Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим стаж и опыт работы. Несмотря на переход на электронный формат с 2021 года, бумажные книжки всё ещё используются (например, при выдаче дубликата или для сотрудников, принятых до и отказавшихся от электронного варианта). Поэтому знание правил заполнения и критериев действительности записи обязательно для кадровых специалистов и бухгалтеров.

Основные требования к действительной записи

• Соответствие нормативному акту – запись должна оформляться в accordance с Приказом Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Правильное оформление реквизитов – в графе указываются:
  • дата (число и месяц – двузначные арабские цифры, год – четырехзначные);
  • номер записи (последовательный номер в разделе «Сведения о работе»);
  • наименование организации (полное, без сокращений, если иное не предусмотрено уставом);
  • должность, профессия или специальность;
  • вид трудовой деятельности (постоянная, временная, сезонная и т.д.);
  • основание для записи (приказ, договор, соглашение и т.п.).
• Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации. Если печать отсутствует, ставится пометка «Печать не установлена» с указанием причины.
• Отсутствие исправлений и помарок – любые исправления должны выполняться строго по установленной процедуре (зачёркивание ошибочного текста, внесение правильного варианта сверху, подпись и дата исправления). Сам по себе исправленный вариант не считается недействительным, если оформлен правильно.

Примеры действительных записей

Запись о приёме на работу

Пример:

1. – 1 – ООО «СтройГрад» – инженер-проектировщик – постоянная работа – приказ № 45 от о приёме на работу.

Запись об увольнении

Пример:

1. – 2 – ООО «СтройГрад» – инженер-проектировщик – уволен по собственному желанию – приказ № 112 от об увольнении.

Запись о переводе на другую должность (внутри организации)

Пример:

1. – 3 – ООО «СтройГрад» – старший инженер-проектировщик – перевод на другую должность – приказ № 23 от о переводе.

Когда запись считается недействительной

• Отсутствие обязательных реквизитов (дата, номер, наименование организации, должность, основание).
• Неподписанная запись или отсутствие печати организации (при условии, что печать обязательна по внутренним нормам).
• Запись, сделанная не в соответствии с текущим порядком (например, использование старых форм после введения Приказа 320н без соответствующих изменений).
• Ошибки, не исправленные надлежащим образом (простое зачёркивание без подписи и даты исправления).
• Запись, внесённая в электронную трудовую книжку, но дублированная в бумажную без указания, что она является дубликатом (в таком случае бумажная запись может считаться недействительной как основной документ).

Как исправить недействительную запись

Согласно пункту 5 Приказа 320н, исправление производится следующим образом:

1. Ошибочный текст аккуратно зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы оставалось читаемым.
2. Сверху пишется правильный вариант.
3. Справа указывается «Исправлено», подпись ответственного лица и дата исправления.
4. При необходимости ставится печать организации.

После выполнения этих действий запись вновь считается действительной и может быть использована для подтверждения стажа, расчёта пенсии и других целей.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками

С года для newly hired сотрудников трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде в системе «Социальное страхование». Однако:

• Если работник был принят до и отказался переходить на электронный формат, его бумажная книжка продолжает вестись.
• При выдаче дубликата бумажной трудовой книжки (в случае утраты или порчи) в неё вносятся только те записи, которые признаны действительными; недействительные записи не переносятся.
• Электронные записи имеют тот же юридический статус, что и бумажные, при условии их соответствия требованиям Приказа 320н.

Практический совет кадровикам

1. Перед внесением записи проверяйте наличие всех необходимых документов (приказ, договор, соглашение).
2. Используйте шаблоны, утверждённые вашей организацией, но сверяйте их с актуальным Приказом 320н.
3. После внесения записи сразу же подписывайте и ставьте печать – это снижает риск забыть завершить оформление.
4. Ведите журнал учёта исправлений, чтобы иметь подтверждение правильности внесённых изменений.
5. При переходе на электронный формат храните скан‑копии всех бумажных записей на случай необходимости восстановления дубликата.

Соблюдение перечисленных правил гарантирует, что каждая запись в трудовой книжке будет признана действительной и сможет без проблем использоваться при подтверждении трудового стажа, начислении пенсии и решении иных трудовых вопросов.