Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Одной из самых распространённых ошибок при её заполнении является некорректная запись об образовании: неверно указан уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура), название специальности, форма обучения или даже наименование учебного заведения. Важно понимать: зачеркивать, закрашивать или фальсифицировать запись об образовании категорически запрещено. В противном случае трудовая книжка может быть признана недействительной, а работнику придётся оформлять дубликат — процедура сложная и длительная.
Почему нельзя зачеркивать запись об образовании?
Согласно Положению о ведении и хранении трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), записи о получении образования вносятся на ьном листе трудовой книжки и являются частью личных данных работника. Изменения в личные данные вносятся только путём дополнения, а не зачёркивания.
Если вы зачеркнёте запись «Высшее профессиональное» и напишете рядом «Бакалавриат», это будет считаться фальсификацией. Такая трудовая книжка:
- может быть отклонена при устройстве на новую работу;
- не будет принята в Пенсионном фонде при назначении пенсии;
- может вызвать подозрения в подделке документов.
Правильный порядок исправления ошибки в записи об образовании
Исправление ошибки в трудовой книжке об образовании — это строго регламентированная процедура. Её необходимо выполнять в следующем порядке:
Шаг 1: Определите, кто допустил ошибку
Исправления вносятся только тем работодателем, который первоначально внес неверную запись. Если ошибка была сделана на предыдущем месте работы — новый работодатель не имеет права вносить исправления без официального подтверждения от прежнего работодателя.
Шаг 2: Получите официальный документ, подтверждающий правильные данные
Работник должен предоставить в кадровую службу:
- оригинал диплома о высшем образовании (или его заверенную копию);
- выписку из приказа о присвоении квалификации;
- справку из вуза с указанием программы обучения (бакалавриат, магистратура, специалитет) и её кода по ФГОС.
Шаг 3: Составьте информационную запись на внутренней стороне обложки
На ьном листе запись об образовании не зачёркивается и не исправляется! Вместо этого на внутренней стороне обложки трудовой книжки (в свободном поле) делается следующая запись:
Образец записи:
Запись о получении высшего образования, внесённая на ьном листе трудовой книжки в строке 12, является ошибочной. Правильные сведения: получено высшее образование по программе бакалавриата по специальности «Экономика» (код 38.03;01), в 2020 году, диплом № 123456, выдан Московским государственным университетом экономики, статистики и информатики. Основание: диплом о высшем образовании от г.
Шаг 4: Заверите запись подписью и печатью
Информационная запись должна быть:
- подписана ответственным за ведение трудовых книжек (кадровиком или главным бухгалтером);
- скреплена печатью организации (если она используется).
Пример подписи:
Ответственный за ведение трудовых книжек: _______________ /И.О. Фамилия/
«___» ___________ 2026 г.
(печать)
Шаг 5: Уведомите работника
Работник должен быть ознакомлен с исправлением под роспись. В личном деле или в журнале учёта трудовых книжек делается отметка: «Ознакомлен с исправлением записи об образовании. Подпись: ___________».
Что делать, если прежний работодатель ликвидирован?
Если организация, в которой была допущена ошибка, больше не существует, исправление можно внести по новому месту работы, но только при наличии:
- официального письма от архива (с подтверждением данных из личного дела бывшего работника);
- или выписки из реестра вуза с указанием диплома и квалификации.
В этом случае новый работодатель вносит исправление на основании официального документа, подтверждающего правильные сведения, и указывает в записи: «Исправление внесено на основании документа, предоставленного работником и подтверждённого архивом [наименование архива] от [дата]».
Что нельзя делать при исправлении
Категорически запрещено:
- зачёркивать, закрашивать, стирать или переписывать запись на ьном листе;
- вносить исправления от руки без подписи и печати;
- использовать корректор, скотч, белую краску или другие средства маскировки;
- вносить изменения без подтверждающих документов;
- передавать трудовую книжку работнику для самостоятельного исправления.
Особенности для электронной трудовой книжки
Если работник оформил электронную трудовую книжку (ЭТК), то:
- запись об образовании вносится в личные данные через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
- все изменения подтверждаются через работодателя, который отправляет уведомление в ПФР;
- ошибки в ЭТК исправляются по тому же принципу, через дополнительную запись, а не удаление предыдущей.
Работник может самостоятельно подать заявление в ПФР с приложением диплома, если работодатель не внес данные вовремя. ПФР проверит документы и внесёт корректировки в базу.
Что делать, если трудовая книжка уже признана недействительной?
Если запись об образовании была зачёркнута, закрашена или исправлена неправильно, и трудовая книжка признана недействительной, необходимо:
- Обратиться к текущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Предоставить все подтверждающие документы: диплом, справки, приказы, архивные выписки.
- Работодатель на основании этих документов оформляет дубликат, в который вносятся только достоверные и подтверждённые сведения.
- В дубликате в разделе «Особые отметки» указывается: «Дубликат выдан в связи с недействительностью первоначальной трудовой книжки по причине неправильного внесения сведений об образовании».
Важные рекомендации
- Всегда проверяйте запись об образовании при приёме на работу — это сэкономит вам и работнику годы проблем.
- Храните копии дипломов и приказов о приёме на работу — они понадобятся при исправлениях.
- Не доверяйте устным объяснениям — только официальные документы имеют юридическую силу.
- Исправления вносятся только в течение 5 рабочих дней после выявления ошибки (по внутренним правилам организации).
Исправление записи об образовании в трудовой книжке — это не просто техническая процедура, а важный элемент правовой защиты работника и работодателя. Нарушение правил может привести к признанию документа недействительным, отказу в трудоустройстве, проблемам с пенсией и даже судебным разбирательствам. Соблюдение установленного порядка — залог легитимности и доверия к документу.
Помните: правильная запись — это не только про форму, но и про честность, ответственность и уважение к закону.