Дата актуализации:  14:12:08

Содержание

1. Правовая основа
2. Выбор формы ведения трудовой книжки
3. Порядок оформления записи о ведении книжки в бумажном виде
4. Обязанности работодателя и работника
5. Плюсы и минусы бумажного варианта
6. Типичные ошибки при оформлении
7. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности‚ стаже и профессиональном росте работника․ Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ закон сохраняет право работников на ведение трудовой книжки в бумажном виде․ Данная статья подробно рассматривает‚ как правильно оформить запись о ведении трудовой книжки в бумажном виде‚ какие документы нужны и какие обязанности возлагаются на стороны․

Правовая основа

Регулирование ведения трудовой книжки осуществляется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 66‚ 67‚ 68‚ 69‚ 70‚ 71․
• Федеральный закон № 273-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу с 1 января 2026 г․) – определяет порядок перехода к электронному формату‚ но сохраняет возможность выбора бумажного варианта․
• Приказ Минтруда России от № 426н «Об утверждении формы заявления о выборе формы ведения трудовой книжки»․

Согласно ч․ 6 ст․ 2 Закона 439‑ФЗ‚ работник имеет право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) и изменить её в любой момент‚ подав соответствующее заявление․

Выбор формы ведения трудовой книжки

Работник может выбрать один из двух вариантов:

1. Ведение трудовой книжки в бумажном виде – традиционный способ‚ при котором все записи делаются в печатной книжке установленного образца․
2. Ведение трудовой книжки в электронном виде – запись происходит в системе «Электронная трудовая книжка»‚ а при необходимости выдаётся выписка в бумажном виде․

Выбор фиксируется в записи о ведении трудовой книжки в бумажном виде‚ которая вносится в личное дело работника и в саму трудовую книжку․

Порядок оформления записи о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Шаг 1․ Подготовка заявления работника

Работник заполняет заявление по образцу‚ утверждённому Минтрудом․ Основные реквизиты:

• ФИО‚ дата рождения‚ ИНН․
• Текущее место работы (наименование организации‚ ИНН‚ ОКПО)․
• Выбор формы ведения трудовой книжки – «бумажный вариант»․
• Подпись работника и дата․

Шаг 2․ Приём заявления в отдел кадров

Отдел кадров проверяет:

• Наличие оригинала трудовой книжки (если уже есть)․
• Отсутствие ограничений (например‚ запрет на ведение бумажной книжки в случае уже введённой ЭТК‚ если работник согласен только на электронный вариант)․

Шаг 3․ Внесение записи в личное дело

В личное дело работника вносят запись в графу «Выбор формы ведения трудовой книжки»․ Пример формулировки:

«Работник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном виде․ Дата выбора – ․ Заявление № 12/2026 от ․»

Шаг 4․ Оформление записи в самой трудовой книжке

В первой странице (или в отдельном листе «Приложение») делается запись:

Запись о выборе формы ведения трудовой книжки
Работник: Иванов Иван Иванович
Выбор: Ведение трудовой книжки в бумажном виде
Основание: Заявление № 12/2026 от 
Подпись работодателя: __________

Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и печатью предприятия․

Шаг 5․ Информирование работника

Работнику выдаётся копия заявления и подтверждение о внесении записи․ При желании работник может получить справку о выбранной форме ведения трудовой книжки․

Обязанности работодателя и работника

Обязанности работодателя

• Своевременно оформить и подписать запись о выборе формы ведения трудовой книжки․
• Обеспечить сохранность бумажной трудовой книжки в течение всего периода трудовых отношений․
• Вносить в книжку все обязательные записи (приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменения условий труда) в соответствии с ТК РФ․
• При переходе работника к другому работодателю предоставить трудовую книжку в полном комплекте․

Обязанности работника

• Подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки․
• Своевременно информировать работодателя об изменении желания (переход на электронный вариант или отказ от бумажного)․
• Сохранять трудовую книжку в надлежащем виде‚ не допускать её порчи или утраты․

Плюсы и минусы бумажного варианта

Преимущества

• Ощутимая форма – работник всегда может увидеть свои записи «под рукой»․
• Отсутствие зависимости от ИТ‑инфраструктуры – нет риска потери данных из‑за сбоев в системе․
• Простота контроля – любые изменения видны сразу‚ без необходимости входа в электронную систему․

Недостатки

• Необходимость физического хранения и охраны документа․
• Риск утраты‚ порчи или кражи книжки․
• Сложности при передаче данных в государственные информационные системы (например‚ при проверке стажа в Пенсионном фонде)․

Типичные ошибки при оформлении записи

1. Отсутствие подписи руководителя – запись считается недействительной․
2. Неправильный формат даты – в официальных документах используется формат ДД․MM․ГГГГ․
3. Неуказание номера заявления – без него невозможно отследить документ в архиве․
4. Отсутствие печати организации – в большинстве случаев печать обязательна․
5. Запись в неправильный раздел книжки – должна быть в первой странице или в отдельном листе «Приложение»․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить форму ведения трудовой книжки после её выбора?

Да․ Работник вправе подать новое заявление о переходе на электронный вариант (или обратно) в любой момент․ При этом прежние записи сохраняются в прежнем виде‚ а новые – в выбранном формате․

Что делать‚ если бумажную трудовую книжку утеряли?

Необходимо немедленно сообщить об этом работодателю и в отдел кадров подать акт об утрате․ Затем оформить акт об уничтожении (если книжка найдена позже) и получить новую книжку по форме‚ установленной ТК РФ․

Обязан ли работодатель вести обе формы одновременно?

Нет․ По закону работник может выбрать только одну форму․ Однако в случае перехода на электронный вариант работодатель обязан сохранить копию записей из бумажной книжки в электронном виде‚ если это требуется для подтверждения стажа․

Какие документы нужны для получения новой бумажной трудовой книжки?

Для получения новой книжки (в случае утери или изъятия) работнику необходимо предоставить:

• Заявление о выдаче новой трудовой книжки․
• Копию паспорта․
• Справку о предыдущих местах работы (если есть)․
• Акт об утрате (если книжка была утеряна)․

Можно ли получить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде?

Да․ По требованию работника текущий или бывший работодатель может выдать выписку в бумажном виде‚ заверенную подписью и печатью․

Запись о ведении трудовой книжки в бумажном виде – важный документ‚ фиксирующий право работника на традиционный способ учёта трудового стажа․ Оформление этой записи требует соблюдения чёткой процедуры: заявление работника‚ подпись руководителя‚ печать организации и внесение записи в личное дело и саму книжку․ Несмотря на рост популярности электронных трудовых книжек‚ закон сохраняет возможность выбора бумажного варианта‚ что обеспечивает гибкость и защиту интересов как работников‚ так и работодателей․

Помните‚ что правильное оформление и своевременное обновление записей – залог корректного учёта трудового стажа и избежания проблем при проверках со стороны государственных органов․

Статья подготовлена ChatGPT на основе актуальной информации по состоянию на ․