Современные правила ведения трудовых книжек для граждан Украины, устраивающихся на работу в Российской Федерации, имеют свои особенности. Они обусловлены как российским законодательством, так и необходимостью учета трудового стажа, приобретенного на территории Украины. Данная статья объясняет пошаговый порядок действий, юридические нюансы и ответы на частые вопросы.
Ключевые правовые основы (на что обратить внимание)
Основные положения регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (в части ведения трудовых книжек).
- Постановлением Правительства РФ № 914 (об утверждении формы трудовой книжки и порядка ведения).
- Соглашением между РФ и Украиной о пенсионном обеспечении (признание страхового стажа).
- Федеральным законом № 400-ФЗ (об электронных трудовых книжках).
Важнейшее правило с 1 января 2021 года
Для граждан, впервые устраивающихся на работу в РФ (в т.ч. из Украины), бумажная трудовая книжка НЕ ОФОРМЛЯЕТСЯ. Работодатель обязан создать и вести электронную трудовую книжку (ЭТК) в реестре Пенсионного фонда России (ПФР). Бумажный документ выдается только по письменному заявлению работника.
Ситуации и порядок действий для работодателя
Гражданин Украины устраивается ВПЕРВЫЕ в России (нет трудовой книжки или она украинская, но работы в РФ не было)
Это самый частый случай. Алгоритм действий:
- Прием документов: У работника запрашиваются паспорт, СНИЛС, ИНН. Бумажная трудовая книжка украинского образца (если есть) не принимается на хранение работодателем. Её нужно вернуть сотруднику.
- Оформление ЭТК: На основании трудового договора и заявления работника (форма ПФР СТД-1) работодатель направляет сведения в ПФР для открытия электронной трудовой книжки. Запись о приеме на работу вносится только в ЭТК.
- Информирование работника: Работодатель обязан уведомить сотрудника о создании ЭТК и способе её проверки (через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР).
- Если работник хочет бумажный вариант: Он должен написать заявление. Работодатель на основании этого заявления и данных из ЭТК оформит и выдаст бумажную книжку установленной РФ формы (не украинскую!). Все записи в неё вносятся на основании приказов работодателя.
Гражданин Украины устраивается с уже имеющейся БУМАЖНОЙ трудовой книжкой (украинского образца), где есть записи о работе в Украине
Важно: Трудовая книжка Украины является законным документом, подтверждающим трудовой стаж; Её записи подлежат признанию в РФ.
- Проверка документа: Работодатель проверяет подлинность и наличие всех штампов, записей. Книжка должна быть исправной (без подчисток, незаверенных исправлений).
- Отсканирование: Для внутреннего учета и подтверждения стажа рекомендуется сделать сканы всех страниц с записями.
- Возврат документов: Запрещено изымать у работника его бумажную трудовую книжку украинского образца для хранения у работодателя. Её возвращают сотруднику после сверки.
- Внесение записи в ЭТК (основное!): При приеме на работу в РФ работодатель вносит запись о новом месте работы в электронную трудовую книжку (открывается в ПФР, если её не было, или дополняется, если была).
- Подтверждение украинского стажа: Для признания стажа, приобретенного в Украине, при назначении пенсии или иных выплат ПФР может запросить официальные документы. Работнику следует рекомендовать сохранить свою украинскую книжку и при необходимости запросить выписку из неё у нотариуса или в органах Украины с апостилем (если требуется).
- Оформление бумажной книжки РФ (по желанию): Если работник захочет иметь бумажный документ российской формы, работодатель оформит её на основании заявления и данных из ЭТК. Записи об украинском стаже в бумажную книжку РФ НЕ вносятся. В ней будут только записи о работе в России, начиная с текущего работодателя.
Ситуация с дубликатом утерянной/пришедшей в негодность украинской трудовой книжки
Если у работника утеряна или испорчена бумажная трудовая книжка украинского образца, дубликат оформляется по законодательству Украины. Работодатель в РФ:
- Не оформляет дубликат украинской книжки.
- Оформляет только электронную трудовую книжку РФ с записью о текущем приеме на работу.
- Для подтверждения прошлого стажа работнику необходимо самостоятельно получить дубликат или справку об трудовой деятельности из компетентного органа Украины.
Практические шаги для работодателя: краткая инструкция
- Запросите у работника: Паспорт, СНИЛС, ИНН. Уточните, есть ли у него трудовая книжка (российская или украинская).
- Определите статус: Впервые ли человек устраивается в РФ? Есть ли у него записи о работе в РФ?
- Для всех впервые устраивающихся: Создайте ЭТК в ПФР через сервис «Электронные кадровые документы» или через бухгалтерский сервис. Бумажную книжку оформляйте ТОЛЬКО по письменному заявлению.
- При наличии украинской книжки: Примите её для сверки, верните работнику. Сфокусируйтесь на создании/дополнении ЭТК. Сохраните сканы украинской книжки в личном деле.
- Информируйте работника: Объясните разницу между ЭТК и бумажной книжкой РФ. Напомните о необходимости хранить оригинал украинской книжки для подтверждения общего стажа.
- Ведите записи аккуратно: Все приказы о приеме, увольнении, переводах оформляйте правильно, так как они станут основанием для записей в ЭТК.
Частые вопросы и ответы (FAQ)
Вопрос: Можно ли хранить бумажную трудовую книжку украинского образца у работодателя?
Ответ: Нет, категорически нельзя. Российское законодательство не предусматривает хранения иностранных документов такого типа у работодателя. Документ остается у работника. Работодатель ведет учет только через ЭТК.
Вопрос: Как будет учитываться стаж, полученный на Украине?
Ответ: Стаж будет учтен Пенсионным фондом России при назначении пенсии на основании представленных документов (трудовая книжка Украины, справки). Для этого ПФР может запросить документы напрямую у украинских органов (в рамках межгосударственного соглашения) или у работника. Работодатель в РФ не вносит эти записи в ЭТК.
Вопрос: Что делать, если у сотрудника есть и украинская книжка, и российская с записями?
Ответ: Российская книжка (если она оформлена до 2021 года) может храниться у работодателя или у работника (по согласованию). Украинская — всегда у работника. При трудоустройстве в новой российской компании создается новая ЭТК, которая будет связана с существующей российской бумажной книжкой (если она есть) через номер СНИЛС. Все прошлые российские записи должны быть перенесены в ЭТК ПФР.
Вопрос: Где работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Ответ: Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись) или через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfr.gov.ru). Также информацию можно получить в любом отделении ПФР.
Оформление документов для гражданина Украины сводится к четкому следованию общим правилам РФ: приоритет — электронная трудовая книжка. Бумажный документ российской формы — это исключение по заявлению работника. Украинская трудовая книжка является важным доказательством прошлого стажа, но не является документом для ведения учета в российской организации. Главная задача работодателя — правильно оформить прием на работу в ЭТК ПФР и проинформировать сотрудника о порядке работы с электронным документом и необходимости бережно хранить оригиналы документов, подтверждающих стаж, полученный за пределами РФ.
Примечание: Информация актуальна на 2024-2026 годы. В случае изменений в законодательстве следует обращаться к официальным источникам Пенсионного фонда России и Министерства труда РФ.