Важность правильного оформления записей в трудовой книжке невозможно переоценить: от этого зависит подтверждение трудового стажа, начисление пенсии, получение социальных льгот и многое другое. В статье рассмотрим, как правильно оформить запись при окончании срока действия срочного трудового договора, какие документы нужны и какие сроки следует соблюдать.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66 – «Трудовая книжка».
• Положение о порядке ведения трудовых книжек, утверждённое приказом Минтруда России от № 320н.
• Инструкция по заполнению раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке (утверждена Приказом Минтруда РФ от № 322н).
• Постановление Правительства РФ от № 2571 (вопросы ведения трудовых книжек работников из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей).

Когда вносится запись о завершении срока трудового договора?

Запись делается по окончании фактического срока действия договора (не позже последнего рабочего дня); При этом:

1. Работодатель обязан предупредить работника о предстоящем окончании срока за три рабочих дня до даты истечения.
2. Если работник согласен продолжить работу, необходимо оформить новый (постоянный или срочный) трудовой договор и внести соответствующую запись.
3. Если работник не желает продолжать работу, оформляется увольнение, а в книжку вносится запись об увольнении с указанием причины «истечение срока трудового договора».

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Формат записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑6). Пример формулировки:

 – – ООО «Ромашка», г. Москва,
 должность – менеджер по продажам,
 основание приема – срочный трудовой договор,
 основание прекращения – истечение срока трудового договора.
 

Обратите внимание, что запись должна соответствовать формулировкам, приведённым в ТК РФ и Положении о трудовых книжках.

Необходимые подписи и печати

• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица).
• Печать организации (если используется бумажный вариант).
• Подпись работника (при согласии с записью).

Электронный вариант трудовой книжки

С 2022 года допускается ведение трудовой книжки в электронном виде. При этом:

• Запись вносится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) в те же сроки, что и в бумажный документ.
• Работник получает уведомление в личном кабинете и может подтвердить запись электронной подписью.
• При переходе с бумажного формата на электронный необходимо оформить закрывающую запись в бумажной книжке, после чего в ЭТК вносятся все последующие записи.

Специальные случаи

Временный перевод

Согласно ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ, если по окончании срока временного перевода работнику не предоставлена прежняя работа, а он продолжает работать, то перевод считается постоянным. В трудовой книжке в таком случае делается запись о переводе без указания «временный».

Сокращённый срок работы (≤ 5 дней)

Если работник отработал в организации не более пяти календарных дней и сразу же уволился, трудовую книжку ему возвращают без внесения записей (пункт «Если специалист исполнял обязанности в компании 5 дней или меньше, то трудовую книжку ему следует вернуть без записей»).

Увольнение по другим основаниям в тот же день, что и истечение срока

Если одновременно с истечением срока договора происходит увольнение по иной причине (например, по соглашению сторон), в запись указывается более конкретная причина, например: «истечение срока трудового договора и согласие сторон на увольнение».

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка: проверить дату окончания срочного договора в кадровой системе.
2. Уведомление работника: за три рабочих дня направить письменное уведомление (можно электронным письмом с подтверждением получения) о предстоящем истечении срока.
3. Согласование дальнейших действий:
   • Продление/заключение нового договора – оформить новый договор и внести запись о приёме на работу.
   • Увольнение – подготовить приказ об увольнении с указанием причины «истечение срока трудового договора».
4. Внесение записи в трудовую книжку в течение трёх дней после последнего рабочего дня (для бумажного варианта) или в электронную систему в тот же срок.
5. Подписи и печати: обеспечить подписи руководителя и работника, поставить печать организации.
6. Выдача трудовой книжки работнику (или передача в электронный формат).

Пример заполнения записи (2026 год)

Образец записи, соответствующий актуальному Положению от № 320н:

 – – ЗАО «ТехноСервис», г. Санкт‑Петербург,
 должность – инженер‑технолог,
 основание приема – срочный трудовой договор,
 основание прекращения – истечение срока трудового договора.
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о продлении срочного договора?

Да. При продлении договора оформляется новый договор, и в книжку вносится запись о приёме на работу с указанием нового срока.

Что делать, если работник не подписал запись?

Запись считается оформленной, если работник не возражает в письменной форме. Однако рекомендуется получить подпись, чтобы избежать споров.

Можно ли ввести запись о «временном переводе», если перевод стал постоянным?

Нет. При переходе от временного к постоянному переводу запись корректируется: удаляется слово «временный», а в примечании указывается «перевод считается постоянным».

Корректное оформление записи в трудовой книжке при истечении срока срочного трудового договора – обязательное требование Трудового кодекса. Соблюдение сроков, правильная формулировка и наличие всех необходимых подписей гарантируют законность действий работодателя и защиту прав работника.

Помните: трудовая книжка – главный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. Ошибки в её заполнении могут привести к проблемам при расчёте пенсии, получении социальных выплат и подтверждении опыта работы.

Дата публикации: