Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, стаж работы и условия трудового договора. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66) все кадровые действия, связанные с приёмом, переводом и увольнением сотрудника, должны фиксироваться в ней. Ниже приведено подробное руководство по правильному оформлению записей в трудовой книжке как в бумажном, так и в электронном варианте.

Что такое трудовая книжка и кто за неё отвечает?

• Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, его стаж, место работы, должность и основания прекращения трудового договора.
• Ответственность – за корректное заполнение трудовой книжки несёт работодатель (или его уполномоченный сотрудник отдела кадров). Работник обязан предоставить оригинал трудовой книжки при приёме на работу и при увольнении.
• Периодичность – записи в трудовой книжке вносятся в течение дня после издания приказа о приёме, переводе или увольнении.

Как записать при приёме на работу?

1. Получите от сотрудника оригинал трудовой книжки.
2. Откройте раздел «Сведения о работе» (обычно на главной странице).
3. Заполните запись в следующем формате (пример для бессрочного договора):
   – – ООО «Ромашка» – Менеджер по продажам – основной работник – без указания срочности
4. Если места в книжке не осталось, используйте вкладыш (стандартный размер 60 × 60 мм).
5. Подпишите запись и поставьте печать (если применимо).
6. Сохраните копию записи в системе учёта кадров (1С:ЗУП, электронная трудовая книжка).

Для срочного трудового договора запись выглядит почти одинаково, но добавляется указание «срочный» и срок договора:

– – ООО «Ромашка» – Менеджер по продажам – основной работник – срочный договор

Как записать при переводе на другую должность или место работы?

1. В разделе «Сведения о работе» добавьте новую запись с датой перевода.
2. Укажите новое место работы, должность и, при необходимости, новый отдел.
3. Пример:
   – – ООО «Ромашка» – Старший менеджер – основной работник – перевод
4. Если перевод связан с изменением типа договора (например, переход на бессрочный), в записи укажите новый тип договора.

Как записать при увольнении?

1. После издания приказа об увольнении введите запись в разделе «Сведения о работе».
2. Запись должна содержать дату увольнения, причину и ссылку на норму ТК РФ (ст. 84.1).
3. Пример записи при увольнении по окончании срочного договора:
   – – ООО «Ромашка» – Менеджер по продажам – основной работник – увольнение по окончании срочного договора (ст. 84.1 ТК РФ)
4. Если увольнение по инициативе работодателя (например, сокращение), укажите причину и ссылку на статью ТК РФ (ст. 84.1).
5. Подпишите запись и поставьте печать.

Заполнение электронной трудовой книжки (ЕФС‑1)

• Для электронного варианта используется форма ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности).
• Заполните разделы «Сведения о работе» и «Сведения о причинах прекращения трудового договора» в соответствии с требованиями 1С:ЗУП.
• В электронном виде даты вводятся в формате DD.MM.YYYY.
• После заполнения отправьте форму в Пенсионный фонд через портал «Мой Пенсионный Фонд».
• Система автоматически проверит корректность записей и зафиксирует их в базе данных.

Практические советы и распространённые ошибки

• Не забудьте указать тип договора – бессрочный, срочный, временный, совместительство.
• Указывайте точные даты – день, месяц, год (двузначные числа для дня и месяца, четырёхзначный год).
• Не пропускайте причину увольнения – это важно для пенсионного стажа.
• Проверяйте наличие места в книжке – если нет, используйте вкладыш.
• Сохраняйте копии – в бумажном виде (скан) и в электронном формате.
• Обновляйте данные в 1С:ЗУП – это позволит избежать ошибок при расчёте зарплаты и пенсионных начислений.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли изменить запись в трудовой книжке? – Да, но только в случае ошибки, с подписью руководителя и печатью. Изменения фиксируются в журнале изменений.
2. Что делать, если сотрудник отказался от печати? – В таком случае запись в бумажной книжке не считается официальной, но электронная запись в ЕФС‑1 будет действительной.
3. Как восстановить потерянную трудовую книжку? – Подача заявления в Пенсионный фонд и получение дубликата по форме ЕФС‑1.
4. Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде? – Да, если работник согласен и работодатель использует электронный формат. Для сотрудников, принятых до 1 января 2021 г., обязательна бумажная версия.

Правильное ведение трудовой книжки – ключевой элемент кадрового учёта, который защищает права работника и обеспечивает законность трудовых отношений. Соблюдайте требования ТК РФ, своевременно вносите записи, используйте электронные инструменты и храните копии. Это поможет избежать конфликтов, штрафов и обеспечит надёжную юридическую защиту как для работодателя, так и для сотрудника.