Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современной российской практике управления персоналом возникают ситуации, когда работодатель вынужден продавать трудовые книжки сотрудникам. Это не стандартная процедура, но в ряде случаев — например, при увольнении, когда сотрудник не забрал свою трудовую книжку, или при оформлении новой книжки по утере — возникает необходимость в её продаже. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить продажу трудовой книжки через 1С, какие нормы Трудового кодекса и налогового законодательства нужно учитывать, и как избежать ошибок, ведущих к штрафам и спорам с сотрудниками.

Почему возникает необходимость продажи трудовой книжки?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка выдаётся работнику бесплатно работодателем при трудоустройстве. Однако в следующих случаях возможна продажа:

Сотрудник уволился, но не забрал трудовую книжку в установленные сроки (3 дня с момента увольнения), и работодатель вынужден её продать как брак или утерянный документ.
Сотрудник потерял трудовую книжку и требует оформить новую — в этом случае работодатель может предложить приобрести бланк новой книжки (если он приобретён у уполномоченного поставщика).
Работодатель приобрёл бланки трудовых книжек оптом, и остатки неиспользованных бланков списываются как товар — тогда их можно продать сотрудникам по стоимости закупки.

Важно! Продажа трудовой книжки — это не обязанность работодателя, а исключительно добровольная инициатива, допустимая только при соблюдении всех норм законодательства.

Правовая основа: можно ли продавать трудовые книжки?

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от (ред. от 2023 г.), трудовые книжки изготавливаются и поставляются только уполномоченными организациями (например, «Печатный двор» или региональными типографиями). Работодатель не имеет права изготавливать или продавать бланки как товар.

Однако, если работодатель приобрёл бланки у легального поставщика и не использовал их по назначению, он может:

Списать их как расходы на приобретение бланков.
Продать их сотруднику по стоимости закупки (без наценки) как компенсацию расходов на замену утерянного документа.

Важно: Продажа по цене выше закупочной — это нарушение, так как трудовая книжка не является товаром, а является служебным документом. Любая наценка может быть расценена как незаконное извлечение прибыли и повлечёт штрафы со стороны трудовой инспекции или ФНС.

Как оформить продажу трудовой книжки в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)

В 1С:ЗУП продажа трудовой книжки оформляется как операция по реализации материальных ценностей. Ниже, пошаговая инструкция:

Шаг 1: Создание товара в справочнике

Перейдите: Справочники → Товары и услуги.
Создайте новый товар: «Бланк трудовой книжки».
Укажите единицу измерения, шт.
В графе «Тип товара» выберите: «Материалы» или «Прочие материальные ценности».
Укажите стоимость закупки (например, 150 руб. за штуку, реальная цена на 2024 г.).

Шаг 2: Оформление прихода бланков

Перейдите: Закупки → Приход товаров и услуг.
Выберите поставщика (например, «Печатный двор»).
Добавьте товар «Бланк трудовой книжки» в количестве, например, 10 шт.
Сохраните документ — он отразится в остатках на складе.

Шаг 3: Продажа сотруднику

Перейдите: Кадры → Расчеты с сотрудниками → Прочие начисления и удержания.
Создайте документ: «Удержание из заработной платы».
Выберите сотрудника, которому продается книжка.
В поле «Основание» укажите: «Продажа бланка трудовой книжки за счет сотрудника».
В поле «Сумма» введите стоимость закупки (например, 150 руб.).
В поле «Счет учета» укажите: 76.05, Расчеты с разными дебиторами и кредиторами.
Сохраните документ.

Шаг 4: Отражение в бухучете

После удержания суммы из зарплаты сотрудника, необходимо отразить реализацию товара:

Перейдите: Торговля → Реализация товаров и услуг.
Создайте документ: «Реализация товаров и услуг».
Выберите контрагента — «Сотрудник» (в справочнике контрагентов создайте отдельную запись: «Сотрудник, покупатель бланка»).
Добавьте товар «Бланк трудовой книжки» в количестве 1 шт.
Сумма — та же, что и удержание (150 руб.).
В поле «Счет учета» укажите: 90.01 — Выручка и 41.01, Товары (для списания).
Сохраните и проведите документ.

Система автоматически сформирует проводки:

Дт 76.05 Кт 70 — удержание суммы из зарплаты сотрудника.
Дт 62 Кт 90.01 — реализация товара (выручка).
Дт 90.02 Кт 41 — списание стоимости товара.

Налоговые аспекты

Продажа трудовой книжки сотруднику имеет следующие налоговые последствия:

НДС: если организация применяет ОСН и реализует товары, НДС начисляется по ставке 20%. Однако, если стоимость продажи равна закупочной, и вы не получаете прибыли, НДС можно не начислять — но только при наличии документального подтверждения (чек, акт, договор). Рекомендуется консультироваться с налоговым консультантом.
Налог на прибыль: если продажа происходит по цене закупки — прибыли нет, налог не начисляется.
НДФЛ: сумма, удержанная с сотрудника, не является доходом в его пользу — это компенсация расходов работодателя. Следовательно, НДФЛ с этой суммы не начисляется.

Продажа трудовых книжек сотрудникам