Акт на новую трудовую книжку — это важный кадровый документ, который оформляется при замене старой (утраченной, испорченной) трудовой книжки на новую. Он служит юридическим доказательством того, что работодатель передал работнику новый документ, а тот, в свою очередь, принял его. Правильное оформление акта защищает интересы обеих сторон и предотвращает будущие споры о трудовом стаже.
Когда требуется оформить акт на новую трудовую книжку?
Основания для составления такого акта могут быть следующими:
- Утрата трудовой книжки (рабочий случай, кража и т.д.).
- Физическое повреждение (порча, сгорание, заливание и пр.).
- Замена в связи с переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК). С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК, и все новые трудовые книжки будут оформляться в электронном виде. При этом на бумажный носитель (при наличии заявления работника) выдается свидетельство о трудовой деятельности, а не традиционная книжка. Однако если работник настаивает на бумажном варианте, оформляется новая книжка и, соответственно, акт.
- Ошибки в записях, которые невозможно исправить (неверные ФИО, даты и т.д.).
Кто и как составляет акт?
Акт является взаимным документом. Его составляют представители работодателя (обычно сотрудник отдела кадров или секретарь) и сам работник. В комиссию могут входить также свидетели (например, коллеги), но это не является обязательным требованием.
Структура и содержание акта
Документ не имеет строго установленной законодательством формы, но должен содержать обязательные реквизиты и информацию:
- «Акт о передаче новой трудовой книжки».
- Дата и место составления.
- Данные сторон:
- Для работодателя: наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес.
- Для работника: ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации.
- Основание для замены: четкое указание причины (утрата, порча, переход на ЭТК и пр.).
- Серийный номер и дату выдачи новой трудовой книжки.
- Подтверждение отсутствия претензий: фраза о том, что работник получил новую книжку, ознакомился с ее содержанием и не имеет к работодателю претензий по поводу ранее сделанных записей (если они переносятся).
- Количество экземпляров акта (обычно два: для работодателя и работника).
- Подписи сторон с расшифровкой (ФИО) и датами.
Порядок действий при замене трудовой книжки
Процедура выглядит следующим образом:
- Работник пишет заявление о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины.
- Работодатель на основании заявления и при наличии документов (например, справки об утере из МВД) готовит новую книжку, вносит в нее все предыдущие записи (на основании архивных выписок).
- Составляется и подписывается Акт о передаче новой трудовой книжки в двух экземплярах.
- Один экземпляр акта передается работнику, второй хранится в отделе кадров.
- Старая (утраченная/испорченная) трудовая книжка, если она найдена позже, считается недействительной. Работник обязан сдать ее работодателю.
Образец акта (текстовый вариант)
Ниже представлен примерный текст акта, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.
АКТ о передаче новой трудовой книжки г. _____________ «___» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся, [Полное наименование организации], в лице [Должность, ФИО представителя], действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин(ка) [ФИО работника полностью], паспорт: серия ____ № ________, выдан ___________________________________ «___» __________ 20__ г., зарегистрированный(ая) по адресу: _______________________________, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем: Настоящим актом подтверждается, что [ФИО работника] передал(а) работодателю трудовую книжку серия ____ № ________, выданную _______________________________ «___» __________ 20__ г., в связи с [УКАЗАТЬ ПРИЧИНУ: утратой, повреждением, заменой в связи с переходом на электронную трудовую книжку и т.д.]. Работодатель выдал(а) работнику новую трудовую книжку серия ____ № ________, выданную _______________________________ «___» __________ 20__ г. Все записи о трудовой деятельности и об образовании, имевшиеся в ранее выданной трудовой книжке, перенесены в новую трудовую книжку на основании архивных выписок. Работник [ФИО] получил(а) новую трудовую книжку, ознакомился(ась) с ее содержанием и не имеет к работодателю претензий по поводу правильности и полноты внесенных записей. Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон. _____________________ / _____________________ / (Подпись представителя работодателя) (Подпись работника) Расшифровка подписи: _____________________ Расшифровка подписи: _____________________
Важные нюансы на 2026 год
С 1 января 2026 года, по окончании переходного периода, основным документом, подтверждающим трудовую деятельность, станет электронная трудовая книжка (ЭТК). Выдача бумажного свидетельства о трудовой деятельности (которое иногда ошибочно называют «новой трудовой книжкой») возможна только по письменному заявлению работника. В этом случае также оформляется акт о передаче документа, но его содержание будет немного иным — он будет фиксировать передачу свидетельства, а не книжки в твердом переплете.
- Акт на новую трудовую книжку — обязательный документ при любой замене. Не оформляйте его по собственному усмотрению, это юридически значимое доказательство.
- Будьте внимательны при переносе записей из старой книжки в новую. Ошибки могут привести к проблемам с подтверждением стажа.
- Учитывайте изменения в законодательстве: с 2026 года приоритет — ЭТК. Уточняйте у работника, какой формат документа он предпочитает.
- Храните акт в личном деле работника наравне с заявлением и копией новой трудовой книжки/свидетельства.
Правильное оформление акта на новую трудовую книжку — это простой, но критически важный шаг для поддержания чистоты кадрового документооборота и защиты ваших прав как работника, так и работодателя.