Вопрос правильного хранения и оформления трудовых книжек остается одним из самых важных для кадровых служб и бухгалтерии. Фраза «Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров» стала стандартом делового оборота‚ который обязательно должен фигурировать на заверенных копиях документов. В данной статье мы подробно разберем‚ как организовать хранение оригиналов‚ кто имеет право их выдавать и как правильно заверять копии с учетом актуальных требований 2026 года.

Где и как должен храниться подлинник?

Согласно действующим правилам‚ трудовые книжки работающих сотрудников должны храниться у работодателя. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и своевременного внесения записей о трудовой деятельности.

Для организации правильного хранения рекомендуется соблюдать следующие требования:

• Использование сейфов: Трудовые книжки должны храниться в сейфах‚ оборудованных надежным ключевым механизмом. Оптимальным решением являются сейфы с внутренним трейзером (дополнительным отделением)‚ который запирается на отдельный замок.
• Систематизация: Внутри сейфа должны быть установлены полки для удобного размещения документов. Существуют модели сейфов с разноуровневыми выдвигающимися неглубокими ящиками‚ что значительно облегчает поиск нужной книжки и предотвращает их повреждение.
• Учет невостребованных документов: Трудовые книжки‚ которые сотрудники не забрали после увольнения‚ необходимо вложить в отдельные конверты и подшить в личные дела (если они ведутся в организации) или хранить в специальном архиве невостребованных документов;

Важно помнить‚ что законодательство не содержит жестких требований к самому кабинету отдела кадров‚ однако ответственность за сохранность персональных данных и документов лежит на работодателе.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Чаще всего сотрудники запрашивают копию трудовой книжки для банков‚ визовых центров или социальных служб. С 1 июля 2018 года и по настоящее время (2026 год) действуют строгие правила заверения таких копий.

Процедура заверения включает следующие шаги:

1. На каждой странице копии ставится отметка «Верно».
2. Указываются должность‚ фамилия‚ имя и отчество лица‚ заверившего копию (это может быть руководитель или уполномоченный приказом сотрудник отдела кадров/бухгалтерии).
3. Ставится личная подпись уполномоченного лица.
4. Указывается дата заверения.
5. Обязательное указание места хранения оригинала. Именно здесь вносится запись о том‚ где находится подлинник.

Формулировка о месте хранения

Ключевым элементом заверения является фраза‚ подтверждающая нахождение оригинала у работодателя. Она может выглядеть следующим образом:

«Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Название Организации»».

Допускаются вариации этой фразы для большей точности‚ например:

• «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Терем»».
• «Подлинник документа хранится в отделе кадров ООО «Альфа» по адресу: г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1‚ оф. 5».

Если копия предназначена для внутренней использования внутри организации‚ указание места хранения оригинала не является обязательным‚ но для сторонних организаций эта запись критически важна.

Кто имеет право заверять документы?

Поставить свою подпись под заверительной надписью вправе:

• Руководитель организации;
• Лицо‚ уполномоченное руководителем (на основании приказа). Таким лицом может быть специалист отдела кадров‚ бухгалтер или сотрудник иного структурного подразделения.

Копии страниц должны быть четкими‚ а текст — легко читаемым. Нечеткие ксерокопии могут быть не приняты банками или государственными органами.

Учет и выдача трудовых книжек

Работодатель обязан вести два основных документа учета (согласно п. 40 Правил ведения трудовых книжек):

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важно: Выдать подлинник трудовой книжки на руки сотруднику можно только в двух случаях:

• При увольнении сотрудника.
• Для обращения в органы Пенсионного фонда (СФР) для назначения или пересчета пенсии (в этом случае книжка выдается под роспись и должна быть возвращена в кратчайшие сроки).

Что делать с личными делами уволенных сотрудников?

Личные дела сотрудников‚ которые уже уволились‚ необходимо закрыть и передать на хранение в архив организации. Срок хранения таких документов регулируется перечнем типовых управленческих архивных документов. Соблюдение этих правил гарантирует порядок в документации и защиту интересов как работодателя‚ так и работника.

Соблюдение правил хранения оригиналов и грамотное заверение копий с указанием фразы «Подлинник находится в отделе кадров» поможет избежать юридических проблем и проблем с получением услуг сотрудниками вашей организации.