Ведение трудовых книжек требует строгого соблюдения установленных правил и инструкций. Ошибки в записях могут привести к сложностям при расчете стажа или подтверждении квалификации работника. Одной из важных процедур является отражение в трудовой книжке изменений в квалификации сотрудника или его перемещений внутри организации.

Общие правила внесения записей о квалификации

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, в разделе «Сведения о работе» должны быть отражены все значимые кадровые изменения. К ним относятся:

• Прием на работу и заключение трудового договора;
• Перевод на другую постоянную работу;
• Присвоение категории, разряда или класса;
• Получение второй и последующих профессий или специальностей;
• Увольнение работника с указанием основания.

Важно понимать, что присвоение нового разряда или категории обязательно должно быть отражено в трудовой книжке, даже если это не сопровождается сменой должности или переводом в другой отдел.

Присвоение категории, разряда или класса

Присвоение квалификации может происходить в двух случаях: в рамках текущей должности (повышение мастерства) или при получении новой профессии.

Повышение разряда в рамках текущей профессии

Если сотрудник продолжает работать на той же должности, но ему присвоен более высокий разряд, запись вносится следующим образом:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приказа о присвоении разряда/категории.
• Графа 3: Запись о присвоении разряда. Пример: «Присвоен 6-й разряд по профессии слесарь-ремонтник».
• Графа 4: Ссылка на документ-основание (номер и дата приказа).

Установление второй и последующих профессий

Если работнику установлена вторая профессия, запись должна содержать информацию о самой профессии и присвоенном ей разряде.

Пример записи:
«Установлена вторая профессия — Электрогазосварщик с присвоением 3 разряда». В графе 4 при этом обязательно указывается номер и дата соответствующего удостоверения или диплома.

Запись о переводе на другую работу

Перевод может быть связан с присвоением категории, а может происходить независимо от неё. Переводом считается перемещение сотрудника на другую постоянную работу у того же работодателя (в другой отдел, на другую должность);

Особенности оформления перевода:

1. Постоянный перевод: Вносится запись с указанием новой должности и структурного подразделения.
2. Перевод в другую местность: Если перевод осуществляется вместе с работодателем в другой город/регион, это также фиксируется в книжке.
3. Временный перевод, ставший постоянным: Если сотрудник временно исполнял обязанности, и этот перевод был признан постоянным, запись вносится с датой фактического начала исполнения обязанностей.

Связь перевода и присвоения категории

Кадровику важно различать два сценария:

• Сценарий А: Сотруднику присвоили категорию, но должность и обязанности остались прежними. Действие: Делается только запись о присвоении категории.
• Сценарий Б: Присвоение категории стало основанием для перевода на более высокую должность. Действие: Делается запись о переводе на новую должность с указанием новой категории/разряда.

Резюме для кадрового специалиста

Для корректного заполнения трудовой книжки придерживайтесь следующего алгоритма:

Проверьте основание: Есть ли приказ о присвоении разряда или приказ о переводе?

Определите тип записи: Это просто повышение квалификации или смена функционала (перевод)?

Заполните все графы: Не забывайте указывать дату в графе 2 и реквизиты документа в графе 4.

Соблюдайте хронологию: Записи вносятся строго в порядке их возникновения.