Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки всё ещё остаются актуальными для миллионов работников․ Особое внимание при работе с этим документом уделяется его началу — лицевой части трудовой книжки․ Именно здесь содержатся персональные данные сотрудника, и любая ошибка на этой странице может повлечь за собой серьезные последствия․
Что представляет собой лицевая часть?
Лицевая сторона трудовой книжки (а также вкладыша в неё), это ьный лист․ Он содержит базовую информацию о владельце:
- Фамилия, имя, отчество (без сокращений);
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия, специальность;
- Дата заполнения;
- Подпись владельца;
- Подпись и печать ответственного лица (кадровика или работодателя)․
Переход на новые бланки и электронные форматы
Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки, у многих россиян всё ещё остаются бумажные варианты․ Важно отметить, что с 2023 года оформлять бумажные трудовые книжки нужно на новых бланках (введены в оборот Приказом Минфина России)․ Старые бланки постепенно выходят из обращения, однако правила заполнения лицевой части остались практически неизменными․
Отдельного внимания заслуживают новые сотрудники․ Если на предыдущем месте работы сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то при увольнении ему выдается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)․ Если такой работник устраивается к вам и желает вновь завести бумажную трудовую, вам придется оформить чистый бланк, аккуратно и внимательно заполнив его лицевую часть на основании паспорта и документов об образовании․
Правила заполнения лицевой части
Персональные данные
ФИО и дата рождения записываются строго на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность․ Не допускаются сокращения имени (например, нельзя написать «Александр» как «Алекс․») или замена отчества инициалом․
Образование и профессия
Эти графы заполняются на основании аттестата, диплома или иного документа об образовании․ Записи должны строго соответствовать формулировкам из документов․ Если сотрудник получил неполное высшее образование, так и нужно написать — «Неполное высшее»․
Дата заполнения и подписи
Дата заполнения на лицевой части — это дата открытия трудовой книжки, а не дата рождения работника․ После внесения всех данных владелец обязательно расписывается на ьном листе․ Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть заверена печатью организации (если она используется)․
Что делать, если трудовая книжка испорчена?
В процессе работы с документами могут возникать нестандартные ситуации․ Один из частых вопросов кадровиков: «Трудовая книжка не потеряна, а испорчена (залита чаем, кофе, чернилами и т․д․), как вносить записи в графе 4?»
Если лицевая часть или внутренние страницы залиты и прочитать информацию невозможно, документ признается испорченным․ В этом случае:
- Не пытайтесь восстанавливать записи поверх пятен — это сделает документ недействительным․
- Оформляется дубликат трудовой книжки․
- Что касается графы 4 (основание для внесения записи — обычно приказ или распоряжение): если сама трудовая книжка испорчена, но копия приказа о приеме, переводе или увольнении сохранилась в личном деле или архиве, запись в дубликат вносится на основании этой копии․ В графе 4 дубликата указываются дата и номер приказа, информация из которого подтверждена документально․
- Если приказы не сохранились, работодатель обязан помочь сотруднику собрать справки с предыдущих мест работы для восстановления стажа․
Исправление ошибок на ьном листе
Ошибки на лицевой части недопустимы, но случаются даже у опытных кадровиков․ Перечеркивать и исправлять данные на ьном листе категорически запрещено (в отличие от раздела «Сведения о работе», где зачеркивание допустимо)․
Если ошибка обнаружена сразу (например, неверно указана фамилия), бланк уничтожается и заполняется новый․ Если ошибка выявлена спустя годы (например, женщина сменила фамилию при вступлении в брак), старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая пишется рядом․ Ссылка на документ (свидетельство о браке) вносится на внутреннюю сторону обложки и заверяется подписью и печатью․
Лицевая часть трудовой книжки — это лицо документа и самого работника․ От того, насколько грамотно и аккуратно она заполнена, зависит отсутствие проблем при назначении пенсии или трудоустройстве на новую работу․ Помните, что бумажный формат всё ещё жив, новые бланки нужно оформлять по актуальным стандартам, а в случае порчи документа, своевременно оформлять дубликат, опираясь на копии приказов и архивные справки․