Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При увольнении в неё вносятся обязательные записи, которые фиксируют дату увольнения, причину прекращения трудового договора и сведения о работодателе. Неправильное оформление может привести к задержке выплаты пособий, проблемам при последующем трудоустройстве и даже к юридическим спорам.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения трудовой книжки при увольнении:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68, 69.
• Приказ Минтруда России от № 358н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки установленного образца».
• Приказ Минтруда России от № 359н «Об утверждении формы и порядка заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)».
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (для электронных записей).

Кому и когда вносится запись

Кто вносит запись: уполномоченный представитель работодателя (начальник отдела кадров, бухгалтер‑сотрудник, руководитель подразделения) либо лицо, имеющее доверенность.

Когда вносится запись: в течение трёх рабочих дней после фактической даты увольнения, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Пошаговый алгоритм заполнения (бумажная трудовая книжка)

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (или его копия);
   • Заявление работника об увольнении (по собственному желанию) или приказ работодателя об увольнении.
   • Справка о заработной плате (если требуется для расчёта пособий).
2. Определение причины увольнения (см. таблицу ниже).
3. Заполнение записи в трудовую книжку согласно образцу:
   • Дата увольнения (дд.мм.гггг).
   • Номер приказа (или заявления) и дата его издания.
   • Полное наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО.
   • Должность, которую занимал работник.
   • Причина увольнения (строгая формулировка, без сокращений).
4. Подпись и печать – запись подписывается уполномоченным лицом и ставится печать организации.
5. Передача трудовой книжки работнику – работнику вручается книжка с подписью «Получено» и датой получения.

Таблица: Возможные причины увольнения и их формулировки

Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Электронная трудовая книжка вводится в России с 2022 года и полностью заменяет бумажный документ, если работник и работодатель согласились на её использование.

Ключевые отличия от бумажного варианта

• Запись вносится в системе «Госуслуги» через личный кабинет работодателя.
• Подтверждение записи происходит автоматически после подписания электронного приказа (ЭЦП).
• Работник получает уведомление в мобильном приложении «Госуслуги».

Пошаговый процесс

1. Авторизация в системе «Госуслуги» под учетной записью юридического лица.
2. Выбор раздела «Трудовые книжки» → «Управление записями».
3. Создание новой записи:
   • Указать дату увольнения.
   • Выбрать тип причины (по списку, как в таблице выше).
   • Загрузить скан‑копию приказа (или заявления) в формате PDF.
4. Подписать запись электронной подписью (ЭЦП) уполномоченного лица.
5. Отправить запись на проверку в ФГИС «Трудовые книжки». После автоматической валидации запись появляется в ЭТК сотрудника.
6. Уведомить работника о завершении процесса (SMS/почта).

Пример записи в ЭТК

Дата увольнения: 
Номер приказа: 12/2026 от 
Организация: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Должность: инженер‑технолог
Причина увольнения: Увольнение по собственному желанию

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли исправлять запись после её внесения? – Да, но только в случае обнаружения ошибки. Требуется издание нового приказа с указанием «Исправление» и повторное внесение записи.
• Что делать, если работник отказывается принимать трудовую книжку? – Работодатель обязан оформить акт приёма‑передачи, где фиксируется факт передачи книжки и подпись работника «Отказался принимать». Книжка остаётся у работодателя до её получения.
• Нужна ли подпись работника в записи о увольнении? – В записи подпись ставит только работодатель. Подпись работника требуется в акте приёма‑передачи книжки.
• Можно ли использовать электронную подпись работника? – Нет. При увольнении подпись работника не ставится в запись; её роль ограничивается подтверждением получения книжки (бумажной) или подтверждением в системе «Госуслуги» (ЭТК).

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный порядок слов в формулировке причины. Используйте только официальные формулировки из ТК РФ.
• Отсутствие номера приказа. Каждая запись обязана содержать номер и дату приказа (или заявления).
• Заполнение даты увольнения позже фактической даты. Дата в записи должна совпадать с датой, указанной в приказе.
• Отсутствие печати организации. Без печати запись считается недействительной.
• Неучёт периода испытательного срока. Если увольнение происходит в течение испытательного срока, в записи указывается «Увольнение по собственному желанию (испытательный срок)».

Корректное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – важный элемент трудового процесса. Соблюдение нормативных требований, использование официальных формулировок и своевременное внесение данных позволяют избежать юридических конфликтов и обеспечить работнику беспрепятственный доступ к социальным гарантиям.

Помните, что при работе с электронной трудовой книжкой необходимо обеспечить надёжную защиту ЭЦП и своевременно информировать сотрудника о всех изменениях в его трудовой истории.

Дата публикации: