Важность правильного оформления записи трудно переоценить: от корректности данных в трудовой книжке зависят пенсионные начисления, выплаты по больничным и другие социальные гарантии․ С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), и каждый работодатель обязан правильно оформить запись о переходе в бумажный документ․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это электронный реестр сведений о трудовой деятельности, хранящийся в системе ПФР․ В ней фиксируются:

• дата начала и окончания работы;
• должность, разряд, оклад;
• основания увольнения;
• перерывы в стаже и др․

Сведения в ЭТК передаются работодателем в ПФР в автоматическом режиме, а работнику доступен онлайн‑доступ через личный кабинет ПФР․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие запись о переходе:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66․1, пункт 2 (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде)․
2. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 442‑ФЗ (о внесении изменений в ТК РФ)․
3. Постановление Минтруда РФ от  № 14‑Р (письмо 14‑Р/В‑150) – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек», утверждённое в 2022 году․
4. Приказ Роструда от 28 апреля 2026 г․ № … (о завершении переходного периода)․

Кому и когда необходимо вносить запись в бумажную трудовую книжку

Запись делается в следующих случаях:

• при выдаче сотруднику первой (бумажной) трудовой книжки;
• при переходе от бумажного к электронному формату в течение трудового стажа;
• если новый работодатель принимает на работу сотрудника, у которого в предыдущей организации запись о переходе не была сделана․

Важно: запись в бумажную ТК делается только один раз – в момент перехода․ После этого все дальнейшие сведения вносятся исключительно в ЭТК․

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Подготовка документов
   • Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (по образцу, см․ ниже)․
   • Копия паспорта и ИНН работника․
   • Книга учёта и движения трудовых книжек (КУДТК) – запись о выдаче бумажной ТК․
2. Проверка наличия ЭТК

   Через сервис Личный кабинет ПФР убедитесь, что у сотрудника уже создана электронная трудовая книжка․ Если её нет – оформите запрос в ПФР․

3. Внесение записи в бумажную ТК

   В графах 1‑4 делаем следующее (по образцу из приказа Минтруда):

   1. Графа 1 – порядковый номер записи (следующее число после последней записи)․
   2. Графа 2 – дата выдачи бумажной трудовой книжки (число, месяц, год)․
   3. Графа 3 – формулировка:
      «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
   4. Графа 4 – ссылка на заявление работника: дата подачи и номер регистрации заявления в журнале․

   Запись подписывается руководителем организации и заверяется печатью․

4. Регистрация заявления в журнале учёта

   В журнале «Учёт и движение трудовых книжек» фиксируем:

   • номер и дату заявления;
   • ФИО работника;
   • примечание «Переход на электронную трудовую книжку»․
5. Отправка сведений в ПФР

   Через Личный кабинет работодателя загружаем заявление и подтверждающие документы․ ПФР автоматически формирует запись в ЭТК․

6. Выдача подтверждения работнику

   Работнику выдаётся копия заявления с отметкой о передаче сведений в ПФР․ При желании он может сразу увидеть запись в ЭТК через личный кабинет ПФР․

Образец записи в бумажную трудовую книжку

Как оформить заявление работника

Заявление должно быть подписано работником и содержать:

1. ФИО, должность, подразделение․
2. Текст заявления (пример):

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, прошу работодателя предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․

Подпись: _____________

Заявление регистрируется в журнале учёта заявлений (присваивается номер, указывается дата регистрации)․

Двойные записи: бумажная ТК и ЭТК

После перехода на электронный формат в бумажной трудовой книжке больше не вносятся новые записи о трудовой деятельности․ Однако:

• Запись о переходе остаётся в бумажной ТК до её изъятия (по желанию работника)․
• Все последующие сведения (приёмы, переводы, увольнения) вносятся только в ЭТК․
• Работодатель обязан вести журнал учёта и движения трудовых книжек, где фиксирует факт перехода․

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о переходе в трудовую книжку за прошлого работодателя?

Да․ Если предыдущий работодатель не сделал запись, новый работодатель может оформить её, указав в графе 4 «Запись сделана по инициативе нового работодателя, дата регистрации – …»․ При этом в заявлении работника указывается согласие на передачу сведений о предыдущих местах работы․

Что делать, если сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки?

Сотруднику выдаётся только электронная трудовая книжка․ В журнале учёта фиксируется факт отказа от бумажного варианта, а в ТК запись о переходе не делается (поскольку книжка не выдана)․

Нужна ли отдельная запись при закрывающем увольнении после перехода на ЭТК?

Нет․ Увольнение фиксируется только в ЭТК․ В бумажной ТК запись о переходе остаётся единственной․

Кому следует обращаться за разъяснениями, если возникли вопросы?

Вопросы можно направлять в региональное отделение Роструда, в службу поддержки ПФР или к юридическому отделу компании․

Правильное оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку – важный элемент кадровой практики, который гарантирует корректный учёт трудового стажа и предотвращает проблемы с пенсионным обеспечением․ Следуйте нормативным требованиям, используйте проверенные образцы и не забывайте о двойном контроле (бумажный журнал + электронный кабинет ПФР)․ При соблюдении всех рекомендаций процесс проходит быстро, а сотрудники получают доступ к своим данным в режиме онлайн․

Помните: одна правильно оформленная запись в бумажной трудовой книжке обеспечивает безошибочную работу всей системы ЭТК․