Трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности (БСО), документам, учет которых ведется строго в соответствии с требованиями законодательства РФ. Неправильное списание трудовых книжек может привести к нарушениям в бухгалтерском учете, штрафам при проверках, а также к юридическим рискам в случае споров с сотрудниками. В этой статье мы подробно разберем, как правильно списать трудовые книжки в бухучете, какие документы оформить, на какие счета отразить операции и как избежать типичных ошибок.
Что такое трудовая книжка в бухгалтерском учете?
Трудовая книжка — это не просто бланк, а документ строгой отчетности, который подтверждает трудовой стаж работника. В бухучете такие бланки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Это означает, что они не отражаются в активе или пассиве баланса, но их наличие, движение и списание обязательно фиксируются в специальном учете.
Важно: даже если трудовая книжка еще не выдана сотруднику, она уже числится в учете как БСО. Списание происходит только при уничтожении (например, при порче, утрате или окончании срока хранения).
Когда необходимо списывать трудовые книжки?
Списание трудовых книжек производится в следующих случаях:
- Порча бланка (разрыв обложки, нечитаемые печати, повреждение страниц)
- Ошибки при заполнении, которые невозможно исправить
- Утрата бланка (в случае, если он не был выдан сотруднику)
- Завершение срока хранения (для незаполненных бланков, хранящихся более установленного срока)
- Переход на электронные трудовые книжки — списание оставшихся бумажных бланков
Важно! Списание не производится при выдаче трудовой книжки работнику — в этом случае бланк просто списывается с забалансового счета 006 и передается сотруднику. Это не уничтожение, а выбытие по использованию.
Порядок списания трудовых книжек: пошаговая процедура
Шаг 1: Создание комиссии
Для списания трудовых книжек руководитель организации издает приказ о создании инвентаризационной комиссии. В состав комиссии входят:
- Представитель кадровой службы (ответственный за учет трудовых книжек)
- Бухгалтер (по материальному учету или главный бухгалтер)
- Представитель администрации (например, заместитель директора)
Комиссия не может состоять из одного человека — обязательное требование законодательства.
Шаг 2: Проведение инвентаризации
Комиссия проводит инвентаризацию всех имеющихся в организации трудовых книжек и вкладышей. Для этого используется форма ИНВ-16 — «Акт инвентаризации бланков строгой отчетности».
В акте указываются:
- Серия и номер каждого бланка
- Количество испорченных, утраченных или непригодных к использованию бланков
- Причина списания (порча, ошибка, утрата и т.д.)
- Дата выявления
Шаг 3: Оформление акта списания
На основании инвентаризации составляется Акт о списании бланков строгой отчетности. Форма акта не утверждена унифицированно, но должна содержать обязательные реквизиты:
- Наименование организации
- Номер и дата акта
- Состав комиссии (ФИО, должности)
- Перечень списываемых бланков: серия, номер, количество
- Причина списания
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой
- Печать организации (обязательно)
Пример формулировки:
«На основании акта инвентаризации от № ИНВ-16/26, комиссия признает 3 бланка трудовых книжек (серия 78 № 123456, 78 № 123457, 78 № 123458) непригодными к использованию вследствие порчи обложки и нечитаемости печатей. Бланки подлежат уничтожению.»
Шаг 4: Уничтожение бланков
Уничтожение производится в присутствии членов комиссии. Способы уничтожения:
- Разрезание на мелкие части
- Сжигание (в специальной печи)
- Измельчение с последующей утилизацией
В акте списания указывается, что уничтожение проведено; Желательно сделать фото или видеофиксацию процесса — это защитит организацию от претензий.
Шаг 5: Списание с забалансового счета
После уничтожения бланки списываются с забалансового счета 006. В бухгалтерском учете это отражается записью:
- Дт 006 — Кт 006 — списание с забалансового счета
Так как счет 006 — забалансовый, проводка формируется в журнале-ордере № 12 или в специальном регистре учета БСО. В 1С Бухгалтерия 8.3 это делается через документ:
- Перейти в раздел: «Номенклатура и склад» → «Требование-накладная»
- Выбрать тип документа: «Списание с забалансового счета»
- Указать: счет 006, наименование — «Трудовая книжка», количество, серия и номера
- Привязать акт списания (в качестве приложения)
- Сформировать и провести документ
Бухгалтерские проводки и учет затрат
Важно не путать списание бланков с учетом их приобретения:
- При покупке: Дт 10.9 «Материалы» — Кт 60 «Расчеты с поставщиками»
- При передаче на склад: Дт 006 «Бланки строгой отчетности» — Кт 10.9
- При выдаче сотруднику: Дт 006, Кт 006 (списание с забалансового счета, но без отражения в затратах)
- При списании (уничтожении): Дт 006 — Кт 006 (списание с забалансового счета)
Затраты на приобретение трудовых книжек относятся на счет 91.02 «Прочие расходы» (если организация применяет УСН или ОСНО). Это не материальные расходы, а административные затраты на ведение кадрового учета.
Срок хранения документов
Все документы, связанные со списанием трудовых книжек, хранятся не менее:
- 5 лет, акт списания, инвентаризационные описи
- 75 лет — журналы учета трудовых книжек (если они содержат данные о работниках)
Акт списания должен храниться отдельно, в архиве, и быть доступным для проверок контролирующих органов (Роструд, ФНС, прокуратура).
Ошибки, которых следует избегать
- Списание при выдаче книжки сотруднику — это не списание, а выбытие. Бланк снимается с 006, но не уничтожается.
- Отсутствие акта списания — без акта списание не имеет юридической силы.
- Списание без инвентаризации — это нарушение порядка учета БСО.
- Уничтожение без присутствия комиссии — может быть расценено как сокрытие документов.
- Неиспользование забалансового счета 006 — учет на балансовых счетах (например, 10.9) — грубая ошибка.
Особенности для организаций, использующих 1С
В программе 1С Бухгалтерия 8.3 (версии 3.0 и выше) учет трудовых книжек настроен по умолчанию через модуль «Бланки строгой отчетности»:
- В справочнике «Номенклатура» создается позиция: «Трудовая книжка» с типом «Бланк строгой отчетности»
- При поступлении — документ «Приходная накладная» на склад БСО
- При выдаче — «Требование-накладная» (списывается с 006)
- При списании — «Списание с забалансового счета» (с указанием акта)
Все операции автоматически фиксируются в журнале учета БСО, что упрощает контроль и подготовку к проверкам.
Списание трудовых книжек — это не рутинная операция, а важный элемент кадрового и бухгалтерского учета. Правильное оформление процедуры позволяет:
- Избежать штрафов от Роструда и ФНС
- Сохранить целостность кадровой документации
- Обеспечить прозрачность расходов организации
- Подтвердить законность уничтожения документов при проверках
Главное правило: никогда не списывайте трудовую книжку без акта, без комиссии и без фиксации на забалансовом счете 006.
Регулярно проводите инвентаризации, обучайте кадровиков и бухгалтеров, используйте автоматизированные системы (1С), и ваш учет будет безупречным — даже при самой строгой проверке.
Памятка для бухгалтера:
- Всегда используйте счет 006
- Составляйте акт списания с подписями и печатью
- Уничтожайте только после инвентаризации
- Храните документы 5+ лет
- Не списывайте при выдаче — только при уничтожении