Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Одним из самых важных и частых действий при ведении этого документа является внесение записи о приеме на работу. Особое внимание при этом уделяется дате приема. Ошибка в дате может привести к неверному исчислению стажа, проблемам с пенсией и штрафам для работодателя.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно указывать дату приема на работу в бумажной и электронной трудовой книжке, какие существуют правила и нюансы.
Эволюция трудовых книжек: бумажная и электронная
Как известно, электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и прочно вошла в документооборот. Сегодня ЭТК хранится в Социальном фонде России. В ней отражается ключевая информация о сотруднике: личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также сведения о трудовой деятельности, включая даты приема и увольнения.
Однако это не означает, что бумажный вариант канул в Лету. На сегодняшний день предусмотрено одновременное применение электронного и бумажного вариантов. Это правило действует в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если же сотрудник перешел исключительно на ЭТК, бумажная книжка закрывается и выдается ему на руки, но продолжает хранить историю до момента перехода.
Правила внесения даты приема на работу в бумажную трудовую
Заполнение бумажной трудовой книжки строго регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по их заполнению. Дата приема — это графа 2 в разделе «Сведения о работе».
Основные требования к формату даты
- Формат записи: дата приема указывается арабскими цифрами строго в формате ДД.ММ.ГГГГ (день, месяц, год). Например, если сотрудник принят 5 сентября 2024 года, запись будет выглядеть так: .
- Однозначные числа: если день или месяц обозначаются однозначным числом, перед ним обязательно ставится ноль (например, 01, 02, 09).
- Точность: дата в трудовой книжке должна строго совпадать с датой, указанной в Приказе о приеме на работу.
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Графа 1: Укажите порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2: Впишите дату приема на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3: Сделайте в виде названия организации (без сокращений). На следующей строке укажите: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
- Графа 4: Укажите реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу — дату и номер.
Дата приема в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С введением ЭТК ответственность за передачу данных перешла на работодателей, а хранение информации осуществляет Социальный фонд. Работодатель ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, обязан направлять сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) в СФР.
В электронной трудовой книжке дата приема на работу также имеет критическое значение:
- Дата приема в ЭТК должна полностью соответствовать дате заключения трудового договора и дате приказа.
- Сведения передаются в формате ГГГГ-ММ-ДД (по стандарту ISO), но при выгрузке отчета и отображении в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг она конвертируется в привычный читаемый формат.
- Если работник был принят вчера, а сегодня кадровик обнаружил опечатку в дате, необходимо оперативно подать корректирующие сведения в СФР, чтобы данные в ЭТК были актуальными.
Частые ошибки и их исправление
Несмотря на кажущуюся простоту, с датой приема на работу часто возникают ошибки. Рассмотрим самые распространенные:
Несоответствие даты в трудовой книжке и в Приказе
Это грубое нарушение. Дата в графе 2 трудовой книжки должна быть идентична дате приказа о приеме. Если обнаружено расхождение, запись необходимо исправить.
Неправильный формат даты
Иногда кадровики пишут дату прописью (например, «5 сентября 2024 г.») или без нуля перед однозначным числом («»). Это является нарушением Инструкции.
Как исправить ошибку в дате?
В бумажной трудовой книжке зачеркивать неверные даты в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Исправление вносится следующим образом:
- После последней записи ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается текущая дата (дата внесения исправления).
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна. Принят(а) [дата правильного приема] на должность…».
- В графе 4 снова указываются реквизиты приказа о приеме на работу.
Что касается электронной трудовой книжки, то там исправить дату проще: работодатель просто подает отчет ЕФС-1 с типом «Исходная» заменяемой записи, указывая правильные данные, и помечает старую запись как отмененную (при необходимости подаются корректирующие сведения).
Резюме
Дата приема на работу, это фундамент трудовых отношений. Будь то классическая бумажная трудовая книжка или современная электронная база Социального фонда, точность и единообразие в указании дат остаются главным требованием. Кадровым специалистам следует быть предельно внимательными при заполнении граф и своевременно передавать корректные данные в фонды, а работникам — регулярно проверять свою выписку из ЭТК на портале Госуслуг, чтобы быть уверенным в правильности учета своего стажа.