Увольнение сотрудника, это не просто завершение трудовых отношений, но и юридически значимый процесс, требующий строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. Особое внимание при этом уделяется записи в трудовой книжке — официальному документу, подтверждающему трудовую историю работника. Неправильно оформленная запись может стать основанием для судебного спора, штрафа или даже восстановления сотрудника на работе.

Основные правовые основания

Запись об увольнении в трудовой книжке должна соответствовать статье 77 Трудового кодекса РФ, которая перечисляет законные основания прекращения трудового договора. При этом важно понимать:

• Статья 80 ТК РФ регулирует порядок увольнения по инициативе работника, но не является основанием для записи в трудовой книжке.
• Для записи в трудовой книжке используется пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — «расторжение трудового договора по инициативе работника».

Важно! Многие кадровики ошибочно указывают «по собственному желанию» как основание. Это не соответствует закону. Правильная формулировка — «расторжение трудового договора по инициативе работника» (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию

Запись в трудовой книжке должна содержать три обязательных элемента:

1. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника (указывается в соответствии с заявлением и приказом).
2. Основание прекращения трудового договора — формулировка из статьи 77 ТК РФ.
3. Номер и дата приказа — реквизиты приказа работодателя об увольнении.

Пример правильной записи:

Графа 1 (номер записи): 15
Графа 2 (дата):
Графа 3 (основание): Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4 (номер и дата приказа): Приказ № 47 от

Что НЕЛЬЗЯ писать в трудовой книжке:

• «Уволен по собственному желанию» — недопустимо, это разговорная формулировка.
• «Уволен по статье 80» — ошибка, статья 80, это порядок подачи заявления, а не основание увольнения.
• «Прекращен трудовой договор» — неполная формулировка, не указано, по чьей инициативе.

Закон допускает синонимы: «расторгнуть», «прекратить», «уволить» — но только в сочетании с правильным основанием. Например, допустимо: «уволен на основании пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

Особенности при электронной трудовой книжке

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, все записи ведутся в электронном виде в Пенсионном фонде РФ.

При увольнении работника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан:

• Внести запись в систему ЭТК в день издания приказа об увольнении.
• Сдать форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Пенсионный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (п. 4 Порядка заполнения ЕФС-1).
• Выдать работнику выписку из ЭТК на бумажном носителе или в электронном виде по его запросу.

Важно! Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, но перешел на электронную, все предыдущие записи остаются в бумажном документе. Новая запись об увольнении вносится только в ЭТК.

Что делать, если работник не получил трудовую книжку?

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы. Если работник не явился за ней, работодатель должен:

• Направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
• Если работник не явился в течение 3 дней — трудовая книжка хранится у работодателя.
• По письменному заявлению работника трудовая книжка выдается в течение 3 рабочих дней с момента обращения.

При несвоевременной выдаче работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).

Дополнительные документы при увольнении

Помимо трудовой книжки, работодатель обязан в день увольнения выдать работнику:

• Справку о заработной плате за последние 2 года (форма 182н).
• Справку 2-НДФЛ, о доходах и удержанном налоге.
• Копии приказов о приеме, переводе и увольнении — по письменному заявлению работника (ст. 62 ТК РФ).
• Выписку из трудовой книжки (если ведется ЭТК).

Частые ошибки кадровиков и как их избежать

1. Ошибка №1: Указание статьи 80 ТК РФ как основания увольнения.
   Решение: Всегда используйте пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
2. Ошибка №2: Не выдача трудовой книжки в день увольнения.
   Решение: Даже если работник ушел в отпуск или болел — книжка должна быть выдана в последний рабочий день. Если не получается — направьте уведомление и отправьте книжку заказным письмом с уведомлением.
3. Ошибка №3: Несвоевременная сдача ЕФС-1 при ЭТК.
   Решение: Внедрите внутренний контроль: сдача ЕФС-1 — это обязанность, а не рекомендация. Штраф за нарушение — до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
4. Ошибка №4: Использование неофициальных формулировок в записи.
   Решение: Используйте только юридически точные формулировки, приведенные в ТК РФ.

Чтобы избежать споров, штрафов и судебных исков, помните три золотых правила:

1. Формулировка в трудовой книжке, только по пункту 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
2. Сроки, трудовая книжка выдается в последний день работы, ЕФС-1 сдается на следующий день после приказа (для ЭТК).
3. Документы — все копии и справки выдаются по требованию работника в день увольнения.

Правильное оформление увольнения — это не только формальность, но и проявление уважения к трудовому стажу сотрудника. Каждая запись в трудовой книжке — это часть его профессиональной биографии. Отнеситесь к ней с ответственностью.

Помните: В 2026 году контроль за соблюдением трудового законодательства усиливается. Пенсионный фонд и трудовая инспекция активно проверяют соответствие записей в ЭТК и бумажных книжках. Не рискуйте — делайте всё по закону.