В 2026 году правила заверения копий трудовой книжки остаются неизменными с момента вступления в силу ГОСТ Р 7․0․97-2016 — стандарта, который регулирует оформление копий документов в Российской Федерации․ Несмотря на появление электронных трудовых книжек, бумажные экземпляры продолжают использоваться миллионами россиян, и заверение их копий остаётся важной процедурой при устройстве на новую работу, оформлении льгот, получении кредита или в суде․

Почему нужно заверять копию трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки — это юридически значимый документ, подтверждающий:

• историю трудовой деятельности сотрудника;
• наличие стажа для назначения пенсии;
• должность, структурное подразделение и периоды работы;
• отсутствие или наличие увольнений, перевода, наград․

Без заверения копия не имеет юридической силы․ Организации, государственные учреждения, банки, Пенсионный фонд и суды принимают только документы, заверенные в установленном порядке․

Какой ГОСТ действует в 2026 году?

В 2026 году действует ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Организация и ведение делопроизводства․ Требования к оформлению копий документов»․ Этот стандарт заменил предыдущие версии и вступил в силу с 1 июля 2018 года․ Несмотря на слухи о новом ГОСТе 2025 года, официальных изменений в 2025–2026 годах не вводилось․ Все ссылки на «ГОСТ Р 7․0․97-2025» в интернете — ошибочны или маркетинговые клише;

Важно! Никакого «ГОСТ Р 7․0․97-2025» не существует․ Это распространённый миф․ Актуальный стандарт, ГОСТ Р 7․0․97-2016․

Кто может заверить копию трудовой книжки?

Заверить копию трудовой книжки может только работодатель — организация или индивидуальный предприниматель (ИП), у которого сотрудник официально работает или работал․

Нотариус не может заверить копию трудовой книжки! Нотариальное заверение допускается только для оригиналов документов, а копии трудовой книжки — исключительно в организации, где они хранятся․

Пошаговая инструкция: как заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Шаг 1: Подача заявления работником

Сотрудник должен написать письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки․ Заявление можно подать лично, через отдел кадров или в электронной форме (если в организации есть внутренний документооборот)․

Образец заявления:

Заявление
Руководителю ООО «Пример»
И․И․ Иванову
от сотрудника отдела продаж
Петрова А․А․

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд РФ․

Подпись: ______________
Петров А․А․

Шаг 2: Подготовка копии

Ответственный сотрудник (кадровик, бухгалтер) делает точную копию всех страниц трудовой книжки, на которых есть записи:

• ьный лист (ФИО, дата рождения, образование);
• страницы с записями о приёме, увольнении, переводе;
• страницы с наградами, поощрениями, сведениями о повышении квалификации;
• страница с записью о последнем месте работы (если она есть)․

Важно: Копия должна быть чёткой, без заломов, размытых текстов и отсутствующих фрагментов․ Если в книжке есть записи на обороте страницы — они тоже должны быть отсканированы или отфотокопированы․

Шаг 3: Заверение копии

Согласно п․ 5․26 ГОСТ Р 7․0․97-2016, копия документа заверяется:

1. Надписью «Копия верна» — на каждой странице копии или на последней странице (если копия скреплена)․
2. Подписью ответственного лица — как правило, это руководитель или уполномоченный сотрудник (кадровик, бухгалтер)․
3. Печатью организации — только печатью, а не штампом «для копий» или «для справок»․

Формат надписи:

Копия верна
Руководитель: ______________ /И․И․ Иванов/
(подпись, расшифровка)
Печать организации

Важно! Печать должна быть оригинальной — оттиск, сделанный официальной печатью организации (не штампом, не ксерокопией печати!)․

Шаг 4: Скрепление копии

Если копия состоит из нескольких листов, их необходимо скрепить:

• сшить нитками;
• запечатать лентой или клеем;
• на последнем листе сделать надпись: «Копия скреплена» и поставить подпись и печать․

На месте скрепления (на шве) ставится подпись и печать — это предотвращает подмену страниц․

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026)

Ниже приведён пример оформления последней страницы копии:

Текст на образце:

Копия верна
Руководитель: ______________ /И․И․ Иванов/
(подпись, расшифровка)
Печать ООО «Пример»

Копия скреплена 5 листами, прошита и запечатана

Частые ошибки при заверении копий

• Использование штампа вместо печати — штамп «для копий» не является юридическим основанием для заверения․
• Отсутствие подписи — без подписи ответственного лица копия недействительна․
• Неполная копия — пропущены страницы с записями о работе, особенно последние․
• Нет даты, дата заверения обязательна․
• Заверение нотариусом — нотариус не может заверить копию трудовой книжки, так как это не его компетенция․
• Использование цветной печати — копия должна быть чёрно-белой, как оригинал․

Срок действия заверенной копии

Согласно ГОСТу, срок действия заверенной копии трудовой книжки не ограничен — она действительна до внесения новых записей в оригинал․ Однако многие организации (например, банки, ПФР, МФЦ) требуют, чтобы копия была заверена не ранее 3–6 месяцев до подачи документов, чтобы убедиться в актуальности информации․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работник должен обратиться к последнему работодателю для восстановления․ На основании архивных данных выдаётся дубликат трудовой книжки, который затем можно заверить по той же процедуре․

Если организация ликвидирована — обращайтесь в архив или в Пенсионный фонд РФ для получения формы СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), которая также может быть заверена ПФР․

Заверение копии трудовой книжки — простая, но критически важная процедура․ В 2026 году она регулируется ГОСТ Р 7․0․97-2016, и соблюдение требований стандарта гарантирует приём документа любыми инстанциями․ Помните:

• Заверять может только работодатель;
• Обязательно: надпись «Копия верна», подпись, печать, дата;
• Печать, только оригинальная, не штамп;
• Никаких «ГОСТ 2025» — это миф;
• Нотариус не заверяет копии трудовых книжек․

Соблюдая эти правила, вы избежите отказов в получении льгот, кредитов, пенсий и других важных услуг․ Не экономьте на деталях — одна неправильно заверенная страница может привести к месяцам ожидания и дополнительных хлопот․

Совет: Всегда делайте две копии — одну для подачи, вторую — для себя․ Храните её в надёжном месте: она может понадобиться через годы․