Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему сохраняет свою актуальность для многих сотрудников․ Поэтому работодателям крайне важно знать все нюансы и правила ведения этого документа․
Переход на электронный формат и отчетность
С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки․ В связи с этим у работодателей появилась новая обязанность — отчитываться в Пенсионный фонд (ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД․
- Что такое СЗВ-ТД? Это отчет, который пришел на смену бумажным записям в части передачи данных в ПФР․ Он сдается при приеме на работу, увольнении, переводе и других значимых событиях․
- ЕФС-1 в 2025 году: В 2025 году вступили в силу поправки, которые объединили отчетность․ Теперь кадровики отчитываются по форме ЕФС-1․ Важно разбираться, как заполнить ЕФС-1 в программах вроде 1С: ЗУП, чтобы не допускать ошибок и избежать штрафов․
- Информационные технологии: Цифровизация коснулась всех сфер․ Министерство труда готово изучать новые предложения (например, от Сбербанка) по полному переходу на ЭТК, а в Трудовой кодекс уже вносятся статьи, позволяющие внедрять ИТ-технологии в трудовые отношения․
Основные правила заполнения бумажной трудовой книжки
Если работник не перешел на ЭТК и сохранил бумажную книжку, работодатель обязан вести ее по классическим правилам․ Записи вносятся аккуратно, без помарок, перьевой или гелевой ручкой (чернила должны быть световодостойкими)․
Запись о приеме на работу
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи․
- В графе 2 указывается дата приема на работу․
- В графе 3 вносится сама запись о принятии в структурное подразделение, на должность, профессию или специальность․
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись․
Запись об увольнении
Записи об увольнении вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ; Обязательно указывается статья, часть и пункт ТК РФ, на основании которого прекращен договор․ При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и работника, а также печатью (при наличии)․
Особенности работы с иностранными сотрудниками
Иностранцы и лица без гражданства (апатриды) принимаются на работу по общим правилам трудового законодательства․ Это значит, что если у иностранного работника есть бумажная трудовая книжка российского образца, работодатель обязан заполнять ее на тех же основаниях, что и для граждан РФ․ Записи о работе за рубежом в российскую трудовую книжку не вносятся․
Оформление дубликата трудовой книжки
Случается, что трудовая книжка теряется или приходит в негодность․ В таких ситуациях оформляется дубликат․ Здесь есть важная новация:
При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 года подтверждается информацией о трудовой деятельности, имеющейся в распоряжении Пенсионного фонда (данными персонифицированного учета)․ Это значительно облегчает процесс восстановления стажа․
Если работодатель получает заявление о выдаче дубликата из-за того, что в книжке есть неверная или дискредитирующая запись, работодатель обязан выдать дубликат без этой записи․
Нумерация записей при заполнении
Частый вопрос у кадровиков: с какого номера начинать записи у нового работодателя? Вы должны внести запись в соответствии с нумерацией, которая следует из ранее внесенных данных в этой графе․ Новый работодатель не обязан начинать нумерацию с единицы, если в книжке уже есть другие записи․ Нумерация должна быть сквозной и непрерывной․
Цифровые инструменты для работы с документами
Современный документооборот невозможен без удобных программных решений․ Хотя сама бумажная трудовая книжка заполняется от руки, сопутствующие документы (заявления, договоры, бланки перехода на УСН, формы для регистрации ИП) всё чаще оформляются в цифровом виде․
- Заполняемые PDF-формы: Вы можете создать и отредактировать заполняемый PDF-документ, чтобы облегчить сбор информации․ Интерактивное заполнение форм автоматически обнаруживает и подсвечивает заполняемые поля для удобного ввода текста, флажков и переключателей․
- Adobe Acrobat и PDF24: Функция заполнения и подписания файлов PDF позволяет легко добавлять подписи, заполнять бланки и формы онлайн, не распечатывая их․ Легкость использования таких сервисов делает работу с контрактами и налоговыми формами максимально быстрой․
- Создание форм из DOCX: Существуют сервисы, позволяющие создавать заполняемые формы из существующих docx-файлов, редактировать их, предоставлять к ним доступ и работать над ними совместно․
Заполнение трудовой книжки — ответственная процедура, требующая внимательности и знания законодательства․ С одной стороны, необходимо строго соблюдать правила нумерации, формулировок и оформления дубликатов на бумаге․ С другой стороны, нельзя забывать о своевременной подаче электронных отчетов (СЗВ-ТД, ЕФС-1), которые сегодня являются полноправным аналогом записей в бумажной книжке; Использование современных цифровых инструментов для подготовки сопутствующей документации поможет оптимизировать кадровый учет и избежать ошибок․