Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника. С 2021 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2023 года – новые образцы бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним. В статье рассмотрим правовую основу, виды книжек, их образцы и пошаговую инструкцию по заполнению.

Правовая база

• Постановление Госкомтруда РФ от 20 июня 1974 г. – утверждение образцов трудовой книжки и вкладыша.
• Приказ Минтруда России № 320‑Н от – ввод новой формы трудовой книжки (бумажной) с .
• Приказ Минтруда России № 191н от – порядок ведения электронных трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – требования к заполнению и хранению трудовых книжек.

Виды трудовых книжек

2.1 Бумажная трудовая книжка нового образца

Состоит из двух частей:

1. Основная часть – 12 листов формата А5, где фиксируются сведения о работодателе, должности, периодах работы.
2. Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов) для записей о повышении квалификации, стажировках, командировках и т.п.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Ведётся в системе «Электронный личный кабинет работника» (ЭЛК). Записи вносятся работодателем через специализированный сервис, а работник может просматривать их в режиме онлайн.

2.3 Дубликат трудовой книжки

Оформляется в случае утраты, порчи или уничтожения оригинала. Дубликат имеет те же реквизиты, но помечен словом «Дубликат» и номером оригинала.

Как правильно заполнять бумажную трудовую книжку

3.1 Общие правила

• Записи вносятся только работодателем.
• Все данные пишутся чернильной ручкой (черный или синий цвет), разборчиво, без исправлений.
• Запись делается в хронологическом порядке – от начала трудового стажа к концу.
• Каждая запись заверяется подписью (или печатью) работодателя и ставится дата.

3.2 Пошаговая инструкция

1. Подготовка формы. Убедитесь, что у вас правильный образец (№ 1 – для новых работников, № 2 – для переоформления).
2. Заполнение реквизитов работодателя (стр. 1):
   • Наименование организации (полное, без сокращений).
   • ИНН, ОГРН, КПП.
   • Адрес места нахождения.
   • Телефон/факс (по желанию).
3. Запись о приёме на работу (стр. 2‑3):
   • Дата приёма (дд.мм.гггг).
   • Должность, разряд, тарифная ставка.
   • Условия труда (полный/неполный день, сменный график и т.д.).
   • Основание приёма (трудовой договор, приказ, решение).
4. Запись о перемещении, повышении, переводе (стр. 4‑6):
   • Дата изменения.
   • Новая должность, разряд, тариф.
   • Основание (приказ, распоряжение).
5. Запись о приостановке или прекращении трудовых отношений (стр. 7‑8):
   • Дата увольнения.
   • Основание (увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.).
   • Сведения о выплате компенсаций (если предусмотрено).
6. Запись в вкладыш (если применимо):
   • Повышение квалификации, обучение, стажировка – указать название программы, даты, организацию‑провайдера.
   • Командировки, командные награды – указать цель, срок, место.
7. Подпись и печать. После каждой записи ставится подпись (или печать) работодателя и дата.

3.3 Пример заполнения (таблица)

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК полностью заменяет бумажный документ в большинстве организаций. Процесс заполнения выглядит так:

1. Работодатель регистрирует нового сотрудника в системе ЭЛК (Электронный личный кабинет).
2. Вводятся все реквизиты, аналогичные бумажному образцу.
3. Каждое изменение (перевод, повышение, обучение) фиксируется через электронный приказ с цифровой подписью.
4. Работник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или корпоративный портал.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или порчи документа.
• Мгновенный доступ к полной истории трудовой деятельности.
• Автоматическое формирование справок о стаже.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Как оформить дубликат трудовой книжки?

Обратитесь в отдел кадров или в территориальный центр занятости. Потребуются:

• Заявление работника.
• Документ, подтверждающий утрату (полис ДМС, справка о краже и т.п.).
• Паспорт и СНИЛС.

Работодатель вносит запись в дубликат с пометкой «Дубликат» и указывает номер оригинала.

5.2 Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но в соответствии с Приказом Минтруда № 320‑Н от , если у работника есть электронная книжка, бумажный вариант считается «вспомогательным» и заполняется только в исключительных случаях (например, при работе в организации, не подключённой к системе ЭТК).

5.3 Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется только работодателем:

• Стирается (если это допускается) и заново вносится запись с указанием причины исправления.
• Если стереть нельзя, делается запись «Исправление» с указанием правильных данных, подпись работодателя и ссылка на оригинальную ошибочную запись.

5.4 Как получить справку о стаже из ЭТК?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги, выберите раздел «Трудовая книжка», нажмите «Сформировать справку о трудовом стаже» и скачайте документ в PDF.

Заполнение трудовой книжки – важный процесс, от которого зависит подтверждение трудового стажа, начисление пенсии и получение социальных льгот. С 2023 года в России действуют новые образцы бумажных книжек, а с 2021 года активно внедряется электронный формат. Следуя установленным правилам (чёрная/синяя чернильная ручка, подписи работодателя, хронологический порядок), вы гарантируете корректность и юридическую силу записей.

Помните: любые изменения в трудовой книжке вносятся только работодателем, а работник имеет право проверять правильность записей и требовать их исправления в случае ошибок.

Если у вас возникли вопросы по конкретным записям или оформлению дубликата, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в территориальный центр занятости.