Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. От правильности внесения записей в этот документ зависит будущее право сотрудника на пенсию. Одним из самых частых вопросов‚ возникающих у кадровиков и работодателей‚ является: где именно ставится печать при увольнении работника? Ошибки в этом вопросе могут привести к тому‚ что Пенсионный фонд не зачтет период работы‚ и сотруднику придется искать бывшего работодателя для исправления неточностей.
Кто имеет право ставить печать?
Согласно разъяснениям Роструда‚ в трудовой книжке пишется наименование подведомственного учреждения и ставится его печать. Это означает‚ что заверять записи при увольнении имеет право только работодатель, организация или индивидуальный предприниматель‚ с которым у сотрудника заключен трудовой договор.
Важно помнить‚ что проставлять печать подразделения (например‚ филиала или представительства) можно только в том случае‚ если это подразделение имеет статус юридического лица и обладает собственной круглой печатью. В противном случае используется основная печать головной организации.
Куда именно ставится печать при увольнении?
Правила заполнения трудовых книжек строго регламентируют место‚ где должна располагаться оттиск печати. При увольнении работника печать ставится в разделе «Сведения о работе»‚ в той самой записи‚ которая содержит информацию об увольнении.
Точное расположение оттиска
Печать не должна перекрывать текст записи‚ даты или подписи так‚ чтобы их невозможно было прочитать. Идеальное и законное расположение печати выглядит следующим образом:
- Печать ставится внизу под записью об увольнении.
- Она должна частично захватывать пространство‚ где стоит подпись сотрудника‚ внесшего запись (обычно это кадровик или руководитель)‚ и подпись увольняемого работника‚ который ознакомился с записью.
- Часть оттиска может заходить на наименование должности лица‚ подписавшего запись.
- Главное правило: печать не должна закрывать основную информацию — номер и дату приказа‚ дату увольнения и формулировку причины увольнения.
Пошаговый порядок внесения записи и постановки печати
Чтобы избежать ошибок‚ процесс оформления увольнения в трудовой книжке должен быть строго последовательным:
- Внесение записи об увольнении. В графе 1 ставится порядковый номер записи‚ в графе 2 — дата увольнения‚ в графе 3 — сама причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ‚ в графе 4 — дата и номер приказа об увольнении.
- Подписание записи. Запись подписывает лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек (с указанием должности и расшифровки подписи)‚ после чего ставиться подпись самого работника.
- Простановка печати. Работодатель ставит круглую печать организации или ИП таким образом‚ чтобы она заверяла подписи.
Важные нюансы и частые ошибки
Можно ли работать без печати?
С 2015 года организации и индивидуальные предприниматели имеют право работать без печатей. Если компания официально отказалась от использования печати‚ она обязана приложить к трудовой книжке работника специальную справку или копию приказа‚ подтверждающую‚ что данная организация работает без печати. В противном случае отсутствие оттиска вызовет вопросы у будущих работодателей и у Пенсионного фонда.
Что делать‚ если печать поставлена криво или не на то место?
Если печать попала на текст и сделала его нечитаемым‚ это является нарушением. В таком случае не стоит перечеркивать запись. Необходимо внести запись о признании записи недействительной и сделать новую‚ правильную запись ниже‚ заверив ее новой печатью.
Если печать просто размазалась или легла неровно‚ но текст читается хорошо‚ лучше всего сделать уточняющую запись: «Печать поставлена нечетко по причине…» и заверить ее подписью и новой печатью‚ либо просто поставить печать еще раз на свободное место рядом (если позволяет место)‚ не перекрывая другие записи.
Печать кадровой службы вместо печати организации
Многие кадровики по привычке ставят штамп «Для документов» или печать отдела кадров. Это грубая ошибка. Трудовая книжка заверяется только круглой печатью организации (или ИП). Печать кадровой службы не имеет юридической силы для заверения записей в трудовой книжке.
Постановка печати при увольнении — это не просто формальность‚ а важный юридический акт‚ подтверждающий факт прекращения трудовых отношений. Оттиск должен быть четким‚ читаемым и стоять строго на своем месте — внизу записи об увольнении‚ частично заверяя подписи ответственных лиц. Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции‚ а работника — от проблем с подтверждением своего стажа.