Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Ошибки в её заполнении могут привести к проблемам при оформлении пенсии, получении пособий или трудоустройстве. Особенно ответственным моментом является запись об увольнении по сокращению, так как она должна точно и безупречно отражать законное основание прекращения трудового договора.
С 1 сентября 2024 года (и в 2026 году) заполнение трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России № 320н. Этот документ устанавливает единые правила, формы и требования к ведению и хранению трудовых книжек. Главный принцип: запись об увольнении должна содержать точную формулировку основания из Трудового кодекса РФ;
Ключевое правило: основание из ТК РФ
При увольнении по сокращению штата или численности единственным правильным основанием является пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ. Запрещено использовать иные формулировки, такие как:
- «Уволен по сокращению штата» (без ссылки на статью).
- «Уволен в связи с сокращением численности».
- «Уволен по инициативе работодателя».
- «Уволен по собственному желанию» (это совершенно другое основание!).
Структура записи в разделе «Сведения о работе»
Запись вносится в раздел II «Сведения о работе» (начиная со страницы 002). Она состоит из нескольких граф:
- Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи (1, 2, 3…).
- Графа 2 (Дата): Дата увольнения (число, месяц, год).
- Графа 3 (Запись): Сама формулировка увольнения.
- Графа 4 (Подпись работника): Подпись уволенного работника.
- Графа 5 (Подпись должностного лица): Подпись лица, внесшего запись (обычно кадровик или руководитель).
- Графа 6 (Расшифровка подписи): ФИО должностного лица.
- Графа 7 (Дата внесения записи): Дата, когда запись была фактически сделана.
Образцы записей для разных ситуаций сокращения
Формулировка в графе 3 может незначительно варьироваться в зависимости от конкретного основания, но обязательно должна содержать ссылку на п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.
Увольнение в связи с сокращением штата организации (подразделения)
Образец записи:
Уволен в связи с сокращением штата организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.
Пояснение: Это наиболее общая и частая формулировка. «Штат», это утверждённая структура и количество должностей.
Увольнение в связи с сокращением численности работников
Образец записи:
Уволен в связи с сокращением численности работников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.
Пояснение: «Численность» — это конкретное количество человек на определённых должностях. Основание юридически эквивалентно сокращению штата.
Увольнение при ликвидации организации
Образец записи:
Уволен в связи с ликвидацией организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.
Пояснение: Ликвидация — это особый случай прекращения деятельности юрлица. Основание тоже по п.2 ст.81 ТК РФ.
Увольнение при сокращении в конкретном структурном подразделении
Образец записи:
Уволен в связи с сокращением штата отдела продаж, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.
Пояснение: Можно указать конкретное подразделение для большей ясности, но ссылка на статью обязательна.
Что НЕЛЬЗЯ писать в графе «Запись»
- «Уволен по сокращению» — неточная формулировка, не соответствующая ТК РФ.
- «Уволен по инициативе работодателя (сокращение)» — смешение оснований. Сокращение — это частный случай инициативы работодателя, но запись должна быть строго по п.2 ст.81.
- «Уволен за несоответствие должности», это основание по п.3 ст.81 ТК РФ, совершенно другое.
- «Уволен по соглашению сторон» — это п.1 ст.78 ТК РФ.
- «Уволен по собственному желанию», это п.3 ст.77 ТК РФ.
Пошаговая инструкция по заполнению
- Подготовьте документы: Приказ об увольнении (форма Т-8), где в поле «Основание» обязательно указать «п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ» и конкретную причину (сокращение штата, численности и т.д.).
- В день увольнения (после выдачи трудовой книжки и расчёта) кадровик заполняет новую запись в разделе «Сведения о работе».
- В графе 3 вписывается одна из корректных формулировок, приведённых выше.
- Уведомьте работника: Работник должен ознакомиться с записью под роспись в графе 4. Если он отказывается подписывать, делается соответствующая отметка.
- Подпишите в графах 5 и 6.
- Проставьте дату внесения записи в графе 7.
Типичные ошибки и их последствия
- Ошибка: Запись «Уволен по сокращению» без ссылки на статью.
Последствие: Пенсионный фонд (ПФР) может не засчитать этот период как увольнение по сокращению, что повлияет на право на досрочную пенсию или размер пособия по безработице. - Ошибка: Указание основания «по собственному желанию» вместо сокращения.
Последствие: Работник лишается права на выходное пособие (если оно положено) и может столкнуться с трудностями при оформлении пособия по безработице. - Ошибка: Несовпадение формулировки в приказе и в трудовой книжке.
Последствие: Возникает юридическая коллизия, которую может оспорить работник или не принять ПФР.
Важные нюансы на 2026 год
Согласно новым правилам (Приказ №320н):
- Запрещено делать исправления, помарки и зачёркивания в уже внесённых записях. Если ошибка допущена, запись нужно переписать на новом листе, оставив старый с пометкой «Недействительно».
- Все записи делаются разборчиво, чернилами (синего или чёрного цвета), без использования карандаша.
- Если у работника несколько записей об увольнении (например, с последующим приёмом на работу), каждая запись нумеруется отдельно.
Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении по сокращению — это просто, если следовать трём главным правилам:
- Основание: Только «п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ».
- Формулировка: «Уволен в связи с сокращением штата (численности, ликвидацией) организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ».
- Согласованность: Текст в трудовой книжке должен дословно совпадать с текстом в приказе об увольнении.
Сохраните эту статью в закладки. При возникновении сомнений всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда №320н. При сложных случаях (споры, судебные разбирательства) консультируйтесь с юристом.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер и не является юридической консультацией. Для решения конкретных ситуаций обращайтесь к специалистам.