Правильное оформление трудовой книжки (ТК) при увольнении — одна из ключевых обязанностей работодателя. Ошибки в записях или задержка выдачи документа влекут административную ответственность и обязательство выплачивать сотруднику компенсацию. В статье разберем все нюансы, основанные на актуальных требованиях Трудового кодекса РФ и практике 2025-2026 годов.

Законные основания увольнения: на что ссылаться в записи

Согласно части 5 статьи 84.1 ТК РФ, запись об увольнении должна содержать точную формулировку основания с указанием на конкретную статью, часть и пункт Трудового кодекса или иного федерального закона. Запись делается в графе 3 трудовой книжки.

Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника)

Это наиболее распространенный случай. Важно использовать корректную формулировку:

• Правильно: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию), пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Неправильно: «Уволен по собственному желанию» (без ссылки на статью) или «Уволен по статье 77 ТК РФ» (без указания пункта).

Важно: С 1 января 2026 года завершается переходный период на обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако правила формулировок для записей в ЭТК идентичны бумажным.

Увольнение по соглашению сторон

Если увольнение происходит по взаимному согласию, запись оформляется так:

«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Другие частые основания (краткий список)

В таблице представлены основные формулировки для распространенных случаев:

Требования к оформлению записи в трудовой книжке

Запись об увольнении должна быть:

1. Содержательной: Указывать не только основание, но и причину (например, «в связи с ликвидацией организации»).
2. Точной: Дословно соответствовать формулировкам закона.
3. Идентифицирующей: Содержать ссылку на номер приказа об увольнении.

Образец записи (бумажная ТК):

 № п/п | Дата | Сведения о работнике, основание и причина прекращения трудового договора, подпись работника
 ______|___________________|__________________________________________________________________________________
 15 | | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию), 
 | | пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. 
 | | Приказ от № 45-к.

 | | _________________ / Иванов И.И. /
 

Сроки и порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Это критически важный этап, регулируемый статьей 62 ТК РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек.

Общий срок

Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в ЭТК) должна быть выдана работнику в день его увольнения, то есть в последний рабочий день.

Если работник в этот день не явился, работодатель обязан:

• Направить ему документ заказным письмом с уведомлением о вручении (срок, не позднее 3 рабочих дней с даты увольнения).
• При этом компенсация за задержку выдачи (средний заработок) начисляется только за те дни, когда работник не мог получить документ по вине работодателя.

Порядок выдачи и учета

При выдаче трудовой книжки необходимо:

1. Проверить правильность всех записей (особенно последней, об увольнении).
2. Оформить «Отметку о выдаче трудовой книжки» в специальном журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-2 или аналогичная). В графе «Кому выдана» указываются ФИО работника и дата выдачи.
3. Получить расписку работника о получении трудовой книжки (можно в том же журнале или отдельным актом).

Если работник отказывается получать книжку, об этом составляется акт с участием двух свидетелей. Книжка отправляется заказным письмом.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2025 года большинство работодателей перешли на ЭТК. С 1 января 2026 года ведение бумажных ТК для вновь принимаемых на работу станет исключением.

• Запись об увольнении вносится работодателем в личный кабинет работника на портале Госуслуг или в системе ЭТК через специальную отчетную форму ЕФС-1.
• Формулировки в ЭТК должны быть такими же, как и в бумажной книжке, с указанием статьи ТК РФ.
• Сроки внесения сведений — не позднее дня увольнения.
• Работник вправе запросить бумажный выписку из ЭТК. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.

Документы, которые выдает работодатель при увольнении (помимо ТК)

В день увольнения, наряду с трудовой книжкой, сотруднику должны быть выданы (по его письменному заявлению):

• Копия приказа об увольнении (с отметкой о ознакомлении или с приложением копии).
• Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения (для расчета пособия по безработице).
• Справка 2-НДФЛ за все время работы в организации.
• Выписка из ЭТК (если ведется электронная книжка, а работник запросил бумажный вариант).

Типичные ошибки и последствия

• Неточная формулировка основания (например, «уволен по ст. 77 ТК РФ»). Такая запись может быть признана недействительной, что создаст риск восстановления на работе.
• Отсутствие ссылки на номер и дату приказа. Запись теряет юридическую силу.
• Задержка выдачи трудовой книжки (свыше дня увольнения). Влечет обязанность выплатить компенсацию за все время задержки (средний заработок).
• Выдача книжки без отметки в журнале учета. Невозможно доказать факт выдачи в случае спора.

Чтобы избежать ошибок при увольнении, проверьте:

1. Соответствует ли формулировка в графе 3 ТК дословно тексту статьи ТК РФ?
2. Указан ли номер и дата приказа об увольнении?
3. Имеет ли запись подпись работника (если он ознакомлен с ней)?
4. Выдана ли трудовая книжка (или сведения ЭТК) в день увольнения?
5. Оформлена ли отметка о выдаче в журнале учета движения трудовых книжек?
6. Выданы ли по заявлению все необходимые справки и копии документов?

Помните: Правильное оформление трудовой книжки — это не формальность, а защита и работника, и работодателя от будущих трудовых споров.

Статья составлена на основе анализа актуальных норм Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства № 855 и практики 2025-2026 гг. Рекомендуется уточнять детали в локальных нормативных актах организации и при изменении законодательства.