Заверение копии трудовой книжки — это стандартная процедура, с которой сталкивается каждый работник при оформлении кредита, получении визы или решении других юридически значимых вопросов. Чтобы копия имела законную силу, она должна быть оформлена в строгом соответствии с действующими государственными стандартами. В этой статье мы подробно разберем, какой ГОСТ регулирует этот процесс, как правильно заверить документ и какие ошибки чаще всего допускают кадровики.

Какой ГОСТ регулирует заверение копий?

Главный нормативный документ, который устанавливает правила заверения копий — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 (национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов). Эти требования обязательны для кадровых служб и бухгалтерий.

Также стоит отметить, что с 1 сентября 2021 года вступил в силу новый Федеральный закон «О трудовых книжках», который несколько изменил правила заверения документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), в частности, добавил требование об указании места хранения подлинника.

Общие правила заверения по ГОСТу

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, заверение копии документа осуществляется путем проставления специальной заверительной надписи. Вот основные требования к ее оформлению:

• Слово «Верно» — пишется без кавычек и двоеточия после него.
• Должность лица, заверившего документ (например: «Инспектор по кадрам», «Главный бухгалтер»).
• Личная подпись заверяющего лица.
• Расшифровка подписи — инициалы и фамилия (например: И.И. Иванова).
• Дата заверения — обязательный реквизит, без которого копия недействительна.

Заверение для внутреннего и внешнего использования

Ключевое отличие в заверении трудовой книжки зависит от того, куда именно предоставляется копия:

Для внутреннего использования (в пределах организации)

Если копия трудовой книжки нужна для внутренних нужд компании (например, для передачи в отдел соцзащиты внутри предприятия или для внутреннего приказа), заверительная надпись оформляется по базовым правилам ГОСТа, описанным выше.

Для внешнего использования (в другие организации)

Если копия предоставляется в сторонние организации (в Банк для получения кредита, в Посольство для получения визы, в МФЦ и т.д.), к заверительной надписи добавляется обязательный реквизит:

Место нахождения подлинника документа.

Пример правильной надписи для банка:

Верно
Инспектор по кадрам Подпись А.Б. Сидорова

Подлинник документа находится в ООО «Ромашка».

Если этот реквизит отсутствует, банк или государственный орган имеет полное право отказать в приеме такой копии.

Пошаговая инструкция: как заверить трудовую книжку

Процесс заверения зависит от того, работает ли сотрудник в данный момент в организации или уже уволен.

Если сотрудник работает (трудовая книжка на руках у работодателя)

1. Снятие копий — необходимо откопировать все развороты трудовой книжки, начиная с титульного листа и заканчивая последней записью. Ни один лист пропустить нельзя.
2. Прошивка (если требуется) — если в организации принято прошивать копию, то листы нумеруются, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на последний лист и заклеиваются наклейкой. На наклейке ставится печать и подпись с указанием количества прошитых листов.
3. Проставление заверительной надписи — надпись по ГОСТу ставится на каждом скопированном листе. Если документ прошит, надпись ставится на наклейке (с обратной стороны последнего листа), где дополнительно указывается: «Копия на 10 листах верна».

Если сотрудник уволен (трудовая книжка на руках)

Если работник уже уволился и оригинал трудовой книжки находится у него на руках, он может заверить копию у нотариуса. Работодатель по прежнему месту работы уже не имеет права заверять такую копию, так как документ больше не хранится у него.

Типичные ошибки при заверении

Чтобы документ не был отклонен, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие слова «Верно» (иногда пишут «Копия верна» — это устаревший формат, ГОСТ требует писать просто «Верно»).
• Пропуск дат, дата заверения должна быть на каждом листе или на наклейке прошитого документа.
• Отсутствие места хранения подлинника при предоставлении копии в банк или госорганы.
• Нечитаемые печати — оттиск печати должен захватывать часть подписи и четко читаться.
• Копирование не всех страниц, даже если некоторые страницы пустые, их наличие обязательно для подтверждения целостности документа.

Срок действия заверенной копии

Законодательством не установлен строгий срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:

• Для получения кредита банки обычно устанавливают свой регламент (чаще всего копия должна быть заверена не позднее, чем за 30 дней до подачи заявки).
• Если в трудовую книжку вносится новая запись (например, перевод на другую должность или увольнение), ранее заверенная копия автоматически становится недействительной.

Соблюдение ГОСТ Р 7.0.97-2016 при заверении копии трудовой книжки — это гарантия того, что документ будет принят любой инстанцией с первого раза. Главное правило для кадровиков: всегда уточнять, для каких целей нужна копия. Если документ предназначен для сторонней организации (например, в Банк), не забывайте добавлять фразу о месте хранения подлинника. Внимательность к деталям сэкономит время как работнику, так и сотрудникам принимающей организации.