Процесс увольнения сотрудника — ответственная процедура, которая требует от кадровика или руководителя строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. Одним из ключевых этапов является правильное оформление трудовой книжки или выдача электронных сведений о трудовой деятельности. Ошибка в формулировке или дате может привести к судебным искам и штрафам для работодателя.

В 2026 году действуют актуальные правила ведения и хранения трудовых книжек, а также широко применяется электронный формат (ЕФС-1 и СТД-Р). В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись об увольнении, какие документы выдать сотруднику, и приведем наглядные образцы заполнения.

Электронная или бумажная: что выдавать при увольнении?

С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) работодатели обязаны учитывать выбор работника. От этого зависит пакет документов, который сотрудник получит на руки в свой последний рабочий день.

• Если работник сохранил бумажную трудовую книжку: работодатель обязан внести в нее все записи и выдать её на руки.
• Если работник перешел на электронную трудовую книжку: бумажная книжка возвращается сотруднику на руки с соответствующей записью о подаче заявления о переходе на ЭТК. При увольнении таким сотрудникам выдается Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Особенности выдачи формы СТД-Р в 2026 году

Сведения по форме СТД-Р могут быть предоставлены:

1. В бумажном виде: распечатываются на бланке организации, обязательно заверяются подписью сотрудника отдела кадров и печатью компании.
2. В электронном виде: документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и отправляется работнику.

Правила внесения записи об увольнении в бумажную трудовую книжку

Независимо от причины увольнения, существует единый алгоритм заполнения граф раздела «Сведения о работе»:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
2. Графа 2: указывается дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3: вносится причина увольнения. Формулировка должна строго соответствовать ТК РФ (без сокращений, например, не «п. 3 ч. 1 ст. 77», а «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
4. Графа 4: указываются реквизиты приказа об увольнении, дата и порядковый номер (например, «Приказ от № 45-к»).

После внесения записи все внесенные в трудовую книжку сведения заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника (кроме случаев, когда работник отказывается расписаться).

Образцы записей об увольнении в трудовой книжке (2026)

Формулировка в графе 3 зависит от статьи ТК РФ, по которой увольняется сотрудник. Ниже приведены самые частые образцы записей, проверенные экспертами.

Увольнение по собственному желанию

Самая распространенная причина расторжения договора. Основание — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Образец записи в графе 3:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение по соглашению сторон

Используется, когда работник и работодатель договорились о компенсациях и сроке ухода. Основание, пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Образец записи в графе 3:

«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

Применяется для сотрудников, работавших по срочному договору. Основание — пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Образец записи в графе 3:

«Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение при сокращении штата

Основание — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Здесь важно не перепутать статьи.

Образец записи в графе 3:

«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение при ликвидации организации

Основание — пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Образец записи в графе 3:

«Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Особенности оформления для разных категорий работников

Записи об увольнении могут иметь нюансы в зависимости от статуса сотрудника:

• Совместители: при увольнении внешнего совместителя в трудовую книжку (по основному месту работы) вносится запись с указанием, что человек увольняется с работы по совместительству.
• Руководитель (директор):b> увольнение директора часто оформляется на основании решения учредителей или протокола общего собрания. В графе 4 указываются реквизиты приказа (форма Т-8), а в графе 3 прописывается соответствующий пункт ТК РФ (например, п. 2 ст; 278 ТК РФ или по собственному желанию, ст. 280 ТК РФ).
• Иностранцы: формулировки записи об увольнении иностранного гражданина в трудовой книжке стандартные и соответствуют общим правилам ТК РФ.

Сроки выдачи документов при увольнении

Согласно требованиям трудового законодательства, все документы, связанные с работой, должны быть выданы сотруднику в день увольнения (последний рабочий день). В 2026 году этот список включает:

1. Бумажную трудовую книжку (если работник не перешел на ЭТК).
2. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (для тех, кто перешел на ЭТК, а также по отдельному заявлению — для владельцев бумажных книжек).
3. Справку о сумме заработка за два календарных года (для расчета пособий).
4. Выписку из сведений по форме ЕФС-1 (персонифицированные сведения), подаваемых в Социальный фонд России (СФР).
5. По заявлению работника — копии приказов о приеме, переводе, увольнении и другие документы, связанные с работой.

Что делать, если допущена ошибка?

Если в записи об увольнении допущена ошибка (например, неверная дата или формулировка статьи), исправлять ее нужно по правилам нового Порядка ведения трудовых книжек. Нельзя зачеркивать или замазывать неверную запись!

В графе 3 следующей строки пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна», а затем вносится правильная формулировка. В графе 4 ставится ссылка на приказ работодателя, на основании которого вносится исправление.

Оформление увольнения и заполнение трудовой книжки (или формы СТД-Р) требует максимальной внимательности. В 2026 году актуальными остаются строгие требования к соответствию формулировок Трудовому кодексу РФ и соблюдению сроков выдачи документов. Используйте проверенные образцы от экспертов, чтобы избежать ошибок, и всегда сверяйтесь с актуальным Порядком ведения и хранения трудовых книжек.