Повышение квалификации, это важный этап профессионального развития любого сотрудника․ Для работодателя это подтверждение компетентности работника‚ а для самого специалиста — залог карьерного роста и сохранения актуальности навыков․ Однако у кадровиков часто возникают вопросы: обязательно ли вносить сведения о повышении квалификации в трудовую книжку и как правильно это сделать?

В этой статье мы подробно разберем нормативную базу‚ пошаговый алгоритм внесения записей и типичные ошибки‚ которых следует избегать․

Нормативная база: обязательно ли вносить запись?

Согласно пункту 3․1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69)‚ в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются сведения о:

• Повышении квалификации;
• Профессиональной переподготовке;
• Установлении второй и последующих профессий‚ специальности или квалификации․

Таким образом‚ внесение записи о повышении квалификации является обязательным‚ если сотрудник успешно завершил обучение и получил документ установленного образца (удостоверение или диплом)․ Это касается как случаев‚ когда обучение проходило по инициативе работодателя‚ так и случаев‚ когда сотрудник обучался самостоятельно (при предоставлении им соответствующих документов)․

Какие документы служат основанием для записи?

Прежде чем внести запись‚ кадровик должен убедиться в подлинности и правильности оформления документов․ Основанием для внесения записи служат:

1. Удостоверение о повышении квалификации — выдается по программам повышения квалификации (объемом от 16 до 144 часов)․
2. Диплом о профессиональной переподготовке — выдается по программам профпереподготовки (объемом от 250 часов)․
3. Диплом о присвоении квалификации, выдается после освоения программ профессионального обучения (профессия‚ должность служащего)․

Важно помнить‚ что сертификаты от различных тренингов‚ семинаров и вебинаров‚ которые не аккредитованы государством и не выдают документы установленного образца‚ не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку․

Пошаговый порядок внесения записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки․ Обратите внимание: для этих сведений не предусмотрен отдельный раздел‚ они вносятся именно в раздел о работе‚ но без указания табельного номера приказа (так как приказ о приеме на работу не издается)․

Шаг 1․ Заполнение графы 1 (Дата)

В графе 1 ставится дата внесения записи․ Как правило‚ это дата выдачи документа об образовании (удостоверения или диплома)‚ но может быть и дата фактического предоставления документа работодателю․ Указываются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными числами‚ год — четырехзначным числом․

Шаг 2․ Заполнение графы 2 (Наименование документа)

В графе 2 делается запись о виде образовательной деятельности․ Формулировка должна строго соответствовать документу об образовании:

• «Повышение квалификации․․․»;
• «Профессиональная переподготовка․․․»;
• «Установление второй профессии․․․»․

Далее указывается наименование образовательной программы и образовательного учреждения‚ выдавшего документ․ Например: «Повышение квалификации в Государственном университете по программе «Бухгалтерский учет и аудит»»․

Шаг 3․ Заполнение графы 3 (Данные о документе)

В графе 3 указываются реквизиты документа об образовании:

• Наименование документа (Диплом‚ Удостоверение);
• Серия и номер документа;
• Дата выдачи документа․

Пример: «Удостоверение о повышении квалификации № 123456 от »․

Шаг 4․ Заполнение графы 4 (Основание)

В графе 4 указывается документ‚ на основании которого внесена запись․ Поскольку приказ о направлении на обучение не является приказом по личному составу‚ в этой графе чаще всего ставится прочерк‚ либо делается ссылка на сам документ об образовании (дублирование сведений)․ На практике большинство кадровиков ставят в этой графе прочерк‚ что не является нарушением․

Примеры правильного оформления записей

Пример 1: Повышение квалификации

Предположим‚ инженер Иванов И․И․ прошел курсы повышения квалификации в Институте развития бизнеса․

• Графа 1: 15 | 10 | 2023
• Графа 2: Повышение квалификации в Институте развития бизнеса по программе «Современные технологии в строительстве»
• Графа 3: Удостоверение о повышении квалификации АБ 1234567 от
• Графа 4: —

Пример 2: Профессиональная переподготовка

Менеджер Петрова А․В․ прошла переподготовку на бухгалтера в Финансовом университете․

• Графа 1: 20 | 11 | 2023
• Графа 2: Профессиональная переподготовка в Финансовом университете по программе «Бухгалтерский учет‚ анализ и аудит» с присвоением квалификации «Бухгалтер»
• Графа 3: Диплом о профессиональной переподготовке ППК 7654321 от
• Графа 4: —

Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года в России ведутся электронные трудовые книжки․ Сведения о повышении квалификации и профпереподготовке также подлежат отражению в электронном виде․ Работодатель обязан подать соответствующие данные в Пенсионный фонд (ныне — СФР) по форме ЕФС-1․

В отчете ЕФС-1 для этих целей предусмотрен блок 3 «Сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке»․ Срок подачи сведений — не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором произошло событие․

Частые ошибки и как их избежать

1. Внесение записи на основании сертификата․ Если сотрудник принес сертификат участника семинара‚ запись делать нельзя․ Вносится информация только на основании дипломов и удостоверений установленного государственного образца․
2. Указание приказа о направлении на обучение в графе 4․ Приказ работодателя о направлении сотрудника на курсы не является основанием для внесения записи в трудовую книжку․ Основанием является сам диплом/удостоверение․
3. Неверное наименование программы или учреждения․ Все названия должны слово в слово совпадать с тем‚ что указано в удостоверении или дипломе․ Нельзя использовать сокращения‚ если они не предусмотрены в самом документе․
4. Внесение записи в раздел «Сведения о награждениях»․ Ранее некоторые кадровики вносили такие данные в раздел о награждениях‚ однако Инструкция четко предписывает вносить их в раздел «Сведения о работе»․

Правильное внесение записей о повышении квалификации в трудовую книжку — это не просто бюрократическая формальность‚ а важный юридический факт‚ подтверждающий профессиональный уровень сотрудника․ Кадровому специалисту следует внимательно проверять предоставленные документы‚ строго следовать формулировкам Инструкции № 69 и не забывать о своевременной передаче сведений в СФР для формирования электронной трудовой книжки․