Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обновлено: 23 мая 2026 года

⚠️ Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть внесены не позднее 5 дней с даты начала работы сотрудника (ч. 1 ст. 68 ТК РФ‚ п. 9 Правил‚ утв. приказом Минтруда от № 320н).

Общие сведения о трудовой книжке и приеме на работу

Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:

Сведения о приеме на работу;
Переводы на другую должность;
Увольнения;
Награды и поощрения;
Сведения о награждении почетными грамотами и знаками отличия;
Сведения о присвоении новых разрядов и классных чинов;
Сведения о работе по совместительству (если это предусмотрено локальными нормативными актами).

С 2020 года в России ведется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ но бумажные аналоги все еще используются в некоторых случаях‚ особенно при приеме на работу граждан‚ не имеющих стажа в РФ.

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка — традиционный формат‚ который выдается при первом трудоустройстве.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения хранятся в базе данных Пенсионного фонда РФ. Работодатель обязан вносить данные в ЭТК при приеме на работу.
Вкладыш в трудовую книжку, оформляется‚ если в основной книжке закончилось место для записей.

Общие требования к заполнению

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

Записи вносятся чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета‚ которые устойчивы к воздействию воды и света;
Не допускаются сокращения (например‚ «ООО» вместо «общество с ограниченной ответственностью»);
Все записи должны быть четкими и разборчивыми;
Записи вносятся в соответствующий раздел — «Сведения о работе»;
Порядковый номер записи должен быть указан в графе 1;
Дата приема на работу указывается в графе 2;
В графе 3 указывается полное и сокращенное наименование организации;
В графе 4 указываются реквизиты приказа (номер и дата) о приеме на работу.

⚠️ Важно! Если в трудовой книжке закончилось место для записей‚ необходимо оформить вкладыш. Вкладыш выдается бесплатно и прикрепляется к основной книжке.

Структура записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать следующие элементы:

Пример записи:

Графа 1. Порядковый номер записи (например‚ «1»)
Графа 2. Дата приема на работу (например‚ «»)
Графа 3. Полное и сокращенное наименование организации‚ должность‚ на которую принимается работник
Графа 4. Основание приема на работу (реквизиты приказа‚ например‚ «Приказ № 45 от «)

Образцы записей о приеме на работу

Пример записи при приеме на основную работу

1.
Принят(а) в Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)‚ в отдел продаж на должность менеджера по продажам
Приказ № 45 от

Пример записи при приеме на работу в порядке перевода

2.
Принят(а) в Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)‚ в отдел маркетинга на должность специалиста по маркетингу‚ в порядке перевода из Общества с ограниченной ответственностью «Василек» (ООО «Василек»)
Приказ № 50 от

Пример записи при приеме на работу по совместительству

3.
Принят(а) в Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)‚ на должность бухгалтера по совместительству
Приказ № 55 от

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года при приеме на работу работодатели обязаны вносить данные в электронную трудовую книжку. Особенности заполнения ЭТК:

Данные вносятся в базу Пенсионного фонда РФ;
Работник может запросить бумажную выписку из ЭТК;
При приеме на работу в ЭТК вносятся те же сведения‚ что и в бумажную книжку;
Работодатель обязан уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку.

⚠️ Важно! Если у работника нет бумажной трудовой книжки (например‚ при приеме на работу гражданина иностранного государства)‚ работодатель может оформить ЭТК или выдать бумажную книжку по заявлению работника.

Документы‚ необходимые для внесения записи о приеме на работу

Для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку (или ЭТК) работодателю необходимы следующие документы:

Трудовой договор — основной документ‚ подтверждающий факт трудоустройства;
Приказ (распоряжение) о приеме на работу, документ‚ на основании которого вносится запись;
Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность, для подтверждения личности работника;
СНИЛС — для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;
Документы об образовании и квалификации (при необходимости);
Справка о предыдущей трудовой деятельности (если трудовая книжка отсутствует или испорчена).

Ошибки при заполнении трудовой книжки и их исправление

При заполнении трудовой книжки возможны ошибки. Основные из них:

Неправильное указание наименования организации;
Отсутствие даты или номера приказа;
Использование сокращений;
Неправильный порядок записей;
Отсутствие записи о приеме на работу.

Если ошибка обнаружена‚ необходимо:

Перечеркнуть неправильную запись одной чертой;
Написать правильную запись на следующей строке;
Указать основание исправления (например‚ «Исправленному верить»);
Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Пример исправления:

Неправильно:
Принят(а) в ООО «Ромашка» на должность менеджера

Правильно:
Принят(а) в Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») в отдел продаж на должность менеджера по продажам
Исправленному верить
Подпись ответственного лица ________________

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить правильное хранение трудовых книжек:

Трудовые книжки хранятся в металлическом шкафу или сейфе;
Доступ к трудовым книжкам имеют только ответственные сотрудники (например‚ специалист по кадрам);
При выдаче трудовой книжки работнику оформляется расписка;
В организации ведется книга учета движения трудовых книжек;
При утере трудовой книжки работник может запросить дубликат.

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения‚ хранения или внесения записей в трудовую книжку работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

Штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
При повторном нарушении — дисквалификация на срок до 3 лет;
В случае умышленного искажения сведений — уголовная ответственность (ст. 292 УК РФ).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли использовать сокращения при заполнении трудовой книжки?

Ответ: Нет‚ сокращения не допускаются. Необходимо указывать полное наименование организации.

Вопрос 2. В какой срок необходимо внести запись о приеме на работу?

Ответ: Запись должна быть внесена не позднее 5 дней с даты начала работы сотрудника.

Вопрос 3. Что делать‚ если в трудовой книжке закончилось место для записей?

Ответ: Необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вопрос 4. Нужно ли заверять записи в трудовой книжке печатью?

Ответ: Нет‚ записи в трудовой книжке не заверяются печатью. Печать ставится только при оформлении дубликата трудовой книжки.

Вопрос 5. Как внести запись о приеме на работу иностранного гражданина без трудовой книжки?

Ответ: Работодатель оформляет электронную трудовую книжку или выдает бумажную книжку по заявлению работника.

Запись о приеме на работу в трудовую книжку, это важный этап оформления сотрудника. От правильности заполнения зависит не только корректность ведения кадрового учета‚ но и защита прав работника.

Следуйте установленным правилам‚ используйте образцы записей и своевременно вносите сведения в трудовую книжку или электронную трудовую книжку. Это позволит избежать ошибок и спорных ситуаций в будущем.

Помните: Трудовая книжка — это документ строгой отчетности‚ и его правильное ведение — обязанность работодателя.

Примечание: Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации и актуальных нормативных актов. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадрам.