Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление записей при назначении на должность имеет критическое значение как для работодателя, так и для работника. В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты правильного внесения записей в трудовую книжку при приеме на работу, назначении на должность, а также особенности оформления при совместительстве и других специфических случаях.
Основные правила ведения трудовой книжки
Что говорит законодательство
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней.
Основные требования к оформлению
- Записи должны быть внесены разборчивым почерком чернилами черного, синего или фиолетового цвета
- Не допускаются сокращения, зачеркивания, использование корректора
- Все записи должны соответствовать штатному расписанию организации
- Дата приема на работу должна совпадать с датой в приказе
- Наименование должности должно полностью соответствовать указанному в трудовом договоре
Структура записи при назначении на должность
Стандартная запись при приеме на работу
Запись в трудовую книжку при назначении на должность оформляется в разделе «Сведения о работе» и должна содержать следующие элементы:
12
Принят в ООО "Медицинский центр" на должность медицинской сестры в хирургическое отделение
Приказ № 123 от
Где:
- Номер записи (порядковый номер в разделе «Сведения о работе»)
- Дата приема (число, месяц, год)
- Содержание записи (должность, структурное подразделение)
- Наименование документа (приказ, распоряжение) с номером и датой
Что должно быть указано в записи
- Полное наименование организации (как в учредительных документах)
- Наименование должности строго в соответствии со штатным расписанием
- Наименование структурного подразделения (если это предусмотрено трудовым договором)
- Основание приема (реквизиты приказа)
Особенности записи при различных видах трудоустройства
Прием на работу по совместительству
При оформлении на работу по совместительству в трудовую книжку вносится запись, аналогичная основной работе, с обязательным указанием на совместительство:
13
Принят по совместительству в ООО "Медицинский центр" на должность медицинской сестры в хирургическое отделение
Приказ № 124 от
Важно! Запись о совместительстве вносится отдельной строкой, даже если основная и совмещаемая должности одинаковые.
Прием на работу вахтовым методом
При оформлении на работу вахтовым методом в трудовую книжку вноситься специальная отметка:
14
Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом
Приказ № 125 от
Назначение на должность временно исполняющего обязанности
При назначении на должность временно исполняющего обязанности (ВРИО) запись в трудовую книжку вносится в общем порядке без указания «временно исполняющий обязанности»:
15
Назначен на должность начальника отдела кадров
Приказ № 126 от
Важно! Если временное исполнение обязанностей оформлено приказом, но не изменяет должность, запись в трудовую книжку не вносится.
Ошибки, которые следует избегать
Типичные ошибки при заполнении
- Отсутствие записи о приеме — грубое нарушение, может привести к проблемам при назначении пенсии
- Несоответствие должности в трудовой книжке и трудовом договоре
- Отсутствие наименования структурного подразделения, если это предусмотрено трудовым договором
- Использование сокращений (например, «гл. бух.» вместо «главный бухгалтер»)
- Неправильная нумерация записей — каждая новая запись должна иметь следующий порядковый номер
- Отсутствие даты приказа или указание неверной даты
1. Все записи в трудовой книжке были внесены не позднее недельного срока со дня издания приказа
2. Записи были заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть)
3. Работник был ознакомлен с записью под подпись
Порядок действий кадровика при назначении на должность
Пошаговая инструкция
- Проверка документов:
- Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность
- Трудовая книжка (если имеется)
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
- Документы воинского учета (для военнообязанных)
- Документ об образовании и (или) о квалификации
- Оформление трудового договора:
- Указать должность в точном соответствии со штатным расписанием
- Указать структурное подразделение (если это предусмотрено)
- Указать условия труда (вахтовый метод, совместительство и т.д.)
- Подготовка приказа о приеме на работу:
- Указать полное наименование должности
- Указать структурное подразделение
- Указать условия работы (совместительство, вахтовый метод и т.д.)
- Внесение записи в трудовую книжку:
- Проверить правильность всех данных
- Сделать запись разборчивым почерком
- Заверить запись подписью ответственного лица
- Ознакомить работника с записью под подпись
- Внесение записи в личное дело:
- Сделать копию записи для личного дела работника
- Хранить копию вместе с приказом о приеме
Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки
Для работодателя
Неправильное ведение трудовой книжки может повлечь за собой:
- Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) — штраф до 50 000 рублей
- Возмещение ущерба работнику в случае неправильного оформления записей
- Проблемы при проверках трудовой инспекции
Для работника
Неправильно оформленная трудовая книжка может привести к:
- Проблемам при назначении пенсии
- Затруднениям при устройстве на новую работу
- Возможным спорам с работодателем
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли делать запись в трудовую книжку при внутреннем переводе?
Да, при внутреннем переводе на другую должность или в другое структурное подразделение в трудовую книжку вносится соответствующая запись.
16
Переведен на должность главного бухгалтера
Приказ № 127 от
Можно ли сделать запись в трудовую книжку задним числом?
Нет, записи в трудовую книжку вносятся только на основании приказов, изданных в период работы работника в организации. Записи задним числом не допускаются.
Что делать, если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу?
Если запись отсутствует, необходимо:
- Обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести запись
- Если предыдущий работодатель ликвидирован, обратиться в органы Пенсионного фонда РФ
- В случае невозможности восстановления записи, работник может обратиться в суд
Правильное оформление трудовой книжки при назначении на должность — это не только требование закона, но и важный элемент кадрового документооборота. Каждый кадровик должен:
- Знать требования трудового законодательства
- Следовать установленным правилам ведения трудовых книжек
- Быть внимательным при заполнении записей
- Своевременно вносить изменения при кадровых перемещениях
Соблюдение этих правил позволит избежать проблем как для работодателя, так и для работника, а также обеспечит правильное ведение трудовой истории каждого сотрудника.