Дата публикации: 23 мая 2026 года

Актуальность: В 2026 году правила ведения и заполнения трудовых книжек претерпели изменения, особенно в части цифровизации и отчётности. Данная статья поможет кадровикам, бухгалтерам и работникам правильно оформить запись об увольнении, включая случаи длительного отсутствия на работе.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Ошибки или неточности в записях об увольнении могут привести к:

• Потере трудового стажа;
• Проблемам при начислении пенсии;
• Затруднениям в получении пособий и льгот;
• Возможным судебным разбирательствам.

По данным Пенсионного фонда России, около 12% обращений граждан связаны с необходимостью исправления ошибок в трудовых книжках, что напрямую влияет на размер будущей пенсии.

⚠️ Что такое «длительное увольнение» и как оно отражается в трудовой книжке

Длительное увольнение, это ситуация, когда работник длительное время не выполняет трудовые обязанности, но формально трудовые отношения не прекращены. В таких случаях запись об увольнении вносится только после издания соответствующего приказа.

Возможные причины:

• Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины;
• Длительная нетрудоспособность (если не оформлен больничный);
• Инициатива работодателя по расторжению трудового договора;
• Собственное желание работника (с предупреждением за 2 недели).

Важно! Запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа (распоряжения) об увольнении.

📝 Общие правила заполнения трудовой книжки при увольнении

Сроки внесения записи

Согласно пункту 2.3 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

• Запись о приёме, переводе или увольнении вносится не позднее 7 дней со дня издания приказа;
• При увольнении запись вносится в день увольнения;
• Запись должна точно соответствовать тексту приказа.

Структура записи в трудовой книжке

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» и содержит 4 графы:

Если работник отсутствовал длительное время, но не был уволен, запись вносится только после издания приказа.

🔍 Как правильно оформить запись при различных основаниях увольнения

Увольнение по собственному желанию (статья 80 ТК РФ)

Формулировка:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Образец заполнения:

Графа 1: 3
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 45 от 

Важно: Работник обязан предупредить работодателя за 2 недели до увольнения.

Увольнение по сокращению штата (статья 81 ТК РФ)

Формулировка:

Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Увольнение по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ)

Формулировка:

Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Увольнение за прогул (пункт 6 статьи 81 ТК РФ)

Формулировка:

Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

При длительном отсутствии на работе без уважительной причины работодатель вправе уволить за прогул.

💻 Особенности заполнения электронной трудовой книжки

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка, которая полностью дублирует бумажную.

Как вносится запись об увольнении в электронную трудовую:

• Работодатель подаёт форму ЕФС-1 в Социальный фонд;
• Сведения об увольнении отражаются в подразделе 1.1 раздела 1;
• Запись вносится в день увольнения;
• Бумажная трудовая книжка при этом не заполняется (если работник не изъявил желание её сохранить).

Важно! Если работник продолжает вести бумажную трудовую книжку, запись в неё вносится в обязательном порядке.

⚠️ Распространённые ошибки и как их избежать

Как исправить ошибку:

1. На основании приказа об исправлении внести корректную запись;
2. Указать: «Запись №… недействительна, см. запись №…»;
3. Завершить подписью ответственного лица и печатью.

📄 Образцы записей об увольнении (2026 год)

Образец 1: Увольнение по собственному желанию

Графа 1: 4
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 50 от 

Образец 2: Увольнение по соглашению сторон

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 52 от 

Образец 3: Увольнение за прогул

Графа 1: 6
Графа 2: 
Графа 3: Уволен за прогул, подпункт "а" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 55 от 

❓ Ответы на частые вопросы

Вопрос 1: Можно ли уволить работника, который длительное время отсутствует на работе?

Ответ: Да, если отсутствие без уважительной причины длится более 4 часов подряд (прогул), работодатель вправе уволить за прогул по статье 81 ТК РФ.

Вопрос 2: Что делать, если работник не согласен с основанием увольнения?

Ответ: Работник может обратиться в суд с иском об изменении основания увольнения. При удовлетворении иска суд обяжет работодателя внести корректирующую запись.

Вопрос 3: Нужно ли вносить запись в бумажную трудовую книжку, если работник переведён на электронную?

Ответ: Нет, если работник выбрал электронную трудовую книжку. Однако, если он продолжает вести бумажную, запись вносится в обязательном порядке.

Вопрос 4: Можно ли уволить работника задним числом?

Ответ: Нет. Дата увольнения должна совпадать с датой издания приказа. В противном случае запись может быть признана недействительной.

• Всегда сверяйте запись в трудовой книжке с приказом об увольнении.
• Используйте точные формулировки из Трудового кодекса.
• Вносите запись в день увольнения (или не позднее 7 дней).
• Заверяйте каждую запись подписью и печатью.
• При длительном отсутствии на работе оформляйте приказ об увольнении только после установления факта отсутствия.
• Своевременно исправляйте ошибки, чтобы избежать проблем с пенсией и стажем.

Помните: Трудовая книжка — это документ строгой отчётности. Неточности в записях могут привести к серьёзным последствиям для работника и работодателя.

🔗 Полезные ссылки и нормативные акты

• КонсультантПлюс, официальный источник по Трудовому кодексу;
• Пенсионный фонд России — информация о трудовом стаже;
• Роструд — разъяснения по трудовому законодательству;
• Минтруд России — нормативные акты и приказы;
• Социальный фонд России, порядок ведения электронных трудовых книжек.

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это обязанность работодателя и право работника. Даже при длительном отсутствии на работе важно соблюдать процедуру увольнения и вносить корректные записи.

Следуйте рекомендациям из этой статьи, используйте проверенные образцы и не забывайте заверять записи. Это поможет избежать проблем с трудоустройством, пенсией и социальными льготами в будущем.

Если у вас остались вопросы — оставляйте их в комментариях. Мы обязательно поможем!