Трудовая книжка — неотъемлемый документ трудовой биографии работника.
Её правильное заполнение гарантирует законность трудовых отношений, упрощает проверку со стороны государственных органов и защищает права сотрудника.
Ниже приведено подробное руководство, основанное на актуальных нормативных актах (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320‑Н и др.) и практических примерах.
Что и где записывается
- Приём на работу – запись о начале трудового договора.
- Наименование работодателя, адрес, код ОКПО/ОКФС.
- Должность, специальность, квалификация, режим работы.
- Порядковый номер записи (нарастающий в течение всей трудовой биографии).
- Перевод в другое подразделение – запись о переводе внутри организации.
- Фраза «Переведён» + подразделение, должность, специальность.
- Дата перевода.
- Повышение квалификации – запись о повышении квалификации, если это оформлено в трудовом договоре.
- Награждения и поощрения – запись о премиях, наградах.
- Отпуска и командировки – не обязательны, но могут быть записаны для полноты информации.
- Увольнение – запись о завершении трудовых отношений.
Технические требования к записи
- Все даты пишутся арабскими цифрами: день (двузначно), месяц (двузначно), год (четырёхзначно).
Пример:
- Нумерация записей должна быть сквозной и нарастающей в течение всей трудовой биографии.
- Записи оформляются полностью, без сокращений (например, «Должность» — «Менеджер по продажам», а не «Менеджер»).
- В каждом разделе (приём, перевод, увольнение и т.д.) используется собственный шаблон с указанием полей: №, дата, наименование, должность, причина.
- Записи должны быть чётко выровнены, без лишних пробелов, чтобы избежать ошибок при проверке.
Порядок оформления записи о приёме на работу
- Подготовьте трудовой договор (или приказ о приёме, если он есть).
- Определите порядковый номер записи (если это первая запись, номер 1).
- Заполните поля в разделе «Приём на работу»:
- № записи
- Дата (дата подписания договора)
- Наименование работодателя
- Должность, специальность, квалификация
- Причина (приём на работу)
- Подпишите и печатайте (если применимо) запись.
- Сохраните копию в личном деле сотрудника.
Как исправить ошибку в записи
Если в записи указана неправильная дата приказа или другая ошибка, необходимо:
- Внести корректирующую запись в следующей строке, указав правильную дату и причину исправления (например, «Исправлено: дата приказа»).
- Запись должна быть подписана и печатана руководителем или ответственным за кадровую документацию.
- Сохранить копию исправления в личном деле сотрудника.
Переход на электронную трудовую книжку
С 2025 г. сотрудник может отказаться от бумажной версии и перейти на электронную. Для работодателя это означает:
- Внесение корректной записи в бумажную трудовую книжку (как описано выше).
- Выдача бумажной книжки сотруднику на руки.
- Подача заявления о переходе в электронную систему (через портал «Е-Офис»).
- Получение электронного подтверждения и обновление данных в системе.
Пример заполнения
Ниже приведён образец записи о приёме на работу:
№ 1 Наименование работодателя: ООО «Ромашка» Адрес: г. Москва, ул. Лесная, д. 10 Должность: Менеджер по продажам Специальность: Управление продажами Квалификация: 3 (средний специалист) Причина: Приём на работу
И пример записи о переводе:
№ 2Переведён в подразделение: Отдел маркетинга Должность: Руководитель отдела Причина: Перевод внутри организации
- Всегда следите за соблюдением порядка нумерации и точностью дат.
- Записи должны быть полными и без сокращений, чтобы избежать ошибок при проверке.
- При переходе на электронную трудовую книжку обязательно сохраняйте бумажную копию до момента подтверждения перехода.
- Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов (постановления, приказы Минтруда) – правила могут обновляться.
Правильное оформление трудовой книжки — это залог юридической чистоты трудовых отношений и защита прав как работодателя, так и сотрудника. Следуйте приведённым рекомендациям, и ваш кадровый отдел будет работать без ошибок и задержек.