Цель статьи – дать работодателям и HR‑специалистам полное представление о том, как правильно оформить приём на работу сотрудника, у которого только что выдана новая трудовая книжка. Рассмотрим правовые основы, порядок проверки, заполнения и регистрации, а также типичные ошибки и рекомендации.

Правовые основы

Трудовая книжка (ТК) является официальным документом, фиксирующим трудовую историю работника. Основные нормативные акты, регулирующие её оформление:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62‑68.
• Постановление Правительства РФ от № 2262 «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 71н «Об утверждении порядка ведения трудовых книжек».

Что такое «новая трудовая книжка»?

С 1 января 2022 года в России введён новый образец трудовой книжки (формат А5, 24 листа, с электронным реестром). «Новая» книжка может быть:

1. Выписана впервые (первый трудовой документ у соискателя).
2. Выписана в результате замены старой книжки (повреждена, утеряна, изъята).

Этапы приёма на работу с новой трудовой книжкой

Предварительная проверка документов соискателя

Перед подписанием трудового договора работодатель обязан убедиться в подлинности и полномочности представляемой трудовой книжки.

• Проверьте наличие печати «Федеральная служба по труду и занятости» и подписи ответственного лица.
• Убедитесь, что в книжке указаны личные данные (ФИО, дата рождения, пол) и они совпадают с паспортом.
• Проверьте отсутствие записей о прежних работодателях (если книжка действительно новая).
• Спросите о наличии серийного номера и проверьте его в базе данных Минтруда (при необходимости).

Оформление трудового договора

Трудовой договор – основной документ, фиксирующий условия работы. При работе с новой ТК важно:

1. Указать в договоре полный перечень данных из трудовой книжки (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС).
2. Установить дата начала работы – обычно это день, когда работник получает первую запись в ТК.
3. Определить вид занятости (полный/неполный рабочий день, удалёнка, гибкий график).
4. Указать размер и форму оплаты труда, а также порядок выплаты.
5. Включить пункт о внесении записи в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента начала работы.

Внесение первой записи в новую трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись о приёме на работу должна быть сделана в течение трёх рабочих дней. Необходимо:

• Заполнить раздел «Приём на работу»:
  • Дата приёма.
  • Наименование организации (полное официальное название).
  • Должность, на которой принимается работник.
  • Ставка (оклад) и условия оплаты.
  • Основание приёма (трудовой договор, приказ).
  • Подпись руководителя и печать организации.
• Если в организации используется электронный реестр, запись вносится в электронную систему, а в бумажную книжку ставится отметка о внесении в электронный реестр.

Регистрация в государственных системах

После оформления ТК необходимо выполнить обязательные регистрации:

1. Подать сведения в ПФР (страховой полис, сведения о заработной плате).
2. Зарегистрировать работника в ФСС (страхование от несчастных случаев).
3. Внести данные в Госуслуги/ЕГРЮЛ (если требуется для отчетности).

Особенности приёма различных категорий работников

Молодёжь (до 18 лет)

Для несовершеннолетних требуется согласие родителей (законного представителя) и соблюдение ограничений по продолжительности рабочего дня (не более 4 часов).

Иностранные граждане

Иностранцу необходимо иметь действующий разрешительный документ (виза, вид на жительство) и разрешение на работу. Запись в ТК делается после получения всех необходимых миграционных документов.

Работники с ограниченными возможностями

Работодатель обязан обеспечить доступные условия труда и оформить запись в ТК с указанием категории инвалидности, если это требуется.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск срока в три рабочих дня. Решение: вести календарный план и назначать ответственного за внесение записей.
• Несоответствие данных в ТК и трудовом договоре. Решение: проверять каждый пункт договора на совпадение с данными из паспорта и ТК.
• Отсутствие подписи руководителя. Решение: использовать электронную подпись или печать, если подпись невозможна.
• Неоформленные изменения (переводы, повышения). Решение: вести журнал изменений и вносить их в ТК сразу после приказа.

Рекомендации работодателям

1. Создайте чек‑лист для приёма новых сотрудников, включающий проверку ТК, заполнение договора, регистрацию в ПФР и ФСС.
2. Обучите персонал отдела кадров правилам работы с новой формой трудовой книжки.
3. Внедрите электронный реестр – это ускорит процесс и уменьшит риск ошибок.
4. Храните копии всех документов (скан‑копии договора, приказа, записи в ТК) в архиве минимум 5 лет.
5. Контролируйте сроки – используйте автоматические напоминания в HR‑системе.

Приём на работу сотрудника с новой трудовой книжкой – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения законодательных сроков. Правильное оформление гарантирует законность трудовых отношений, защищает интересы как работодателя, так и работника, а также упрощает последующую кадровую работу.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете избежать типичных ошибок, ускорить процесс адаптации новых сотрудников и поддерживать чистоту кадровой документации.

Дата публикации: