Несмотря на глобальную цифровизацию кадрового документооборота и переход к электронной трудовой книжке (ЕСУТД), ведение бумажной трудовой книжки в Республике Казахстан (РК) по-прежнему остается обязательным для работодателей. Порядок ее оформления, заполнения и хранения строго регламентирован законодательством, в частности, подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса РК от 23 ноября 2015 года.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в трудовую книжку, на что обратить внимание при приеме и увольнении сотрудников, а также какие распространенные ошибки стоит избегать.

Электронная vs. Бумажная трудовая книжка

Сегодня в Казахстане функционирует Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), куда работодатели обязаны передавать сведения о приеме и увольнении работников. Однако электронный формат не отменяет бумажный. Работодатель обязан вести оба формата параллельно. Информацию о правилах ведения электронной трудовой книжки и свои обязательства можно отслеживать через портал enbek.kz.

Общие правила заполнения трудовой книжки РК

Чтобы избежать проблем при назначении пенсий и подсчете стажа, необходимо соблюдать базовые правила оформления:

• Недопустимость сокращений: Все слова должны быть написаны полностью. Нельзя сокращать слова «приказ», «статья», «пункт», «Трудовой кодекс» и т.д.
• Цвет чернил: Записи производятся ручкой шарикового или перьевого типа. Чернила должны быть световодостойкими. Допускаются синий, фиолетовый или черный цвета.
• Даты: Все даты (приема, увольнения, заполнения) указываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Язык: Записи ведутся на государственном (казахском) и русском языках.
• Печать: Записи о трудовом стаже работника обязательно заверяются печатью организации (при ее наличии).

Оформление ьного листа

ьный лист заполняется в том случае, если трудовая книжка заводится впервые. Если же работник устраивается на работу не в первый раз и сведения о нем на первой странице уже внесены предыдущим работодателем, текущая компания ничего на ьном листе не пишет.

При первичном заполнении указываются:

1. Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений).
2. Дата рождения.
3. Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании).
4. Дата заполнения трудовой книжки.
5. Подпись самого работника.
6. Подпись первого руководителя компании (или иного уполномоченного им лица).
7. Печать компании.

Запись о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации или имя индивидуального предпринимателя.

Далее вносятся данные:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приема на работу;
• Графа 3: Вносится запись о приеме в конкретное структурное подразделение, на определенную должность/профессию с указанием квалификации.
• Графа 4: Наименование документа (приказ, распоряжение, акт работодателя), его дата и номер.

Особенности для иностранных граждан

Частый вопрос: нужно ли заводить трудовую книжку образца РК гражданину РФ? Ответ: да, нужно. Если на работу устраивается иностранный гражданин (в т.ч. из стран ЕАЭС), работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку образца Республики Казахстан. Вносить записи в трудовую книжку иностранного образца недопустимо.

Запись об увольнении (прекращении трудового договора)

При внесении записи об увольнении важно точно указывать норму Трудового кодекса РК, по которой расторгается договор.

Пример правильной формулировки при увольнении по собственному желанию:

«Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному подпунктом 5 статьи 49 Трудового Кодекса РК, по инициативе работника».

В графе 4 указывается реквизиты акта работодателя (приказа) о прекращении трудового договора. Запись об увольнении обязательно заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Испытательный срок и предпринимательская деятельность

Запись об испытательном сроке

Многие кадровики задаются вопросом, как отразить испытательный срок. В трудовой книжке не делается отдельная запись о том, что работник принят с испытательным сроком. Вносится стандартная запись о приеме на работу. Если работник не прошел испытание, делаеться запись об увольнении на основании соответствующей статьи ТК РК.

Индивидуальные предприниматели

Работником является физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и выполняющее работу по трудовому договору (пп.43) п.1 ст.1 ТК РК). Индивидуальный предприниматель (ИП) не является работником в рамках своей предпринимательской деятельности. Соответственно, запись о деятельности в статусе ИП в трудовую книжку не вносится, так как это не трудовые, а предпринимательские отношения.

Учет, хранение и регистрация трудовых книжек

Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности. Работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Однако важно помнить нюанс: если работник приносит трудовую книжку только для внесения в неё записей (например, работает по совместительству или внешнему совместителю), и документ не остается на хранении у данного работодателя, то оснований для регистрации такой книжки в книге учета движения нет.

Исправление ошибок

Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии. Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено.

Чтобы исправить ошибку:

1. В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
2. В графе 2 ставится дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильный текст.
4. В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого вносится исправление (или нового приказа, если ошибка была в реквизитах).

На ьном листе зачеркивание допускается только в отношении данных об образовании, профессии и специальности (ссылка на документ об образовании). Фамилию, имя и отчество зачеркивать нельзя — изменения вносятся через запись о смене ФИО на внутренней стороне обложки.

Правильное ведение трудовой книжки — это залог спокойствия как работодателя, так и работника. Даже в 2026 году, когда цифровая система ЕСУТД берет на себя часть функций, бумажный носитель остается важнейшим документом, подтверждающим стаж. Избегайте сокращений, всегда сверяйтесь с формулировками Трудового кодекса РК и не забывайте ставить печати. Для удобства кадровики могут использовать готовые подборки образцов записей, чтобы минимизировать риск человеческой ошибки.