубликатов․
В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи при приеме на работу, увольнении, переводе и совместительстве, а также приведем наглядные образцы․
Новые бланки и дубликаты: что изменилось в 2026 году
Одно из важных нововведений текущего периода касается оформления дубликата трудовой книжки в случае утраты старой․ Теперь у работодателя есть два варианта:
- Использовать старые чистые бланки, которые были приобретены организацией до 2024 года (если они остались в наличии)․
- Оформить дубликат на бланке нового образца, который появился специально для таких случаев;
Важно помнить: менять старые трудовые книжки на новые образцы не обязательно․ Если сотрудник при устройстве на работу предоставляет книжку старого образца, работодатель продолжает вносить в нее записи в обычном порядке․ Выдавать бумажные бланки трудовых книжек и вкладышей сотрудникам работодатель обязан бесплатно․
Общие правила заполнения трудовой книжки
Независимо от того, в каком виде ведется книжка (бумажном или электронном), записи должны вноситься по правилам Минтруда (в соответствии с Приказом № 320н)․ Основные принципы:
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, )․
- Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета)․
- Сокращения слов не допускаются (нельзя писать «пр․», «расп․», «перев․» и т․д․)․
- В разделе «Сведения о работе» в графе 3 в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации․
Образцы записей в трудовую книжку
Ниже представлены самые нужные образцы записей, которые стоит всегда держать под рукой кадровику или бухгалтеру․
Запись о приеме на работу
При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» после заголовка с названием организации указывается:
- Графа 1, порядковый номер записи;
- Графа 2 — дата приема на работу;
- Графа 3 — информация о приеме (например: «Принят в отдел кадров на должность специалиста по кадрам»)․ Если сотрудник принимается на 0,5 ставки или по срочному договору, это обязательно указывается в тексте;
- Графа 4 — реквизиты приказа о приеме на работу (дата и номер)․
Пример (полная ставка):
1 | | Принят в отдел продаж на должность менеджера․ | Приказ от № 12-к
Пример (работа по совместительству):
2 | | Принят на работу по совместительству в отдел логистики на должность диспетчера․ | Приказ от № 28-к
Запись о переводе
При переводе сотрудника на другую должность или в другой отдел в пределах одной организации делается следующая запись:
Пример (постоянный перевод):
3 | | Переведен в отдел маркетинга на должность старшего менеджера․ | Приказ от № 45-к
Запись об увольнении
При увольнении в графе 3 формулировка должна строго соответствовать формулировке ТК РФ (например, «по собственному желанию», «по сокращению штата» и т․д․)․ Обязательно указывается пункт, часть и статья Трудового кодекса․
Пример (увольнение по собственному желанию):
4 | | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․ | Приказ от № 62-к
Запись о выдаче трудовой книжки (ст․ 66․1 ТК РФ)
В связи с развитием электронных трудовых книжек (ЭТК), при увольнении сотрудника, который перешел на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки․ В этом случае вносится запись о ее выдаче․
Пример:
5 | | Трудовая книжка выдана работнику в связи с ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде согласно статье 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․ | Приказ от № 62-к
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Если при внесении записи была допущена ошибка (например, неверно указана дата или должность), зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» нельзя․ Исправление вносится следующим образом:
- В графе 1 указывается очередной порядковый номер․
- В графе 2 ставится дата внесения исправления․
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна», а затем в этой же графе вносится правильный текст․
- В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого вносилась ошибочная запись (или нового приказа, если ошибка была в реквизитах)․
Ведение трудовых книжек требует предельной внимательности, так как от правильности записей зависит стаж и будущие пенсионные права сотрудников․ Используйте актуальные образцы, сверяйтесь с Трудовым кодексом РФ и правилами Минтруда, а при возникновении сложных ситуаций всегда держите под рукой наглядные подсказки и консультации экспертов․ Помните, что бумажная трудовая книжка остается важным документом, и ее корректное заполнение — залог успешной кадровой работы в 2026 году․