Правильное оформление записей об увольнении в трудовой книжке, это критически важный процесс для работодателя. Ошибка в формулировке или ссылке на статью закона может привести к признанию увольнения незаконным, штрафам со стороны трудовой инспекции и проблемам для сотрудника при получении пособия по безработице или оформлении пенсии.
В данной статье мы подробно разберем актуальные правила, образцы записей и требования законодательства РФ, действующие в 2026 году.
Основные правила заполнения при увольнении
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному Приказом Минтруда России от № 320н), все записи должны вноситься строго в соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ (ТК РФ) или иных федеральных законов.
Ключевые требования к записям:
- Точность формулировок: Запись должна дословно соответствовать тексту закона. Нельзя использовать сокращения или менять слова местами.
- Основание записи: Все вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
- Сроки: Запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день).
- Нумерация: Порядковый номер записи должен продолжать сквозную нумерацию предыдущих записей.
> Важно: Дата увольнения в трудовой книжке должна совпадать с последним днем работы сотрудника.
Ключевое изменение: «Уволен» вместо «Трудовой договор расторгнут»
Один из самых важных моментов, который необходимо учитывать в 2026 году, касается стартовой фразы записи.
Согласно актуальным разъяснениям и Порядку № 320н, во всех случаях увольнения (за исключением смерти сотрудника) используется формулировка:
«Уволен…»
Ранее часто использовалась фраза «Трудовой договор расторгнут…», но теперь стандартом является слово «Уволен».
- Правильно: Уволен по собственному желанию…
- Неправильно: Трудовой договор расторгнут по собственному желанию…
Единственное исключение: Если увольнение происходит в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), запись вносится со словами: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника…».
Образцы формулировок для различных оснований увольнения
Ниже приведены правильные формулировки для самых распространенных ситуаций. Помните, что после причины увольнения обязательно ставится запятая и указывается ссылка на закон.
Увольнение по собственному желанию
Это наиболее частое основание (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Формулировка:
> Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение по соглашению сторон
Используется, когда работник и работодатель договорились об условиях расставания (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Формулировка:
> Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи с окончанием срока трудового договора
Актуально для срочных договоров (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Формулировка:
> Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение за прогул (дисциплинарное взыскание)
Используется подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Формулировка:
> Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи с переходом на выборную работу
Специфический случай, требующий указания организации, куда переходит сотрудник.
Формулировка:
> Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в [Наименование организации], пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Порядок оформления записи в бумажной трудовой книжке
Процесс внесения записи выглядит следующим образом:
Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация).
Графа 2 (Дата): Дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Графа 3 (Сведения о работе): Вносится сама формулировка увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ.
Графа 4 (Основание): Указывается реквизит приказа об увольнении (номер и дата). Например: Приказ от № 45-к.
Заверение записи
После внесения записи об увольнении она должна быть заверена:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Подписью самого работника (как подтверждение того, что он ознакомлен с записью).
- Печатью организации (при наличии печати). Если печати нет, запись заверяется только подписями.
Электронные трудовые книжки и отчетность
В 2026 году система электронных трудовых книжек является основной. Даже если у сотрудника бумажная книжка, работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР).
- Форма отчетности: Сведения подаются по форме ЕФС-1.
- Сроки подачи: Отчет формируется и отправляется не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Содержание: В отчете указываются те же самые формулировки, что и в бумажной версии, со ссылками на статьи ТК РФ.
> Внимание: Если работник ранее отказался от бумажной трудовой книжки и перешел на электронный формат, запись в бумажный документ не вносится (так как он остается у работника на руках без новых записей), но отчет ЕФС-1 в СФР подается в обязательном порядке;
Частые ошибки и как их избежать
Неверная ссылка на закон: Часто путают части и пункты статей. Всегда перепроверяйте актуальную редакцию ТК РФ на дату увольнения.
Использование старых формулировок: Фразы вроде «Трудовой договор расторгнут» вместо «Уволен» могут стать причиной для споров.
Ошибки в датах: Дата в графе 2 должна строго совпадать с датой приказа и последним днем работы.
Отсутствие подписи работника: Если работник отказывается подписывать запись, об этом делается соответствующая запись в присутствии свидетелей, но сама запись об увольнении от этого не теряет силы.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту процесса увольнения и обезопасит компанию от претензий со стороны контролирующих органов.