Трудовая книжка – один из главных документов‚ фиксирующих трудовое право. С 2021 года в России действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ однако в ряде случаев всё ещё требуется вести бумажный вариант или оформить дубликат. В этой статье собраны актуальные примеры заполнения трудовых книжек‚ правила оформления и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

Правила заполнения трудовых книжек установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69. Данный нормативный акт определяет:

• форму и содержание записей;
• порядок оформления дубликата;
• требования к электронным и бумажным версиям.

С 1 января 2023 г. вступила в силу новая форма трудовых книжек‚ утверждённая Приказом Минтруда № 320Н от . Эта форма учитывает особенности электронного документооборота и упрощает ведение кадровых данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Начиная с 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Однако:

• для некоторых категорий работников (например‚ в организациях‚ где требуется печать) сохраняется бумажный вариант;
• при потере оригинала допускается оформить дубликат в соответствии с п. 7.1 Инструкции.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

По статье 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек‚ дубликат оформляется в следующих случаях:

1. потеря оригинала;
2. нечитаемость записи;
3. требование работодателя о переносе данных в новый формат.

Эксперты Роструда разрешили работодателю оформить дубликат сотруднику‚ перешедшему на ЭТК‚ но потерявшему оригинал. При этом в дубликате указываются те же сведения‚ что и в оригинале‚ но с пометкой «Дубликат».

Как сохранить трудовой стаж при переходе на ЭТК?

В Министерстве труда объяснили‚ что граждане‚ перешедшие на электронные формы‚ могут сохранить сведения о стаже‚ если:

• ввести данные в ЭТК в соответствии с новой формой;
• предоставить работодателю копию старой трудовой книжки (или её выписку);
• получить подтверждение от предыдущего работодателя о длительности работы.

Примеры заполнения трудовых книжек

Ниже представлены типичные примеры записи в разных ситуациях.

Приём на работу (первая запись)

Запись № 1
Место работы: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер‑программист
Трудовой договор: с ‚ бессрочный

Перевод на другую должность

Запись № 5
Место работы: ЗАО «Инновации»
Должность: Ведущий разработчик
Трудовой договор: с ‚ бессрочный
Перевод с предыдущей должности: Инженер‑программист (с )

Оформление дубликата

Запись № 9 (Дубликат)
Место работы: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер‑программист
Примечание: Дубликат‚ выдан в связи с потерей оригинала.

Завершение работы по соглашению сторон

Запись № 12
Место работы: ЗАО «Инновации»
Примечание: Работа закончена по соглашению сторон с .

Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе

Для автоматизации процесса многие организации используют специализированные кадровые программы. Основные шаги:

1. Создать профиль сотрудника – ввести ФИО‚ дату рождения‚ паспортные данные.
2. Выбрать тип документа – «Трудовая книжка (бумажная)» или «Электронная трудовая книжка».
3. Внести сведения о трудовой деятельности – даты начала‚ окончания‚ должность‚ место работы.
4. Сохранить и подписать – электронная подпись работодателя и сотрудника.
5. Экспортировать – при необходимости вывести данные в формате‚ совместимом с ГОСТ Р 34‑2018.

В большинстве программ предусмотрена функция автозаполнения на основе данных из трудового договора и приказов о переводе.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжки?
  Ответ: Да‚ но в таком случае в электронной версии должны быть отражены все записи‚ присутствующие в оригинале.
• Вопрос: Как правильно оформить запись о стаже‚ если сотрудник менял работодателя?
  Ответ: Указываются все места работы последовательно‚ с указанием дат начала и окончания каждого периода.
• Вопрос: Что делать‚ если в книжке пропущена запись о работе?
  Ответ: Необходимо оформить дубликат и в него включить недостающие сведения‚ приложив подтверждающие документы (трудовой договор‚ выписку из листа учёта рабочего времени).

Заполнение трудовых книжек – важный процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований. С 2023 года введена новая форма‚ а переход на электронные формы упрощает ведение кадровых данных. Правильное оформление записей‚ своевременное оформление дубликата и правильная работа с программным обеспечением позволяют избежать ошибок и сохранить полный трудовой стаж сотрудника.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по заполнению трудовых книжек‚ рекомендуем обратиться в Минтруд РФ или к специализированным кадровым консультантам.

Автор статьи: редакция кадрового портала‚ 21 мая 2026 г.