Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Когда свободное место в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» заканчивается, оформляется вкладыш. Одним из самых частых вопросов, с которым сталкиваются кадровики и бухгалтеры, является правильная нумерация записей во вкладыше. Ошибки в этом деле могут привести к проблемам при назначении пенсии, поэтому важно соблюдать все установленные правила.
Главное правило: сквозная нумерация
Самое важное, что необходимо запомнить: нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. Начинать нумерацию во вкладыше с цифры «1» является грубым нарушением.
Вкладыш не является самостоятельным документом, он, продолжение трудовой книжки. Поэтому порядковые номера должны идти по возрастающей, без обрывов и дублирований.
Пример правильной нумерации
Предположим, в разделе «Сведения о работе» самой трудовой книжки последняя запись имела порядковый номер 25. В этом случае, когда вы открываете вкладыш и вносите в него первую запись (например, о приеме на работу), она должна получить номер 26. Следующая запись будет под номером 27 и т.д..
Оформление вкладыша: важные нюансы
Прежде чем вносить записи, вкладыш необходимо правильно оформить:
- При выдаче каждого вкладыша на ьном листе трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», где указываются серия и номер вкладыша.
- Если место для штампов закончилось, допускается внесение этой записи от руки.
- ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки, с актуальными данными на момент его заведения.
- Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и бумажные трудовые книжки, в т.ч. вносит сведения о них в книги учета.
Что делать, если нумерация во вкладыше начата заново (с ошибки)?
На практике часто встречается ситуация: новый работник приносит трудовую книжку с вкладышем, в котором предыдущий работодатель начал нумерацию с номера «1», хотя в трудовой книжке последняя запись была, например, под номером «21». Как правильно поступить новому работодателю?
Как исправить ошибку
Согласно Правилам ведения трудовых книжек (п. 27), в случае выявления неправильной или неточной записи, исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Однако на практике исправить ошибку предыдущего работодателя бывает невозможно (например, организация ликвидирована).
Если вы обнаружили такую ошибку, действуйте по следующему алгоритму:
- Не зачеркивать и не исправлять чужие записи!
- В разделе «Сведения о работе» вкладыша сделайте новую запись (без номера или со следующим порядковым номером по вашей очереди), в которой укажите: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1, 2, 3 считать соответственно записями под номерами 22, 23, 24» (номера приведены для примера).
- Далее вносите свои записи с правильной продолжающейся нумерацией (в данном примере следующая запись будет под номером 25).
Такой способ признан экспертами как наиболее обоснованный, так как он позволяет сохранить хронологию и не аннулирует российский трудовой стаж работника.
Специфические ситуации при нумерации
Записи о работе, внесенные в раздел «Сведения о награждениях»
Иногда неопытные кадровики вносят записи о работе в раздел о награждениях, когда место в разделе о работе закончилось, а вкладыш еще не оформлен. В таком случае:
- Оформляется вкладыш.
- В разделе «Сведения о работе» вкладыша нумерация продолжается с последнего номера, который должен был быть в этом разделе (с учетом тех записей, что ошибочно попали в раздел о награждениях).
Вкладыш во вкладыш
Бывает, что заканчивается место и во вкладыше. В таком случае оформляется второй (и последующий) вкладыш. Правило нумерации остается неизменным: нумерация записей в каждом разделе нового вкладыша продолжает цифровую последовательность соответствующих разделов предыдущего вкладыша и самой трудовой книжки.
Переход на новые формы трудовых книжек
Обратите внимание, что с 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки (утвержденная Приказом Минтруда № 320н от ). Однако это не меняет базовых принципов нумерации: сквозная нумерация остается обязательным требованием независимо от того, книжкой какого образца (старого или нового) вы пользуетесь.
Краткий чек-лист для кадровика
Чтобы избежать ошибок при работе с вкладышами, всегда помните:
- Нумерация во вкладыше, всегда продолжающая, никогда не начинается с «1».
- Перед внесением записи проверьте последний порядковый номер в соответствующем разделе трудовой книжки.
- Если предыдущий работодатель ошибся и начал нумерацию заново — сделайте разъясняющую запись о признании ошибочных номеров верными по порядку.
- Не забывайте ставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки сотрудника и избавит его от проблем при оформлении пенсии или подтверждении стажа в будущем.