Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. С 1 января 2021 года в России параллельно существуют два формата: бумажная (традиционная) и электронная трудовая книжка (ЭТК). Правила её заведения (оформления) и ведения зависят от даты приема на работу, наличия уже существующего документа и выбора работника.

Общее правило по Трудовому кодексу РФ

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (кроме физических лиц, не являющихся ИП) обязан завести и вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной.

Ключевой момент: «Завести» означает оформить новый документ (бумажный бланк или запись в ЭТК) при первичном трудоустройстве или восстановить документ при утере. «Вести» — значит вносить в него все сведения о каждом месте работы.

Основные случаи заведения трудовой книжки в 2024-2026 годах

Гражданин впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года

Это самый важный и частый случай. С 1 января 2021 года:

• Бумажную трудовую книжку НЕ ОФОРМЛЯЮТ. Работодатель не имеет права выдать или завести физический бланк, если у гражданина его ранее не было.
• Оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, вводные данные) вносятся в электронный реестр, который ведется в Социальном фонде России (СФР).
• Работник вправе получить выписку из ЭТК на бумаге по своему заявлению.

Гражданин уже имеет бумажную трудовую книжку (оформленную до 2021 года)

Если у человека на руках есть действующий или заполненный бумажный документ, он может выбрать один из двух вариантов:

1. Перевод на электронный формат. Работник подает заявление о предоставлении сведений для ведения ЭТК. После этого все новые записи будут вноситься только в электронный реестр СФР. Бумажная книжка «замораживается» (новые записи в нее не вносятся), но хранится у работника как исторический документ.

Важно: Если бумажная книжка утеряна, её не восстанавливают. В этом случае, если человек впервые устраивается после 2020 года, оформляется только ЭТК. Если же он устраивался ранее и имел стаж, то восстановление записей происходит через суд или архив, а новая запись при приеме на текущую работу будет в ЭТК.

Случаи, когда трудовая книжка (бумажная или электронная) НЕ ЗАВОДИТСЯ (исключения)

Законодательство предусматривает несколько категорий граждан, на которых не заводится трудовая книжка:

• Трудоустройство по совместительству (если основное место работы уже имеет запись в книжке или ЭТК).
• Работа у работодателя, физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. Например, работа по договору гражданско-правового характера (ГПХ) у частного лица (уборка, ремонт, няня).
• Привлечение к работе на период до 5 дней (если работа не является основной).
• Члены крестьянских (фермерских) хозяйств и члены их семей.
• Руководители, члены коллегиальных исполнительных органов организаций, если их трудовая деятельность регулируется иными федеральными законами (например, законами об образовании, о науке).

Процедура заведения при приеме на работу

При заключении трудового договора:

1. Если работник впервые трудоустраивается с 2021 года:
   • Работодатель запрашивает у него СНИЛС (если его нет — оформляет).
   • Вносит данные в электронную трудовую книжку через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или напрямую в систему СФР.
   • Бумажный бланк не заполняется.
2. Если у работника есть бумажная книжка:
   • Работник должен предоставить её работодателю.
   • Работодатель проверяет её на наличие всех записей, правильность заполнения.
   • Вносит новую запись о приеме на работу (с печатью и подписью).
   • Если работник подал заявление на ЭТК, новая запись вносится только в электронный реестр.
3. Если работник потерял бумажную книжку и не имеет ЭТК:
   • Если он впервые устраивается после 2020 года, оформляется только ЭТК.
   • Если у него был стаж до 2021 года — для восстановления записей необходимо обратиться в архив или суд. Параллельно при текущем приеме на работу будет оформляться ЭТК.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Независимо от формата (бумага или ЭТК), при увольнении работодатель обязан:

• Внести запись об увольнении (с указанием причины и даты) в трудовую книжку или ЭТК.
• Выдать документ работнику в день увольнения (последний рабочий день).
• При наличии бумажной книжки — проставить печать на ьном листе и на последней записи.

Если ведется ЭТК, работник вправе получить на руки заверенную выписку из электронного реестра.

Краткая сравнительная таблица

Таким образом, на работника заводится трудовая книжка в двух основных случаях:

1. При первичном трудоустройстве после 2020 года — исключительно в электронном виде.
2. При наличии ранее оформленной бумажной книжки — продолжение её ведения или перевод на электронный формат по желанию работника.

Исключения (совместительство, работа у физлица и др.) освобождают работодателя от обязанности заведения документа. Все спорные ситуации, особенно связанные с восстановлением утерянных документов, требуют консультации с юристом или обращения в архивные учреждения.