Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В Республике Казахстан (ТОО — Товарищество с ограниченной ответственностью) ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РК и Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными приказом Министра труда и социальной защиты населения РК.

С 2025 года введены новые правила заполнения трудовых книжек, которые необходимо строго соблюдать. В этой статье мы подробно рассмотрим:

1. Основные требования к заполнению
2. Правила оформления ьного листа
3. Записи о приеме на работу и переводах
4. Исправление ошибок
5. Особенности ведения вкладышей и дубликатов
6. Электронные трудовые книжки

Основные требования к заполнению трудовой книжки

Согласно новым правилам (2025-2026 гг.), при заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие требования:

• Ручка: Используется только шариковая ручка с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Запрещено использование карандаша или корректора.
• Почерк: Записи должны быть четкими, разборчивыми, без помарок и исправлений.
• Язык: Записи вносяться на государственном языке (казахском) и, по желанию работника, на русском языке.
• Печать: Все записи, кроме ьного листа, заверяются подписью ответственного лица и круглой печатью организации (при наличии).
• Сроки: Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме.

Что запрещено делать при заполнении:

• Оставлять пустые строки между записями
• Исправлять записи корректором или замазывать
• Вносить записи карандашом
• Использовать неразборчивый почерк
• Удалять или подчищать страницы

Оформление ьного листа

ьный лист — это первая страница трудовой книжки, которая содержит основные сведения о работнике. Его заполнение имеет свои особенности:

Порядок заполнения:

1. Фамилия, имя, отчество: Указываются полностью, без сокращений, в именительном падеже.
2. Дата рождения: Указывается в формате: число, месяц, год (например, 15 января 1990 года).
3. Образование: Указывается уровень образования (среднее, высшее, послевузовское и т.д.).
4. Профессия, специальность: Указывается в соответствии с документом об образовании.
5. Дата заполнения: Указываеться дата заполнения ьного листа.

Записи о приеме на работу и переводах

Все записи о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности вносятся в раздел «Сведения о работе».

Структура записи:

Запись должна содержать следующие элементы:

• Номер записи по порядку
• Дата приема (перевода), число, месяц, год
• Наименование должности или профессии
• Наименование структурного подразделения (при наличии)
• Основание для приема (перевода), номер и дата приказа

Особенности:

• Если работник переводится на другую постоянную работу, запись вносится в графу «Сведения о работе».
• При временном переводе запись не вносится (временные переводы оформляются приказом, но не отражаются в трудовой книжке).
• Запись об увольнении должна содержать основание для расторжения трудового договора в точном соответствии с Трудовым кодексом РК.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки в трудовой книжке подлежат обязательному исправлению. Существует два способа исправления:

Зачеркивание и внесение правильной записи

Если ошибка допущена в одной строке, неправильная запись зачеркивается одной чертой, а сверху вносится правильная запись. На полях делается отметка «Исправленному верить», которая заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Выдача дубликата

Если ошибка допущена в нескольких строках или исправление невозможно, работнику выдается дубликат трудовой книжки. При этом в дубликате указывается:

• Основание для выдачи дубликата (например, «На основании приказа № 100 от «)
• Все записи из оригинальной трудовой книжки (без ошибок)

Ведение вкладышей и дубликатов

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш выдается, если:

• В трудовой книжке закончились свободные страницы
• Трудовая книжка пришла в негодность (например, порвана)

Правила заполнения вкладыша:

• На вкладыше указывается номер и серия трудовой книжки, к которой он прилагается
• Записи вносятся в том же порядке, что и в основной книжке
• Вкладыш заверяется подписью ответственного лица и печатью

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Утрата трудовой книжки
• Признание трудовой книжки недействительной
• Существенные ошибки, которые невозможно исправить

При оформлении дубликата:

• В дубликате указывается причина выдачи
• Все записи переносятся из оригинала (при наличии)
• Дубликат заверяется подписью и печатью

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в Казахстане начался переход на электронные трудовые книжки. Работодатель обязан:

• Вносить сведения о трудовой деятельности в систему СФР (Социальный фонд Республики)
• Предоставлять отчеты по форме СЗВ-ТД
• Обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке

Особенности работы с ЭТК:

• Записи вносятся в электронном виде
• Работник может запросить бумажную копию ЭТК
• ЭТК не требует физического хранения, но должна быть доступна по запросу

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Нарушение правил ведения, хранения или заполнения трудовой книжки влечет за собой административную ответственность:

• Для должностных лиц: Штраф в размере от 10 до 20 МРП (месячный расчетный показатель)
• Для юридических лиц: Штраф в размере от 50 до 100 МРП
• В случае утраты трудовой книжки — ответственность возлагается на работодателя, который обязан выдать дубликат

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли сделать запись в трудовой книжке без приказа?

Ответ: Нет, все записи в трудовой книжке должны основываться на приказах по личному составу. Запись без приказа считаеться недействительной.

Вопрос 2: Как быть, если работник отказывается получать трудовую книжку при увольнении?

Ответ: Работодатель обязан уведомить работника о необходимости получения трудовой книжки под подпись. Если работник не явился, трудовая книжка отправляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вопрос 3: Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет, все записи должны вноситься своевременно, не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.

Вопрос 4: Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Ответ: Работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата; Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня обращения.

Заполнение трудовой книжки — это ответственная процедура, которая требует точности, внимательности и соблюдения всех нормативных требований. Нарушение правил может привести к серьезным последствиям как для работодателя, так и для работника.

Рекомендуем:

• Использовать только официальные бланки трудовых книжек
• Соблюдать установленные сроки внесения записей
• Проверять правильность заполнения перед выдачей работнику
• Вести учет трудовых книжек в организации
• Обучать ответственных лиц правилам ведения трудовых книжек

Полезные ресурсы

• Официальный портал Правительства Республики Казахстан
• Министерство труда и социальной защиты населения РК
• Пенсионный фонд Республики Казахстан
• Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры РК

Дата публикации: 23 мая 2026 года
Автор: Справочно-информационный портал по трудовому законодательству РК