Запись о поощрении в трудовой книжке – важный документ, который фиксирует достижения сотрудника, подтверждает его вклад в организацию и служит основанием для будущих выплат и социальных вычетов. Правильное оформление такой записи позволяет избежать ошибок при расчёте стажа, начисления премий и присвоения государственных наград.

Что именно заносится в трудовую книжку?

Согласно пункту 25 Порядка внесения сведений о награждениях, в трудовую книжку вносятся только те виды поощрений, которые:

1. Премии‑поощрения, выплачиваемые на основании ст. 191 ТК РФ (поощрения за особые заслуги).
2. Поощрения, установленные коллективным договором, соглашениями или внутренними нормативными актами.
3. Государственные награды и почётные звания, присваиваемые по решению Президента РФ или соответствующего органа.

Записи о обычных заработных премиях, которые входят в состав заработной платы и не являются поощрительными, в трудовую не вносятся.

Какие сведения указываются в записи?

• ФИО работника (полное и, при необходимости, сокращённое).
• Должность на момент награждения.
• Дата награждения (день, месяц, год).
• Основание (номер и дата приказа, решение комиссии и т.п.).
• Тип поощрения (почётная грамота, денежное премирование, благодарность и др.).
• Ссылка на документ, на основании которого произведена запись (например, «Приказ № 15‑О от »).

Как правильно оформить запись?

В трудовой книжке запись о поощрении размещается в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях». Пример оформления:

3‑я графа: Заграждается Почётная грамота Президента РФ № П‑2025‑07.
4‑я графа: За выдачу Почётной грамоты за успехи в практической подготовке студентов.
5‑я графа: Приказ № 15‑О от «О награждении Почётной грамотой».

Если поощрение было вынесено по инициативе работодателя, в 3‑й графе указывается полное и сокращённое наименование организации.

Пример полной записи

ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Инженер‑конструктор 2‑го разряда
Дата награждения:
Основание: Приказ № 15‑О от «О награждении Почётной грамотой»
Тип поощрения: Почётная грамота Президента РФ
Ссылка на приказ: Приказ № 15‑О от

Как оформить запись о первой благодарности?

Первая благодарность (например, за выполнение особо сложного проекта) оформляется аналогично другим поощрениям, но в качестве основания указывается служебная записка или докладная, в которой изложены все обстоятельства заслуг сотрудника.

Пример оформления первой благодарности

3‑я графа: Благодарность за выдачу премиального вознаграждения.
4‑я графа: Приказ № 33‑О от «О благодарности работнику Петровой А.В.»
5‑я графа: Основание – служебная записка от № 12.

Как правильно оформить запись о временном и постоянном переводе?

Временный перевод (например, в другой отдел) в трудовую книжку не вносится. При переходе в постоянный статус перевод фиксируется как назначение на новую должность или переназначение, что подразумевает запись в соответствующем разделе.

Пример записи о переходе в постоянный перевод

3‑я графа: Перевод в постоянный режим с .
4‑я графа: Приказ № 7‑О от «О назначении на постоянную позицию».

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный тип поощрения: премия, выплачиваемая как часть заработной платы, не считается поощрением и не вносится.
• Отсутствие ссылки на документ: без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
• Омиссивное указание даты: дата должна быть полной (день, месяц, год).
• Неучёт государственных наград: они фиксируются отдельным способом, но также требуют записи в 3‑й‑4‑й графе.

Как внести запись в электронную трудовую книжку?

С 2022 г. многие организации используют электронные формы трудовой книжки. Процедура оформления аналогична бумажной, однако:

1. Записывается в соответствующее поле «Награждения и поощрения».
2. Система автоматически генерирует номер записи и привязывает её к прикреплённому документу (скан приказа).
3. После внесения записи необходимо подтвердить её подписью руководителя (ЭЦП).

Запись в трудовой книжке за поощрение – это не просто формальность, а важный документ, который:

• Подтверждает законность выплаты премий и премий‑поощрений.
• Служит основанием для расчёта стажа и начисления пенсионных выплат.
• Помогает избежать спорных ситуаций при аудите и проверках.

Чтобы запись была корректной, необходимо:

1. Чётко указать тип поощрения и основание.
2. Внести полные сведения о дате и документе.
3. Соблюдать требования Порядка внесения сведений о награждениях.
4. Регулярно проверять правильность уже сделанных записей.

Только тщательное соблюдение этих правил позволит правильно оформить поощрения в трудовой книжке и использовать её данные без риска ошибок в кадровых и пенсионных расчётах.