В 2026 году система учета трудового стажа окончательно перешла на двойной формат: цифровой и бумажный. Несмотря на то‚ что работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки‚ у работников сохранилось право на бумажный документ. Это означает‚ что любые записи‚ вносимые в бумажную трудовую книжку‚ должны быть оформлены с соблюдением строгих требований законодательства‚ в частности Приказа Минтруда России от № 320н и актуальных ГОСТов.

Особое внимание уделяется процедуре заверения записей. Ошибки в этом процессе могут привести к проблемам при подтверждении стажа для пенсии‚ оформлении кредитов или получении виз. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно заверять записи при увольнении‚ как оформлять копии и что делать‚ если допущена ошибка.

Когда необходимо заверять записи в трудовой книжке?

Согласно действующим правилам‚ заверение записей подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью (при ее наличии) требуется в следующих случаях:

При увольнении работника. Это самый распространенный случай. Все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ должны быть заверены.
При выдаче копии документа. Если работнику требуется копия трудовой книжки для банка‚ соцзащиты или других инстанций‚ каждая страница копии должна быть заверена.
При внесении изменений в ьный лист. Изменения фамилии‚ имени или образования заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.

Важно: В отличие от прошлых лет‚ текущее законодательство (п. 35 Правил ведения трудовых книжек) акцентирует внимание на том‚ что заверение подписью и печатью при увольнении является обязательным финальным аккордом работы с бумажным документом у конкретного работодателя.

Пошаговая инструкция: как заверить запись при увольнении

Процедура заверения записей при прекращении трудового договора должна выполняться в день увольнения.

Шаг 1. Проверка записей

Перед заверением убедитесь‚ что:

• Все записи внесены разборчиво‚ чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета.
• Нет сокращений (например‚ нельзя писать «пр.» вместо «приказ»‚ «пер.» вместо «переведен»).
• Даты приема‚ перевода и увольнения соответствуют приказам.
• Запись об увольнении содержит ссылку на статью Трудового кодекса РФ.

Шаг 2. Подпись работника

Согласно пункту 35 Правил‚ работодатель обязан ознакомить работника со всеми записями‚ внесенными в его трудовую книжку за время работы.

• Работник ставит свою подпись в графе 4 («Подпись работника») напротив записи об увольнении.
• Также подпись работника ставится в личной карточке (форма Т-2)‚ где дублируется информация о трудовой деятельности.

Шаг 3. Подпись работодателя и печать

В той же графе 4‚ где работник поставил подпись‚ ответственное лицо (работодатель или специалист по кадрам) ставит:
Свою подпись.
Расшифровку подписи (фамилию и инициалы).
Печать организации (если она используется в документообороте).

> Образец оформления графы 4 при увольнении:
> Специалист по кадрам (подпись) И.И. Петрова
> М.П. (место для печати)

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Копия трудовой книжки часто требуется для оформления кредитов‚ виз‚ пособий или подтверждения стажа в новых организациях. С 2026 года требования к копиям регулируются ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Порядок заверения копии работодателем:

Создание копий. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки: от ьного листа до последней страницы с записью. Пустые страницы копировать не нужно.
Нумерация. Листы копии должны быть пронумерованы и прошиты (если копий несколько)‚ либо на каждом листе ставится заверительная надпись.
Заверительная надпись. На каждом листе копии (обычно в нижней части свободной от текста площади) делается запись:

• Слово «Верно» или «Копия верна».
• Должность лица‚ заверившего копию.
• Личная подпись.
• Расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
• Дата заверения.

Указание места хранения оригинала. Обязательно добавляется фраза: «Оригинал документа находится в [наименование организации]».
Срок действия. Указывается срок действия копии (например‚ «Копия действительна до [дата]» или «Копия действительна по месту требования»).

Пример заверительной надписи:
> Верно.
> Оригинал трудовой книжки находится в ООО «Вектор».
> Менеджер по кадрам (Подпись) А.С. Сидоров
>

Исправление ошибок и заверение

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка‚ ее нельзя просто зачеркнуть.

• Собственные ошибки: Если ошибку допустил текущий работодатель‚ она исправляется путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером [номер] недействительна»‚ затем вносится правильный вариант. Эти записи также заверяются подписью и печатью.
• Ошибки предыдущих работодателей: Исправляет их либо организация-правопреемник‚ либо текущий работодатель на основании официального документа (справки из архива‚ решения суда‚ приказа об исправлении ошибки).

Если организация‚ допустившая ошибку‚ ликвидирована‚ исправление вносит работодатель по текущему месту работы на основании архивных данных.

Нюансы и часто задаваемые вопросы

Нужна ли печать?

Согласно разъяснениям Роструда и новым правилам‚ если организация имеет печать‚ она должна использоваться для заверения записей в трудовых книжках. Отсутствие печати там‚ где она предусмотрена уставом организации‚ может сделать запись недействительной для органов ПФР/СФР.

Что делать‚ если работник уволен и не может прийти за заверением?

Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку почтой. Если работник не является‚ работодатель несет ответственность за хранение документа. Однако‚ для подтверждения стажа уволенному сотруднику может потребоваться копия. В случае‚ если работодатель отказывает в заверении копии (что незаконно при наличии оригинала в архиве) или организация ликвидирована‚ работник может заверить копию у нотариуса. Нотариус сравнивает копию с оригиналом (если он на руках) или делает запрос в архив‚ после чего заверяет документ.

Электронная трудовая книжка

Напоминаем‚ что в 2026 году параллельно с бумажной ведется электронная трудовая книжка (ЭТК). Записи в ЭТК заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и автоматически направляются в Социальный фонд России (СФР). Бумажное заверение не заменяет необходимость электронной передачи данных.

Правильное заверение записей в трудовой книжке — это гарантия защиты прав работника и соблюдение законодательства работодателем. В 2026 году требования остаются высокими:

• Все записи при увольнении должны быть заверены подписью и печатью.
• Копии должны содержать надпись «Верно»‚ указание места хранения оригинала и дату.
• Не допускаются сокращения и исправления «на глаз».

Соблюдение этих правил поможет избежать проблем с подтверждением стажа‚ назначением пенсии и получением социальных гарантий. Помните: даже малейшая неточность в оформлении может привести к отказу в признании периода работы‚ поэтому подходите к заполнению и заверению документов максимально внимательно.