Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Запись о приёме на работу вносится строго в соответствии с нормативными актами и внутренними распоряжениями работодателя. Ниже подробно рассмотрены:

какой документ является основанием для записи;
в какие сроки её необходимо сделать;
как правильно заполнить графы трудовой книжки;
особенности оформления при разных видах трудоустройства (постоянная, сезонная, дистанционная работа, перевод);
как исправить ошибку или внести дополнения;
полезные образцы и рекомендации от надзорных органов.

Нормативная база

Основные источники, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда России от № 69 (в дальнейшем – Инструкция).
Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 68) – определяет момент приёма на работу и обязанность работника предоставить трудовую книжку.
Письма и разъяснения Роструда и КонсультантПлюс (например, напоминание о сроке ведения записей при работе менее 5 дней).

Согласно пункту 2.1 Инструкции, запись о приёме на работу вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя о приёме на работу. Приказ является первичным документом, подтверждающим факт возникновения трудовых отношений.

Какой документ является основанием для записи?

Основанием для внесения записи служит:

Приказ о приёме на работу (или распоряжение, если такая форма принята в организации).
В приказе должны быть указаны:
- дата приёма на работу (должна совпадать с датой, указанной в трудовом договоре);
- должность, структурное подразделение;
- вид трудового договора (срочный, бессрочный, сезонный и т.д.);
- номер и дата самого приказа.

Если работник принимается по переводу из другой организации, основанием является приказ о переводе (или решение о приёме на работу в порядке перевода). В этом случае в графе 4 указываются реквизиты именно этого приказа.

Сроки внесения записи

Согласно пункту 2.2 Инструкции:

Запись в трудовую книжку о приёме на работу вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа.

То есть, если приказ издан 1 мая, запись должна быть сделана не позже 8 мая включительно. На практике многие кадровые службы делают запись в день издания приказа или в день первого выхода сотрудника на работу, чтобы избежать задержек.

Исключение: если работник проработал менее 5 дней и решил уволиться, трудовая книжка ему возвращается без записей (разъяснение Роструда). В этом случае запись о приёме не делается.

Как правильно заполнить графы трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие графы (в разделе «Сведения о работе»):

Графа	Что указывается
1	Порядковый номер записи
2	Дата приёма на работу (дд.мм.гггг)
3	Наименование действия: «Принят(а) на работу» (или «Переведён(а)», «Назначен(а)») + должность, структурное подразделение
4	Сведения о документе, на основании которого внесена запись: вид документа, его номер и дата (например, «Приказ от № 208‑к»)

Пример заполнения для обычного приёма:

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Принят на работу инженера‑конструктора отдела проектирования
Графа 4: Приказ от № 15‑к

Для перевода из другой организации:

Графа 1: 2
Графа 2: 
Графа 3: Переведён на работу ведущего специалиста отдела продаж (перевод из ООО «Альфа»)
Графа 4: Приказ от № 27‑к

Для сезонной работы (например, работа в сельском хозяйстве):

Графа 1: 3
Графа 2: 
Графа 3: Принят на работу тракториста‑машиниста на сезонные работы (с по )
Графа 4: Приказ от № 42‑с

Важно: записи делаются строчными буквами (кроме первых слов и собственных имён), без сокращений, за исключением общепринятых (например, «г.», «№»). Заполнение производится черной или синей пастой, без использования печатей в графах 1‑4 (печати ставятся только на титульном листе и при внесении изменений);

Особенности оформления при разных ситуациях

Дистанционная (удаленная) работа

Если работа выполняется удалённо, запись о приёме делается по тем же правилам. В графе 3 можно уточнить формат работы: «Принят на работу удалённо (дистанционно) менеджером по продажам». Основание – приказ о приёме на работу.

Работа по совместительству

При приёме на работу по совместительству в трудовой книжке делается отдельная запись, как и при основном месте работы. В графе 3 указывается, что работа выполняется по совместительству.

Вахтовый метод работы

Для вахтового метода в графе 3 указывается период вахты и место её проведения, например: «Принят на работу вахтовым методом оператором крана (вахта 30 дней, регион – Красноярский край)».

Приём на работу без трудовой книжки (первый job)

Если у работника впервые оформляется трудовая книжка, на титульном листе заполняются личные данные, а первая запись о приёме делается в разделе «Сведения о работе» согласно вышеописанному алгоритму.

Как исправить ошибку или внести дополнения

Если запись содержит неточность (например, неправильная дата или номер приказа), её следует исправить согласно пункту 3.4 Инструкции:

Неправильную запись зачёркивают одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым исходное содержание.
Справа от зачёркнутого текста пишут исправленную запись.
Под исправлением ставят подпись лица, внесшего изменение, и дату исправления.
В графе 4 указывают документ, на основании которого внесено исправление (например, «Приказ от № 5‑к о внесении исправлений в трудовую книжку»).

Пример исправления:

Графа 2: ~~~~ (исправлено) 
Подпись: __________________ Дата: 
Графа 4: Приказ от № 5‑к (исправление записи о приёме)

Если запись полностью ошибочна (например, работник не был принят), её можно аннулировать, сделав запись об аннулировании в соответствии с тем же порядком.

Правила внесения записи о приёме на работу в трудовую книжку