Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, требующий от кадрового специалиста максимальной внимательности. Должность кладовщика является одной из самых распространенных в сфере логистики и торговли, и ошибки при оформлении документов могут привести к проблемам при подсчете стажа или получении пенсии. В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить запись о приеме на должность кладовщика, учитывая нормы, актуальные на май 2026 года.

Основные принципы заполнения

Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек, все записи должны вноситься четко, разборчиво и без сокращений (за исключением общепринятых). При приеме сотрудника на должность кладовщика необходимо руководствоваться следующими принципами:

• Соответствие приказу: Запись в трудовой книжке должна дословно соответствовать формулировке в приказе о приеме на работу и штатном расписании.
• Структурное подразделение: Если в организации есть отделы или склады с собственными названиями, их обязательно нужно указать перед должностью.
• Отсутствие сокращений: Нельзя писать «принят на должн. клад.», необходимо писать полностью: «Принят на должность кладовщика».

Пошаговый алгоритм внесения записи при приеме на работу

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать хронологический порядок и нумерацию строк.

Шаг 1. Графа 1 (Номер записи)

Указывается порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сплошная по всему разделу. Если это первая запись в данном разделе, ставится цифра 1.

Шаг 2. Графа 2 (Дата)

Указывается дата приема на работу (число, месяц, год). Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме. Формат: дд.мм.гггг (например, ).

Шаг 3. Графа 3 (Сведения о приеме)

Это самая важная часть. Здесь вносится непосредственная запись о должности.

Вариант А (если есть структурное подразделение):

«Принят в отдел материально-технического снабжения на должность кладовщика».

Вариант Б (если подразделения нет или оно не указывается в штатном расписании):

«Принят на должность кладовщика».

Важно: Фразы вроде «Принят на работу на должность…» являются избыточными (тафтология), хотя и не всегда считаются грубой ошибкой. Рекомендуется лаконичный вариант: «Принят кладовщиком» или «Принят на должность кладовщика».

Если должность звучит как «кладовщик-комплектовщик», то именно так, через дефис, она и должна быть записана, как в приказе.

Шаг 4. Графа 4 (Основание)

Указывается документ, на основании которого внесена запись.

Пример: «Приказ от № 15-к».

Наименование документа («Приказ») писать обязательно, сокращать до «Пр.» нельзя.

Пример правильного оформления

Рассмотрим, как будет выглядеть запись в таблице трудовой книжки:

Особенности материальной ответственности

Должность кладовщика практически всегда подразумевает работу с товарно-материальными ценностями. Чтобы сотрудник мог законно расписываться в накладных и нес полную материальную ответственность, одного приема на работу недостаточно.

Необходимо:

1. Иметь должность «кладовщик» (или схожую) в штатном расписании и трудовой книжке.
2. Заключить с работником Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
3. Ознакомить сотрудника с должностной инструкцией под роспись.

Без правильно оформленной трудовой книжки и приказа требование о возмещении ущерба в случае недостачи может быть оспорено в суде.

Перевод и переименование должности

Если в процессе работы должность была переименована (например, «кладовщик» стал «кладовщиком-комплектовщиком») или сотрудник переводится на другую должность:

• Запись вносится под следующим порядковым номером.
• В графе 3 пишется: «Переведен на должность кладовщика-комплектовщика» или «Должность кладовщик переименована в должность кладовщика-комплектовщика».
• Основанием служит соответствующий приказ о переводе или изменении штатного расписания.

Частые ошибки при заполнении

Анализируя практику 2025-2026 годов, можно выделить типичные ошибки, которых следует избегать:

• Сокращения: Написание «принят на должн. клад.» вместо полного наименования.
• Несоответствие названия должности в трудовой книжке и в приказе (например, в приказе «кладовщик склада №1», а в трудовой просто «кладовщик»).
• Отсутствие указания структурного подразделения, если оно предусмотрено штатным расписанием и внутренними нормами компании.
• Использование карандаша или внесение исправлений с помощью корректора (запрещено).

Что делать, если закончились страницы?

Если в разделе «Сведения о работе» закончились свободные строки, необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку.

Порядок действий:

1. На ьном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
2. Заполняется ьный лист вкладыша (ФИО, дата рождения, образование, дата заполнения, подпись владельца и работодателя).
3. Вкладыш подшивается к трудовой книжке.
4. Запись о приеме на работу вносится уже во вкладыш, соблюдая общую нумерацию записей (если предыдущая запись была №10, то новая будет №11).

Правильное оформление трудовой книжки кладовщика — это гарантия юридической защищенности как для работодателя, так и для самого сотрудника. Соблюдение всех формальностей при приеме, переводе и увольнении поможет избежать конфликтов и проблем с проверяющими органами.