Правильное заполнение трудовой книжки — не просто формальность, а обязательное требование Трудового кодекса РФ (ст. 66, 68, 77, 78, 84.1). Ошибки в формулировках могут привести к признанию записи недействительной, судебным спорам, штрафам от Государственной инспекции труда и даже компенсациям работникам за ущерб, причинённый нарушением трудовых прав. В этой статье вы найдёте актуальные, юридически корректные образцы записей в трудовую книжку на 2026 год, соответствующие Приказу Минтруда России № 445н от и другим нормативным актам.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Перед тем как перейти к конкретным примерам, важно соблюсти базовые требования:

• Записи вносятся чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (не красными, зелёными, карандашом).
• Используются полные названия организаций (без сокращений, кроме общепринятых, например, ООО, ЗАО).
• Дата указывается в формате: число.месяц.год (например, ).
• Номер записи — последовательный, начиная с 1.
• В графе 3 (содержание записи) не допускаются сокращения, несущественные пояснения, эмоциональные формулировки.
• Исправления допускаются только в случае ошибки и только путём аннулирования (зачёркивание с подписью и печатью, новая запись с указанием причины).
• Все записи заверяются печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика, руководителя).

Образцы записей при приёме на работу

Приём на постоянную работу (бессрочный трудовой договор)

Формулировка:
«Принят на работу в качестве менеджера по продажам по трудовому договору, заключённому на неопределённый срок, в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № 45 от ».

Приём на работу по срочному трудовому договору (до 5 лет)

Формулировка:
«Принят на работу в качестве стажёра-программиста по срочному трудовому договору, заключённому на 6 месяцев, в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № 12 от ».

Приём на работу на неполный рабочий день (0,5 ставки)

Формулировка:
«Принят на работу в качестве бухгалтера-калькулятора на условиях неполного рабочего дня (0,5 ставки) по трудовому договору, заключённому на неопределённый срок, в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № 88 от ».

Приём в порядке перевода от другого работодателя

Формулировка:
«Принят на работу в качестве ведущего инженера в порядке перевода от ООО «ТехноСервис» в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № 33 от ».

Образцы записей при переводе на другую работу

Перевод на другую должность в той же организации

Формулировка:
«Переведён с должности менеджера по продажам на должность начальника отдела продаж в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № 67 от ».

Перевод в другое структурное подразделение (без смены должности)

Формулировка:
«Переведён из отдела маркетинга в отдел продаж на должность специалиста по рекламе в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № 51 от ».

Перевод в другую местность (с согласия работника)

Формулировка:
«Переведён на работу в филиал организации в г. Казань на должность главного бухгалтера в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя № 92 от ».

Образцы записей при увольнении

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Формулировка:
«Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации, приказом (распоряжением) работодателя № 110 от ».

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

Формулировка (по п. 5 ст. 81 — несоответствие должности):
«Уволен по п. 5 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации — несоответствие занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации, приказом (распоряжением) работодателя № 125 от ».

Формулировка (по п. 2 ст. 81 — нарушение трудовых обязанностей):
«Уволен по п. 2 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации — за грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул), приказом (распоряжением) работодателя № 131 от ».

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Формулировка:
«Уволен по соглашению сторон в соответствии со ст; 78 Трудового кодекса Российской Федерации, приказом (распоряжением) работодателя № 105 от ».

Увольнение по истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

Формулировка:
«Уволен по истечении срока трудового договора в соответствии со ст. 79 Трудового кодекса Российской Федерации, приказом (распоряжением) работодателя № 89 от ».

Увольнение в связи с ликвидацией организации (ст. 81 ТК РФ)

Формулировка:
«Уволен в связи с ликвидацией организации в соответствии со ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации, приказом (распоряжением) работодателя № 140 от ».

Увольнение в связи с призывом на военную службу

Формулировка:
«Уволен в связи с призывом на военную службу в соответствии со ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации, приказом (распоряжением) работодателя № 118 от ».

Образцы записей о других кадровых событиях

Смена фамилии, имени, отчества

Формулировка:
«Фамилия изменена с Иванова на Петрову в связи с заключением брака, на основании свидетельства о регистрации брака № 12345 от ».

Изменение наименования организации

Формулировка:
«Наименование организации изменено с ООО «Свет» на ООО «Светлый Путь» в соответствии с решением учредителей от и выпиской из ЕГРЮЛ № 112233 от ».

Внесение записи об образовании

Формулировка:
«Внесена запись об образовании: получено высшее образование по специальности «Экономика и управление на предприятии» (бакалавр), в соответствии с дипломом о высшем образовании № 789012 от ».

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Формулировка:
«С работником подано заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме. В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, бумажная трудовая книжка передана работнику под расписку».

Что нельзя писать в трудовой книжке?

• Сокращения: «по инициативе работника» вместо «по собственному желанию».
• Эмоциональные формулировки: «уволен за плохую работу», «уволен за непрофессионализм».
• Неполные ссылки: «по ст. 81» — обязательно указывать пункт.
• Неправильные названия должностей: «директор» вместо «генеральный директор» (если это официальное наименование).
• Записи без ссылки на приказ: любая кадровая операция должна быть основана на приказе/распоряжении.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Если запись внесена с ошибкой, зачёркивать её нельзя — это нарушение. Правильный порядок:

1. Неверная запись аккуратно зачёркивается (одной линией, чтобы можно было прочитать).
2. Сверху пишется: «Запись недействительна».
3. Указывается дата и номер записи, которая признана недействительной.
4. Новая, корректная запись вносится следующей по порядку.
5. Все действия заверяются подписью кадровика, печатью и указанием основания (например, «на основании приказа № 150 от »).

Важно помнить!

Самое главное, соблюдать точность, законность и прозрачность. Каждая запись в трудовой книжке — это юридический документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Неправильная формулировка может повлиять на:

• Начисление пенсии;
• Получение пособий;
• Приём на новую работу;
• Судебные разбирательства.

Всегда сверяйтесь с Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда № 445н и внутренними локальными актами вашей организации. Не полагайтесь на память — используйте утверждённые образцы и регулярно проходите обучение по кадровому делопроизводству.

Рекомендация:

Скачайте и распечатайте подборку образцов записей (можно найти на сайтах: Система Кадры, Кадровое дело, 1С, КонсультантПлюс) и держите её под рукой. Это сэкономит вам часы времени, избавит от ошибок и защитит вашу организацию от штрафов.

Ваша задача, не просто заполнить трудовую книжку, а сделать это правильно, чётко и в срок. От этого зависит репутация вашей компании и права каждого сотрудника.