Увольнение сотрудника – это событие‚ требующее точного оформления в трудовой книжке. Правильная запись не только защищает интересы работодателя‚ но и гарантирует employee‑у прав на получение стажа‚ компенсаций и соцвыплат. Ниже – пошаговое руководство‚ основанное на актуальной информации (на 23‑е мая 2026 г.) и требованиях Трудового кодекса РФ.

Подготовка к оформлению

• Проверьте наличие трудовой книжки у сотрудника. Если она утеряна‚ повреждена или не оформлена‚ оформите вторую книжку в соответствии с п. 81 ТК РФ.
• Убедитесь‚ что в книжке есть все необходимые реквизиты: ФИО‚ должность‚ место и дата рождения‚ сведения о регистрации‚ сведения о месте работы (наименование организации‚ период работы).
• Сформируйте документ основания увольнения. Это может быть:
1. Увольнение по соглашению сторон;
2. Исключительные обстоятельства (например‚ прекращение деятельности организации);
3. Расторжение по инициативе работодателя (по статье 81 ТК РФ);
4. Расторжение по инициативе сотрудника (по статье 84 ТК РФ).

Формулировка записи в книжке

Запись в трудовой книжке должна содержать минимум следующие сведения:

• Дата увольнения;
• Причина увольнения (указать точную формулировку‚ соответствующую Трудовому кодексу);
• Последний рабочий день;
• Сведения о расчёте заработной платы и иных выплатах (по желанию‚ но рекомендуется указать «оклад»‚ «премию»‚ «компенсацию» и т.д.).

Пример оформления (в зависимости от причины увольнения):

Запись: – Увольнение по соглашению сторон. Последний рабочий день – . Работа в организации с по . Оклад – 45 000 руб. Премия за 2025 год – 10 000 руб.

Примеры формулировок в зависимости от причины

1. Увольнение по соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон с даты . Последний рабочий день – . Работа в организации с по . Оклад – 40 000 руб.
2. Исключительные обстоятельства (прекращение деятельности организации): «Уволен в связи с прекращением деятельности организации с даты . Последний рабочий день – . Работа в организации с по . Оклад – 45 000 руб.
3. Расторжение по инициативе работодателя (по ст. 81 ТК РФ): «Уволен по инициативе работодателя с даты . Последний рабочий день – . Работа в организации с по . Оклад – 42 000 руб.
4. Расторжение по инициативе сотрудника (по ст. 84 ТК РФ): «Уволен по инициативе сотрудника с даты . Последний рабочий день – . Работа в организации с по . Оклад – 38 000 руб.

Особенности при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 янв. 2026 г. в России вводится обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:

• Если у сотрудника уже есть бумажная книжка‚ её можно оформить в электронный формат в любой момент.
• При увольнении в электронной книжке в поле «Причина увольнения» указываются те же формулировки‚ что и в бумажной.
• Электронная запись подписывается электронной подписью работодателя и сотрудника (или их представителя).

Если вы оформляете увольнение в бумажной книжке‚ но планируете перейти на ЭТК‚ рекомендуется сразу оформить запись в электронном виде‚ чтобы избежать двойного оформления.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неуказание точной причины увольнения. Ошибка: «Уволен по сокращению». Решение: укажите конкретную статью ТК РФ («Уволен в связи с сокращением» или «Уволен по инициативе работодателя в соответствии со ст; 81 ТК РФ»).
2. Неуказание даты последнего рабочего дня. Решение: всегда указывайте конкретную дату‚ а не «конец месяца» или «около 20‑го».
3. Омиссивные сведения о расчёте заработной платы. Решение: хотя это не обязательное поле‚ рекомендуется указать оклад и любые выплаты‚ чтобы избежать споров.
4. Неправильное оформление даты. Решение: используйте формат ДД.ММ.ГГГГ‚ чтобы исключить двусмысленность.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Сформировать приказ об увольнении (или соглашение сторон).
2. Убедиться‚ что в приказе указана точная причина увольнения и дата прекращения трудовых отношений.
3. Получить подпись сотрудника на приказе (или согласие в электронном виде).
4. Открыть соответствующую запись в трудовой книжке (бумажной или электронной).
5. Заполнить запись согласно шаблону‚ указанному в пункте 2.
6. Проверить правильность даты‚ ФИО‚ должности и расчётов.
7. Подписать запись (бумажную – от руки‚ электронную – ЭЦП).
8. Сохранить копию записи в личном деле сотрудника.
9. При необходимости – уведомить Пенсионный фонд и ФНС о прекращении отношений.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении – это важный элемент юридической защиты как работодателя‚ так и сотрудника. Тщательное соблюдение требований ТК РФ‚ использование точных формулировок и своевременный переход на электронные трудовые книжки позволяют избежать недоразумений‚ споров и возможных штрафов. Помните‚ что каждый случай уникален‚ поэтому при сомнениях лучше проконсультироваться с юристом или специалистом по персоналу.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению увольнения или переходу на ЭТК‚ оставляйте их в комментариях – мы постараемся дать подробный ответ.