Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все трудовые отношения сотрудника․ Правильное заполнение её страниц влияет не только на оформление пенсии, но и на юридическую защиту работника и работодателя․ В этом руководстве подробно разберём, как оформлять записи при приёме, переводе, увольнении и в иных случаях;
Общие принципы заполнения трудовой книжки
Записи в трудовой книжке вносятся в графе 3 – Сведения о работе․ Каждая запись начинается с заголовка, в котором указывается:
- полное наименование организации;
- сокращённое наименование (если имеется);
- дата приёма на работу (для первой записи – дата трудового договора)․
После заголовка в графе 1 ставится порядковый номер записи, а в графе 2 – дата её оформления․
Оформление записей на иностранных языках
Если запись составлена на языке республики, её перевод делается сразу после русской записи, используя аналогичный формат․
Как правильно оформить запись при приёме на работу
С приказ о приёме на работу может не издаваться․ В качестве основания используется номер и дата трудового договора․ Пример записи:
Принят на должность электромеханика для выполнения работ вахтовым методом․
Если режим работы изменяется (например, с вахты на пятидневку), в книжке вносится соответствующая запись с указанием нового режима․
Примеры записей
- Приём на работу: «Принят на должность менеджера по продажам с »․
- Перевод на другую должность: «Перевод на должность старшего аналитика с »․
- Смена фамилии: «С фамилия – Иванова Анна Петровна»․
Записи об увольнении
Запись об увольнении оформляется в конце соответствующего периода․ Важно указать:
- основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по собственному желанию);
- дату увольнения;
- при необходимости – причину (например, «завершение контракта»)․
Образец:
Уволен по собственному желанию с ․
Что делать, если в книжке уже стоит запись об увольнении?
Если в книжке уже есть запись об увольнении, но сотрудник продолжает работать, необходимо оформить корректирующую запись с указанием нового периода и основания․
Специальные случаи
Совместительство
Запись в трудовой книжке при приёме на работу делается только по желанию работника․ При этом в графе 3 указывается полное наименование организации‑работодателя и должность, на которую возлагаются обязанности․
Перевод на внешнее совместительство
Перевод оформляется так же, как и обычный перевод, но в записи указывается, что сотрудник переходит в статус внешнего совместителя․
Частые ошибки и как их избежать
- Неверная дата приёма․ Дату следует указывать точно – день, месяц и год․
- Отсутствие подписи работодателя․ После внесения записи работодатель обязан подписать её в личной карточке сотрудника (форма Т‑2)․
- Неправильный порядок записей․ Новые записи ставятся под последней уже имеющейся, сохраняя хронологию․
- Омиссивное указание сокращённого наименования․ Если у организации есть официальное сокращение, его необходимо добавить․
Примеры заполнения нового бланка трудовой книжки (2026 г․)
Ниже – типовой пример заполнения первой страницы:
ООО «ТехноСервис» (сокр․: ТС) Принят на должность механика-сборщика с ․ Перевод на должность инженера‑конструктора с ․ Уволен по собственному желанию с ․
Вопросы‑ответы
- Вопрос: Что делать, если в книжке указана неверная дата приёма?
Ответ: Сначала оформить корректирующую запись с правильной датой, подписать её работодателем и указать в графе 4 реквизиты исправляющего документа․ - Вопрос: Нужно ли оформлять приказ о приёме, если он не издавался?
Ответ: Нет, достаточно указать номер и дату трудового договора в качестве основания․ - Вопрос: Как правильно оформить запись о переводе на вахтовый метод?
Ответ: В графе 3 указать «Принят на должность … для выполнения работ вахтовым методом», затем в графе 1 – порядковый номер, в графе 2 – дату․
Заполнение трудовой книжки – ответственная процедура, от которой зависят права сотрудника и юридическая чистота компании․ Соблюдайте:
- точные даты;
- правильный порядок записей;
- подпись работодателя в карточке сотрудника;
- соответствие новых требований Минтруда 2026 года․
При следовании этим рекомендациям вы сможете без ошибок вести кадровую документацию и избежать возможных проблем при расчёте пенсии, оформлении отпусков и других социальных выплатах․