Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки‚ которая формируется и хранится в базе данных Социального фонда России. Она содержит информацию о трудовой деятельности гражданина‚ начиная с 2020 года.

Кому нужна бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов:

Работники с трудовым стажем до 2021 года

Если у вас есть трудовой стаж до 1 января 2021 года‚ вы имеете право выбора:

• Продолжить ведение бумажной трудовой книжки наряду с электронной;
• Полностью перейти на электронный формат‚ написав соответствующее заявление работодателю;
• Оставить обе версии (бумажную и электронную).

Новые работники (без стажа до 2021 года)

Если вы впервые начинаете трудовую деятельность после 1 января 2026 года:

• Бумажная трудовая книжка не оформляется — вся информация хранится только в электронном виде;
• Работодатель обязан завести электронную трудовую книжку;
• Вы не можете требовать оформления бумажной версии‚ так как у вас нет стажа до 2021 года.

Работники‚ решившие отказаться от бумажной версии

Если вы хотите перейти полностью на электронный формат:

• Напишите заявление работодателю о ведении трудовой книжки только в электронном виде;
• Бумажная трудовая книжка будет выдана вам на руки с отметкой о сделанном выборе;
• В дальнейшем все записи будут вноситься только в электронную версию.

Как работодатель должен вести трудовую книжку в 2026 году?

Согласно действующему законодательству:

1. Все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех сотрудников;
2. Для работников с стажем до 2021 года бумажная версия может сохраняться по их желанию;
3. Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки у нового сотрудника;
4. Сведения о трудовой деятельности вносятся в ЭТК на основании отчетности по форме ЕФС-1.

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на электронный формат имеет ряд преимуществ:

• Минимизация ошибок: электронная система автоматически проверяет корректность вносимых данных;
• Удобный доступ: информацию можно получить в личном кабинете на портале госуслуг;
• Сохранность данных: электронные записи защищены от потери или повреждения;
• Автоматическое обновление: все изменения фиксируются в режиме реального времени;
• Экологичность: снижение бумажного документооборота.

Когда бумажная трудовая книжка все еще актуальна?

Бумажная трудовая книжка может понадобиться в следующих случаях:

• При трудоустройстве: если у вас есть стаж до 2021 года и вы предпочитаете сохранить бумажную версию;
• Для подтверждения стажа: в некоторых случаях бумажный документ может потребоваться для оформления пенсии или других социальных выплат;
• По личному выбору: если вы не доверяете электронным системам или предпочитаете иметь физический документ.

Что делать‚ если вы не определились с форматом?

Если вы затрудняетесь с выбором между бумажной и электронной версией‚ следуйте этим рекомендациям:

1. Проверьте свой трудовой стаж: если у вас есть записи до 2021 года‚ у вас есть право выбора;
2. Оцените преимущества электронного формата: удобство‚ доступность‚ защита от потери;
3. Проконсультируйтесь с работодателем: уточните‚ как организовано ведение ЭТК в вашей организации;
4. Напишите заявление: если вы хотите перейти на электронный формат‚ подайте соответствующее заявление работодателю;
5. Сохраните бумажную версию: если вы не уверены‚ лучше сохранить бумажный документ до полной уверенности в переходе на электронный формат.

Часто задаваемые вопросы

❓ Нужно ли мне отдавать бумажную трудовую книжку работодателю?

Нет. Документ остается у работника. Работодатель только вносит сведения в электронную версию.

❓ Могу ли я вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Да‚ если у вас есть стаж до 2021 года. Вы можете написать заявление о возобновлении ведения бумажной версии.

❓ Что будет‚ если я потеряю бумажную трудовую книжку?

В этом случае вам нужно обратиться к последнему работодателю для восстановления записи в электронной трудовой книжке. Бумажную версию можно будет восстановить по решению органа‚ осуществляющего государственную регистрацию.

❓ Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Вы можете получить выписку:

• Через портал Госуслуги;
• В личном кабинете на сайте Социального фонда России;
• Обратившись лично в отделение Социального фонда;
• Через работодателя.

Ответ зависит от вашей ситуации:

• Если у вас есть стаж до 2021 года: бумажная версия может сохраняться по вашему желанию;
• Если вы новый работник (без стажа до 2021 года): бумажная версия не оформляется;
• Если вы хотите перейти на электронный формат: подайте соответствующее заявление работодателю.

Информация актуальна на май 2026 года. Для уточнения рекомендуем обращаться к нормативным актам или консультироваться с юристом.