Вопрос правильного хранения трудовых книжек и вкладышей в них является ключевым элементом кадрового управления. Неправильная организация работы с этими документами может привести к штрафам, юридическим рискам и потере доверия со стороны сотрудников. В статье разберёмся, какие требования предъявляет законодательство, как правильно назначить ответственного, какие обязанности он будет выполнять и какие последствия могут возникнуть при нарушении правил.

Законодательные основания

Ведение, хранение и выдача трудовых книжек регулируется:

• Постановлением Правительства РФ от  № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановлением Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ;

Согласно пункту 45, работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто может быть ответственным?

Ответственным может быть любой штатный сотрудник, обладающий необходимыми навыками и доступом к документам. Часто это:

• Сотрудник отдела кадров;
• Менеджер по персоналу;
• Старший бухгалтер (если в компании нет отдельного отдела кадров).

Важно, чтобы назначенный сотрудник:

1. Имел доступ к архиву трудовых книжек;
2. Был обучен правилам работы с документами строгой отчетности;
3. Был готов к регулярному учёту и сдаче отчётности.

Процедура назначения

1. Подготовка приказа. Руководитель организации издаёт приказ о назначении ответственного. В приказе указываются: должность, ФИО, дата начала полномочий, перечень обязанностей.
2. Утверждение приказа. Приказ подписывается руководителем и, при необходимости, хранится в кадровом архиве.
3. Информирование ответственного. Сотрудник получает копию приказа и инструкцию по работе с трудовыми книжками.
4. Обучение. При необходимости проводится обучение по правилам хранения, учёта и выдачи документов.
5. Контроль. Руководитель регулярно проверяет выполнение обязанностей и наличие отчётности.

Обязанности ответственного

• Ведение учёта всех трудовых книжек и вкладышей;
• Хранение документов в соответствии с требованиями законодательства (не менее 10 лет после увольнения);
• Обеспечение доступа к документам только уполномоченным лицам;
• Своевременная выдача трудовых книжек сотрудникам по запросу;
• Составление и сдача отчётности о наличии и состоянии трудовых книжек;
• Обеспечение сохранности документов от повреждений, потери и кражи.

Ответственность за нарушение требований

Нарушение правил хранения трудовых книжек может повлечь:

• Штрафы в размере до 100 000 ₽ за каждый случай нарушения;
• Ответственность работодателя за несанкционированный доступ к документам;
• Судебные иски со стороны сотрудников, потерявших доступ к своим трудовым книжкам;
• Потерю репутации и доверия со стороны государства и рынка.

Образец приказа о назначении ответственного

ПРИКАЗ № 123/2026

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ от  № 225, а также постановлением Минтруда России от  № 320н, приказываю:

Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них должность Сотрудник отдела кадров, ФИО: Иванов Иван Иванович, с  г. по настоящее время.

Обязанности ответственного:
 a) вести учёт всех трудовых книжек и вкладышей;
 b) обеспечивать хранение документов в соответствии с законодательством;
 c) выдавать трудовые книжки сотрудникам по их заявке;
 d) сдавать отчётность о наличии и состоянии трудовых книжек руководству.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Подпись руководителя: ___________________ Дата: 

Практические рекомендации

• Создайте электронный реестр трудовых книжек, где будет фиксироваться дата выдачи, возврата и текущий статус;
• Проводите регулярные проверки состояния документов (не менее раз в год);
• Обеспечьте резервное копирование данных (если используется электронный архив);
• Разработайте внутренние инструкции по работе с трудовыми книжками и передавайте их всем сотрудникам;
• Периодически обновляйте перечень ответственных, если меняется штат.

Назначение ответственного за хранение трудовых книжек — это не просто формальность, а важный элемент кадровой дисциплины. Соблюдение требований законодательства, правильная организация работы с документами и регулярный контроль помогут избежать штрафов, сохранить репутацию организации и обеспечить сотрудникам доступ к их трудовым книжкам в любой момент.

Дата публикации: 23 05 2026 г. 02:10:37 ()