В современной системе кадрового делопроизводства учет трудовых книжек остается одним из ключевых процессов, требующих максимальной внимательности и соблюдения законодательных норм. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, бумажный документооборот все еще актуален, а значит, и книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вестись безупречно. В этой статье мы подробно разберем правила заполнения, актуальные изменения 2026 года и типичные ошибки работодателей.

Что такое книга учета движения трудовых книжек?

Это специальный регистр (журнал), в который работодатель вносит сведения обо всех трудовых книжках, принятых от работников при поступлении на работу, а также о выдаче их обратно при увольнении или по иным причинам. Кроме того, в книге фиксируется движение вкладышей к трудовым книжкам.

Согласно актуальным данным на май 2026 года, данный документ является обязательным для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих сотрудников с бумажными трудовыми книжками. Правильно налаженный учет документов строгой отчетности убережет компанию от штрафов со стороны трудовой инспекции и претензий со стороны сотрудников.

Важные изменения и нововведения 2026 года

Законодательство в сфере трудового права постоянно совершенствуется. На текущую дату (май 2026 года) действуют следующие важные правила, о которых необходимо помнить:

• Отмена сургучных печатей и пломб. Ранее требовалось скреплять книги сургучной печатью или опломбировать их. Сейчас это требование исключено. Ведомства указали на нецелесообразность таких мер.
• Обязательная нумерация и заверение. Несмотря на упрощение процедуры пломбирования, нормы об обязательной сквозной нумерации страниц книги и заверении ее подписью руководителя организации (или уполномоченного им лица) остаются в силе.
• Электронный формат. Допускается ведение книги в электронном виде при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи и обеспечения неизменности записей, однако классический бумажный журнал также остается легитимным.

Структура журнала учета: из чего он состоит?

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф. Каждая из них несет важную информационную нагрузку. Рассмотрим основные разделы, которые должен заполнять работодатель:

1. Номер записи. Порядковый номер вносимой информации.
2. Дата приема на работу. Указывается дата фактического начала работы сотрудника.
3. ФИО владельца трудовой книжки. Заполняется полностью, без сокращений.
4. Дата рождения. Вносится на основании паспорта или самой трудовой книжки.
5. Серия и номер трудовой книжки. Критически важная графа для идентификации документа.
6. Подпись работника. Сотрудник собственноручно подтверждает получение своей трудовой книжки или факт ее приема работодателем.
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подтверждает правильность внесенных данных.
8. Дата выдачи трудовой книжки на руки. Заполняется при увольнении или по заявлению работника.
9. Документ-основание. Номер и дата приказа о приеме на работу (или иного распоряжения). Важно: если регистрируется вкладыш для уже работающего сотрудника, в этой графе можно поставить прочерк, так как приказ о приеме уже был издан ранее.

Пошаговая инструкция по заполнению

Чтобы избежать ошибок при ведении учета, рекомендуется придерживатся следующего алгоритма действий:

Шаг 1. Подготовка книги

Приобретите готовый журнал или сшейте книгу самостоятельно. Пронумеруйте все страницы, прошейте нитками и заверьте подписью руководителя на последней странице с указанием количества листов. Сургучная печать больше не требуется.

Шаг 2. Прием документа от сотрудника

При поступлении нового сотрудника или получении трудовой книжки от действующего работника (например, для внесения записи), сразу же внесите данные в журнал. Укажите дату приема, ФИО, серию и номер.

Шаг 3. Внесение реквизитов приказа

В графу 9 внесите дату и номер документа о приеме на работу. Это связывает факт наличия трудовой книжки у работодателя с конкретным кадровым событием.

Шаг 4. Подписание

Попросите работника расписаться в графе «Подпись работника, получившего трудовую книжку» (или сдавшего её). Без этой подписи запись может считаться недействительной в случае спора.

Шаг 5. Выдача при увольнении

В день увольнения сотрудник должен расписаться не только в личной карточке, но и в книге учета движения трудовых книжек, подтверждая факт получения документа на руки; В соответствующую графу вносится дата выдачи.

Особенности учета вкладышей

Вкладыш заводится, когда в трудовой книжке заканчиваются страницы для записей. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки и учитывается в том же журнале.

Важно помнить: При регистрации вкладыша в графе, где обычно указывается номер приказа о приеме, ставится прочерк, если сотрудник уже работает в организации. Однако сам факт выдачи и подшивка вкладыша должны быть зафиксированы.

Хранение и ответственность

Книга учета движения трудовых книжек относится к документам по личному составу. Срок ее хранения составляет 50 лет (для документов, созданных после 2021 года, ранее срок составлял 75 лет, но для журналов учета часто применяется срок 50 лет, уточнение в локальных актах организации приветствуется).

Порядок замены заполненной книги на новую законодательно не регламентирован детально. Работодатель вправе определить этот порядок в своем локальном нормативном акте (например, заводить новую книгу после заполнения последней страницы предыдущей, делая об этом отметку).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие подписей. Самая частая ошибка — забытая подпись сотрудника о получении книжки. Это может привести к тому, что работник заявит о непередаче ему документа.
• <Неразборчивый почерк и исправления. Все записи должны вестись шариковой ручкой (черной, синей или фиолетовой). Использование карандаша или корректирующей жидкости запрещено.
• Задержки в заполнении. Вносить записи нужно в день фактического приема документа или выдачи, а не «в конце месяца».
• Игнорирование вкладышей. Забытый учет вкладыша приравнивается к утрате части трудовой книжки.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — это не просто бюрократическая формальность, а важная гарантия прав как работодателя, так и работника. Соблюдение правил заполнения, актуальных в 2026 году (в частности, отказ от сургучных печатей при сохранении строгой нумерации), позволит избежать штрафов и успешно пройти любую проверку. Помните: правильно оформленный журнал — это доказательство того, что трудовые отношения в вашей компании строятся на принципах законности и прозрачности.