Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

На 2026 год правила ведения трудовых книжек в России остаются в значительной степени неизменными после масштабной реформы, вступившей в силу 1 сентября 2021 года. Однако с учетом актуальных изменений, разъяснений Минтруда и практики применения, работодателям важно точно знать, как правильно оформлять, вести и хранить как бумажные, так и электронные трудовые книжки. Ниже, подробный и актуальный обзор всех ключевых требований.

Два формата трудовых книжек: бумажный и электронный

С 1 сентября 2021 года в России введен двойной формат ведения трудовых книжек:

Бумажная трудовая книжка — традиционный документ, выдаваемый работнику при трудоустройстве (если он не подал заявление об отказе от неё).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).

Важно! Работник имеет право выбора:

Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести ему бумажную трудовую книжку по старым правилам.
Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка ему не выдается, а все кадровые события фиксируются в электронном виде.
Работник может отозвать заявление о переходе на ЭТК и вернуться к бумажной книжке — в этом случае работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с перенесенными данными из ЭТК.

На 2026 год бумажные трудовые книжки остаются юридически равнозначными электронным. Ни один работодатель не вправе отказаться от ведения бумажной книжки, если работник этого требует.

Правила внесения записей в бумажную трудовую книжку

Все записи в бумажной трудовой книжке должны осуществляться в строгом соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69, в ред. от ).

Общие требования к оформлению

Записи вносятся арabicкими цифрами (например: — нельзя писать «пятнадцатое марта две тысячи двадцать шестого»).
Сокращения не допускаются: пишется полное наименование организации, должности, основания приема/увольнения.
Записи делаются чернилами (синими или черными), от руки или с помощью печатающего устройства (принтера, штампа).
Исправления запрещены. При ошибке делается запись об ошибке и вносится новая, корректная запись с указанием даты внесения исправления.
Все записи должны быть подписаны ответственным лицом (кадровиком, руководителем) и скреплены печатью организации (если она есть).

Формат записи: прием на работу

Пример записи:

Дата:
Содержание: Принят на работу в качестве бухгалтера по основному месту работы
Основание: Приказ (распоряжение) работодателя № 45 от

Запись оформляется в строке «Работа по найму».

Формат записи: увольнение

Пример записи:

Дата:
Содержание: Уволен по собственному желанию
Основание: Пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Важно! С 1 сентября 2021 года не требуется заверять запись об увольнении подписью работника. Ранее это было обязательным, теперь — нет. Однако работник имеет право получить копию записи по запросу.

Использование штампов

С 2021 года разрешено вносить записи в трудовую книжку с помощью оттиска штампа (печати), если он содержит все необходимые реквизиты: дата, наименование должности, основание, номер приказа. Это ускоряет процесс и снижает риск ошибок.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК — это цифровой аналог бумажной книжки, который ведется автоматически работодателем через систему взаимодействия с ПФР.

Как работает ЭТК?

Работодатель передает в ПФР сведения о приеме, переводе, увольнении работника через электронные отчеты (форматы СЗВ-ТД, СЗВ-ИС).
ПФР обрабатывает данные и формирует электронную запись в личном кабинете работника на сайте www.pfrf.ru или в приложении «Госуслуги».
Работник может в любое время запросить выписку из ЭТК — она имеет юридическую силу и может быть использована при трудоустройстве.

Обязанности работодателя

Передавать сведения в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
Обеспечить работнику доступ к информации о его ЭТК (например, распечатать выписку при увольнении).
При переходе с бумажной книжки на ЭТК — выдать работнику бумажную копию всех записей, сделанных до перехода.

Хранение трудовых книжек

Правила хранения регулируются Приказом Минтруда № 320н.

Бумажные книжки

Хранятся в организации в течение 50 лет после увольнения работника.
Должны храниться в специальных шкафах с замком, в сухом, защищенном от огня и влаги помещении.
Ответственность за хранение возлагается на кадровую службу или назначенное лицо.
При ликвидации организации, трудовые книжки передаются в архив по месту нахождения организации.

Электронные книжки

Хранятся в системе ПФР в соответствии с законодательством о персональных данных. Работодатель не несет ответственности за хранение ЭТК — это задача ПФР.

Что изменилось в 2026 году?

На 2026 год существенных изменений в правилах ведения трудовых книжек не внесено. Все актуальные нормы остаются теми же, что и с 2021 года:

Двойной формат (бумажная + электронная) — действует.
Записи штампами — разрешены.
Подпись работника при увольнении — не требуется.
Сокращения и ручные исправления — запрещены.
Передача данных в ПФР — обязательна для всех работодателей, независимо от формы собственности.

Единственное нововведение 2025–2026 годов — это усиление контроля со стороны трудовой инспекции за соблюдением правил ведения ЭТК и своевременной передачей данных. Штрафы за нарушения остаются в силе:

За несвоевременную передачу сведений — до 50 000 рублей для организации.
За нарушение порядка ведения бумажной книжки, до 5 000 рублей для должностного лица.

Правила ведения трудовых книжек в России в 2026 году