Правильное оформление трудовой книжки при увольнении сотрудника — критически важный процесс для работодателя. Ошибки в записях могут привести к проблемам у работника при трудоустройстве, а компанию — к штрафам и судебным разбирательствам. В 2026 году правила ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении, какие статьи указывать и как выглядит идеальный образец заполнения.
Основные правила заполнения при увольнении
Согласно действующему порядку, запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно помнить, что нумерация записей должна быть сквозной в рамках каждого раздела. Нельзя пропускать строки или нарушать последовательность номеров.
Ключевые требования к записи:
- Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета (для бумажных книжек).
- Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «ст.» вместо «статья», «п.» вместо «пункт»).
- Основанием для записи всегда служит приказ (распоряжение) работодателя.
- В графе 4 указываются реквизиты приказа: его номер и дата.
Структура записи об увольнении
Запись состоит из четырех граф. Давайте разберем, что должно быть в каждой из них:
- Графа 1: Порядковый номер записи (например, 15).
- Графа 2: Дата увольнения. Она должна совпадать с датой, указанной в приказе и в заявлении работника (если это увольнение по собственному желанию).
- Графа 3: Текст записи. Здесь указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
- Графа 4: Наименование, номер и дата документа, на основании которого внесена запись (приказ об увольнении).
Образцы записей для разных ситуаций
Формулировка в графе 3 зависит от основания увольнения. Ниже приведены самые распространенные варианты.
Увольнение по собственному желанию
Это наиболее частая ситуация. Важно ссылаться именно на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 (которая регулирует процедуру подачи заявления).
Пример заполнения:
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
Если сотрудник работал по срочному договору и срок его действия истек, запись будет выглядеть иначе.
Пример заполнения:
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 46-к
Увольнение по соглашению сторон
В этом случае используется ссылка на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Пример заполнения:
- Графа 3: Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчет ЕФС-1
В 2026 году работодателей обязаны вести электронные трудовые книжки. Запись в ЭТК вносится на основании отчета по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием, перевод, увольнение»).
Важные нюансы для ЭТК::
- Работодатель обязан направить отчет в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Формулировки в электронном виде полностью соответствуют бумажным образцам.
- Если у работника нет бумажной трудовой книжки (он начал работать после 2020 года и не изъявил желания ее завести), то запись вносится только в электронном виде.
Заверение записи и выдача книжки
После внесения записи в бумажную трудовую книжку она должна быть заверена:
- Подписью ответственного лица (кадровика или руководителя), ответственного за ведение трудовых книжек.
- Подписью самого работника (ознакомление).
- Печатью организации (если она используется в компании).
Трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения. В книге учета движения трудовых книжек делается соответствующая отметка о выдаче, которую работник также заверяет своей подписью.
Частые ошибки, которых следует избегать
- Ссылка на статью 80 ТК РФ вместо статьи 77 при увольнении по собственному желанию.
- Использование сокращений (например, «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации» — хотя в последних разъяснениях аббревиатура ТК РФ допускается, полные названия safer).
- Несоответствие даты в трудовой книжке дате приказа.
- Отсутствие подписи работника об ознакомлении.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту процесса увольнения и обезопасит компанию от претензий со стороны контролирующих органов.