Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. Правильное её ведение — обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность. Данная статья освещает ключевые аспекты внесения записей на основе актуальных правил и разъяснений.
Основные правила внесения записей
Все записи вносятся на основании соответствующих приказов (распоряжений) работодателя, изданных в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами. Порядок заполнения регламентирован Приложением № 2 к Приказу Минтруда России от № 1н.
Сроки внесения
Крайне важно соблюдать сроки. Согласно части 1 статьи 66 ТК РФ, работодатель обязан внести сведения о приёме на работу в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа о приёме. Роструд неоднократно напоминал, что оптимально делать это именно на 5-й рабочий день.
Технические требования
Записи производятся световодостойными чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Даты указываются арабскими цифрами. Использование карандаша, красных чернил или несоответствующих чернил является нарушением.
Как правильно внести запись о приёме на работу
Запись о приёме вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе».
Критически важное правило: полное наименование
В графе 3 указывается полное официальное наименование организации. Если у организации есть утверждённое сокращённое наименование, оно пишется в скобках сразу после полного. Внесение только сокращённого названия без полного является грубой ошибкой!
Образец записи о приёме:
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)
Что указывать в других графах?
При записи о приёме на работу номера в графе 1 и даты в графе 2 не проставляются. Эти графы заполняются только при записях об увольнении, переводах и иных изменениях.
Записи о совместительстве
Согласно части 5 статьи 66 ТК РФ, запись о работе по совместительству вносится только по письменному заявлению работника. В графе 3 после наименования организации обязательно делается пометка: «по совместительству».
Важно: такая запись может быть внесена не в строгом хронологическом порядке, но обязательно после записи о приёме на основное место работы.
Внесение пропущенных записей (например, о переводе)
Прямого регулирования в законе нет, но сложившаяся практика и логика ведения документа предполагают следующее:
- Пропущенную запись (например, о переводе на другую должность) вносят после последней существующей записи.
- Основанием служит приказ (распоряжение) о переводе, дата которого и указывается в графе 2.
- В графе 3 формулируется: «Переведён(а) на должность [название должности]» с указанием полного наименования организации-работодателя.
Типичные ошибки при заполнении раздела «Сведения о работе»
К наиболее частым нарушениям, помимо уже указанных, относятся:
- Нарушение порядковой нумерации записей. Каждая новая запись должна иметь следующий порядковый номер.
- Внесение записи о том, что работник ознакомлен с записью. Такая пометка не предусмотрена формой. Ознакомление фиксируется отдельно в личной карточке (форма Т-2) или иным установленным способом.
- Некорректное указание оснований. Запись должна точно отражать суть приказа (приём, увольнение, перевод, отпуск без сохранения заработной платы и т.д.).
- Исправления и помарки. Запрещены. При ошибке запись зачёркивается одной чёртой, рядом (сверху или справа) делается правильная запись, и ставится подпись ответственного лица с расшифровкой и дата исправления. Если место закончилось — пришивается вкладыш.
Особые случаи
Изменение ФИО
При изменении ФИО (в связи с браком, иным основанием) вносится новая запись на основании документа (например, свидетельства о браке или паспорта). В графе 3 указывается: «Фамилия, имя, отчество изменены на [новые ФИО]».
Отказ работника от трудоустройства
Если работник, с которым заключён трудовой договор, до фактического допуска к работе отказывается от трудоустройства, оснований для внесения записи о приёме нет. Трудовая книжка возвращается владельцу без изменений.
Что делать, если свободного места в разделе нет?
Если в разделе «Сведения о работе» не осталось свободных мест для новой записи, пришивается официальный вкладыш (форма утверждается работодателем). На вкладыше продолжаются записи с указанием номера следующей записи. В конце раздела делается отметка: «Запись продолжена на вкладыше».
Внесение записей в трудовую книжку требует внимательности и следования установленным правилам. Ключевые принципы:
- Срок: не позднее 5 рабочих дней с даты приказа.
- Основание: только на основании письменного приказа/распоряжения.
- Форма: полное наименование организации, светостойные чернила, чёткий текст.
- Порядок: хронологический, с правильной нумерацией, без исправлений.
Нарушение этих правил может привести к признанию записи недействительной, что негативно скажется на стаже работника и чревато штрафами для работодателя. При возникновении сложных ситуаций (пропущенные записи, исправление старых ошибок) рекомендуется консультироваться с юристом.